Документооборот, його організація

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Для забезпечення своєчасного та якісного обліку необхідно організувати таку систему складання й опрацювання документів, яка б забезпечувала прискорення документообороту.

Документооборотом називається рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з мо­менту складання або одержання від інших підприємств і орга­нізацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Завдання правильної організації документообороту полягає у тому, щоб прискорити рух документів. На кожному робочо­му місці документ повинен знаходитися мінімальний строк і проходити якомога менше інстанцій. Прискорення документо­обороту покращує якість облікової інформації і забезпечує до­стовірність показників господарсько-фінансової діяльності.

Правильна організація бухгалтерського обліку вимагає скла­дання плану документообороту, який повинен визначати поря­док оформлення документів, надходження їх до бухгалтерії, оп­рацювання, використання для записів в облікові регістри та передачі до архіву. Для забезпечення рівномірного руху доку­ментів без затримок і накопичення на окремих місцях по кож­ному виду документів розробляють графік документообороту, в якому передбачається послідовність проходження документів, робота, що виконується кожною ланкою, вказуються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.

Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт по складанню, перевірці і опрацюванню доку­ментів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт. Кожному виконавцю видається випис­ка з графіка, в якій наводиться перелік документів, що відно­сяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх по­дання і підрозділи підприємства, в які передаються ці документи.

Документооборот і графік документообороту на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверд­жується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо по­рядку складання і подання до бухгалтерії або на обчислюваль-

_ну установку та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Чітка система докумен-тообороту прискорює оформлення і проходження документів, підвищує відповідальність працівників всіх рівнів, що мають справу з документами, за своєчасність їх складання, викорис­тання й опрацювання.-

Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні документів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю.