Класифікація документів

Для оформлення різноманітних господарських операцій, що здійснюються на підприємствах, використовують різні за своєю формою і змістом документи. Правильному складанню і вико­ристанню документів в обліку допомагає їх класифікація — поділ на групи за певними відмітними ознаками.

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, вип­равдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими називають документи, які містять розпоряд­ження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать чеки на одержання грошових коштів у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреності на отримання матеріальних цінностей та ін. Проте, розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операції, а тому не служать підставою для відображення їх в обліку.

Виправдними (виконавчими) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (тобто містять дані про її виконання), а тому служать обгрунтуванням для облікових записів. До них належать виписки банку з поточ­ного або іншого рахунка підприємства, акти, квитанції, аван­сові звіти та ін. Для виконавців (банків, матеріально відповідальних осіб тощо) вони є виправданням у використанні коштів або матеріальних цінностей.

Документи бухгалтерського оформлення складаються сами­ми працівниками бухгалтерії на підставі відповідних виправд­них документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів. До таких документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розрахунки (напри-

клад, відомості нарахування амортизації основних засобів, роз­поділу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції та ін.). Документи бухгалтерського оформлення самостійного значен­ня не мають, вони не відображають безпосередньо господарсь­кої операції; їхнє призначення полягає в технічній підготовці облікових записів.

У практиці обліку на підприємствах документи розпорядчі, виправдні і бухгалтерського оформлення окремо застосовують­ся рідко. Найчастіше застосовують документи, які поєднують у собі ознаки всіх трьох видав документів. Документи, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох доку­ментів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлен­ня), називають комбінованими. До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, лімітно-забірні карти, наряди на вико­нання робіт та ін. Так, видатковий касовий ордер, переданий для виконання касиру, є розпорядчим документом; після того як касир видасть гроші, а одержувач розпишеться на ордері в їх отриманні, цей документ є виправдним; нарешті, після зазна­чення на цьому ордері кореспондуючих рахунків він виконує функції документа бухгалтерського оформлення.

Використання комбінованих документів сприяє повноті і на­очності обліковуваних операцій, спрощує і поліпшує викорис­тання документів у процесі їх опрацювання, зменшує кількість самих документів.

За порядком складання документи поділяють на первинні і зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції (прибуткові і видаткові касові ордери, накладні на здачу продукції на склад, акти на приймання робіт та ін.). Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення їхніх показників (звіти касира, авансові звіти, відомості розподілу заробітної плати та ін.). Такі документи мають велике значення для систематизації і скорочення обсягу облікових записів.

За способом охоплення операцій документи поділяють на разові і накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення однієї або кількох операцій, які записують до до­кумента одночасно. Відразу після складання разові документи можуть бути підставою для бухгалтерських записів. До разових належать більшість первинних документів (чеки, касові ордери, вимоги, накладні, акти тощо), а також значна кількість зведе­них документів (звіти касира, виписка банку з рахунка підприємства та ін.). Відмітною особливістю цих документів є одноразове їх використання для початкової реєстрації госпо­дарських операцій.

Накопичувальні документи використовуються для оформлен­ня однорідних господарських операцій, які систематично пов­торюються і накопичуються в міру їх здійснення протягом пев­ного періоду — тижня, декади, місяця (лімітно-забірні карти, відомості випуску готової продукції із виробництва, багато­денні наряди та ін.). На відміну від разових накопичувальні до­кументи використовуються для облікових записів тільки після того, як в них записано останню операцію і підведено підсумок всіх записів. На с.157 наведено лімітно-забірну карту (нако­пичувальний документ).

Використання накопичувальних документів має велике зна­чення для скорочення облікових записів і є одним із важливих засобів раціоналізації обліку. Проте їхнє використання можли­ве тільки тоді, коли не вимагається щоденне відображення гос­подарських операцій в обліку.

За місцем складання документи поділяють на внутрішні (що складаються на самому підприємстві) і зовнішні (що надходить від інших підприємств і організацій), а за способом складання — на документи, що складаються вручну■, і документи, що склада­ються за допомогою обчислювальної техніки.

Начальник планового відділу А.Романов Начальник цеху Д.Прокопенко Завідуючий складом В. Савченко

Розглянуту класифікацію документів можна узагальнити за такою схемою (с. 158).

Із загальної характеристики документів видно, що кожен до­кумент належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є матеріальним документом і разом з тим виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім; рахунок-фактура постачальника — виправдний, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер — комбінова­ний, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використан­ня для відображення господарських операцій підприємств і організацій.