Документація, її значення

І 44

Підприємств і організацій

Контрольні запитання

1. Що розуміють під класифікацією рахунків? Яке її значення?

2. За якими ознаками класифікують рахунки?

3. На які групи поділяють рахунки за економічних змістом?

4. Які рахунки в бухгалтерському обліку використовують для обліку необоротних активів?

5. Які рахунки в бухгалтерському обліку використовують для обліку оборотних активів?

6. Назвіть джерела формування господарських засобів
(активів) підприємства.

7. Які рахунки використовують для обліку джерел власних
засобів?

& Які рахунки використовують для обліку джерел залучених (позикових) коштів?

9. На які групи поділяються рахунки бухгалтерського обліку
за призначенням і структурою?

10. Дайте характеристику основних матеріальних рахунків.

11. Призначення і будова рахунків обліку власного капіталу.

12. Призначення і будова розрахункових рахунків (активних, пасивних, активно-пасивних).

13. Яке місце в бухгалтерському обліку займають регулюючі рахунки?

14. Призначення і будова регулюючих доповнюючих рахунків.

15. Призначення і будова регулюючих контрактивних рахунків.

16. Призначення і будова регулюючих контрпасивних рахунків.

17. На які групи поділяють операційні рахунки?

18. Призначення і будова збірно-розподільчих рахунків.

19. Призначення і будова бюджетно-розподільчих рахунків.

20. Призначення і будова калькуляційних рахунків.

21. Призначення і будова порівняльних рахунків.

22. Призначення і будова фінансово-результатних рахунків.

23. Призначення і відмітні особливості забалансових рахунків.

24. Що розуміють під Планом рахунків? Яке його значення?

25. Принципи будови Плану рахунків бухгалтерського обліку
активів, капіталу, зобов'язань та господарських операцій
підприємств і організацій.

Глава 7. ДОКУМЕНТАЦІЯ Й ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперерв­не спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спосте­реження кожну господарську операцію оформляють відповід­ним документом.

Документ* є письмовим доказом фактичного здійснення гос­подарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами нази­вається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Порядок документального оформлення господарських опе­рацій та вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгал­терському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Проте значення документації в господарській роботі підприємств не обмежується тільки тим, що її використовують для обгрунтування облікових записів. Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства. У формі відповідних документів (платіжних доручень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпорядження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо). Для працівників, що виконують ці розпорядження (касирів, матеріально відповідальних осіб, виконавців робіт тощо), документи є об­грунтуванням здійснених ними операцій.

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарсь-ких операцій, дотриманням державної дисципліни. Попередній

* Термін "документ" походить від лат. documentum, що означає "свідоцтво, доказ",

контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи доку­мент, вони беруть на себе відповідальність за законність опе­рації, оформленої цим документом. Це допомагає дотриманню господарської дисципліни та чинного законодавства. Подаль­ший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів. Цей контроль поширюється головним чином на виправдні документи для встановлення за­конності і господарської доцільності операцій, а також перевірки правильності оформлення самих документів.

Документи мають важливе значення для забезпечення конт­ролю за збереженням майна господарства, раціональним його ви­користанням. Приймання і відпуск матеріальних цінностей, ви­користання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловжи­ванням з боку посадових осіб. Практика свідчить, що нестачі, розтрати і безгосподарність, різні зловживання найчастіше бу­вають там, де документи оформляються неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадовільно.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмо­вий доказ здійснення господарських операцій, а тому викорис­товуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юри­дичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належ­ним чином оформлено.

Документи використовують при аналізі господарської діяль­ності, для фінансового контролю, аудиту і документальних ревізій.

Із застосуванням в обліку електронної обчислювальної техніки для збирання й опрацювання інформації про здійсню­вані господарські операції, поряд з паперовими документами, дедалі більшого поширення набувають машинні носії облікової інформації. Окремі з них відображають господарську операцію безпосередньо в момент її здійснення, інші — складаються за даними первинних носіїв інформації і використовуються для зручності її опрацювання, автоматичного введення в обчислю­вальну машину. Впровадження в облік удосконалених ЕОМ дає змогу автоматично фіксувати і відображати їхній зміст у запам'ятовуючому пристрої машини і отримувати після опра­цювання інформацію, потрібну для управління і контролю.

7.2. Вимоги до змісту й оформлення документів

Реквізити документів. Від якості оформлення документів значною мірою залежить повнота і достовірність показників

обліку і звітності. Тому до документів ставляться вимоги: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення.

Правильно оформлений документ повинен містити всі по­казники, потрібні для забезпечення повної інформації про ви­конану операцію. Показники, що містяться в документі і харак­теризують операцію, називаються його реквізитами*.

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером опе­рації і призначенням документа. Так, реквізити документа, що оформляє, наприклад, виробіток робітника і належну йому оп­лату праці, відрізняються від реквізитів накладної або лімітно-забірної картки, тобто документів, якими оформляють відпуск товарно-матеріальних цінностей. Проте кожен документ неза­лежно від характеру оформленої ним господарської операції повинен містити обов'язкові реквізити, які є загальними для будь-якої операції.

Обов'язковими реквізитами кожного документа є: назва підприємства, від імені якого складено документ; назва доку­мента, його номер, код форми; дата складання документа (число, місяць, рік); зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошовий); підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення операції й правильність її оформлення.

Залежно від характеру операції і технології опрацювання

облікової інформації в документах можуть міститися й інші до­даткові реквізити. При використанні обчислювальної техніки реквізити доку­ментів можуть бути зафіксовані у вигляді відповідних кодів. Документи, складені за допомогою засобів обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, використовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили. Такі документи повинні бути записані на матеріальних носіях (магнітних, паперових), виготовлених, розмічених і закодова­них відповідно до вимог встановлених стандартів і затвердже­ної системи кодифікації. На вимогу контролюючих або судово-слідчих органів та своїх контрагентів підприємство зобов'язане зробити копи таких документів на паперовому носії інформації. Якщо документ не має будь-якого з обов'язкових реквізитів, він втрачає свою юридичну (доказову) силу і не може бути підставою для облікових записів. Так, якщо в акті на нестачу товарно-матеріальних цінностей, що виникла з вини транс-

* Термін "реквізит" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне".

портної організації при перевезенні вантажу, не буде належних підписів, то транспортна організація може відмовитися від відшкодування нестачі і підприємство зазнає збитків, оскільки акт не матиме доказової сили і судовий орган не візьме цей документ до виконання. Підприємство зазнає збитків також і в тому випадку, коли документ складено несвоєчасно, хоч і оформлено правильно.

Порядок складання й оформлення документів. Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгал­терському обліку первинні документи повинні бути складені в момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерст­вом фінансів і Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомст­вами України, а також виготовлених самостійно, які повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

Документи повинні мати форму, зручну для використання як при ручному опрацюванні, так і при опрацюванні на обчис­лювальних машинах. Для цього реквізити документів розміщують в певному порядку: множене і множник, ділене і дільник — в суміжних графах, а поряд з ними — графа для запису результатів обчислення; виділяють і беруть в жирну рамку ті показники, які використовують при опрацюванні на обчислювальних машинах.

Документи прийнято складати на бланках, виготовлених друкарським способом, з надрукованим текстом і графленням, з таким розрахунком, щоб від руки або на друкарській машин­ці заповнити тільки ті показники, які характеризують відповід­ну операцію. Раціональна будова документів сприяє правиль­ному оформленню господарських операцій і відображенню їх в обліку. Сама форма документа мов би підказує, яку інформа­цію слід подати, оформляючи операцію. Отже, форма докумен­та має бути простою, зрозумілою, зручною для подальшого опрацювання і водночас з усією повнотою характеризувати від­повідну операцію, задовольняючи при цьому вимоги не тільки бухгалтерського, а й оперативного і статистичного обліку.

Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандартизація документів. Під уніфікацією документів розумі­ють розробку єдиних форм документів для оформлення одно­типних господарських операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Так, уніфіковано всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, то­варно-транспортних накладних, лімітно-забірних карток, роз-

рахунково-платіжних відомостей та інших документів. Уніфікація документів забезпечує можливість зосереджувати в одному документі інформацію, потрібну для всіх видів обліку, полегшує її опрацювання на обчислювальних машинах, ство­рює умови для централізованого виготовлення бланків доку­ментів масовими тиражами, що здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш ра­ціонального розміру і форми з завчасним визначенням роз­міщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних блан­ків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Документи повинні складатися чітко, розбірливо, без підчис­ток, забруднень та інших дефектів, які б викликали сумнів щодо дійсності документа і правильності господарської опе­рації. Вільні рядки в документах повинні прокреслюватися.

Помилки в первинних документах виправляються коректур­ним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок повинно бути застережено надписом "Виправлено" і підтверд­жено підписами осіб, які підписали цей документ з зазначенням дати виправлення. Якщо помилку виявлено обліковими працівни­ками в документі, складеному не в бухгалтерії (наприклад, аван­совому звіті підзвітної особи), про необхідність її виправлення повідомляють осіб, які допустили помилку. Вони також повинні підписувати застереження про зроблені виправлення.

Такі документи, як звіти матеріально відповідальних осіб про наявність і рух товарно-матеріальних цінностей, що знахо­дяться на їхньому відповідальному зберіганні, доцільно перевіряти в їхній присутності. Якщо буде виявлено помилку, то її виправляють не тільки в примірнику звіту, поданого до бухгалтерії, а і в копії звіту, що залишається у матеріально відповідальної особи. При цьому закреслюють не одну непра­вильну цифру в сумі, а всю суму і над нею надписують пов­ністю правильну суму.

Порядок виправлення помилок в документах, складених машинним способом, визначається вказівками про організацію бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Документи, складені з порушенням встановлених правил, не мають юридичної (доказової) сили. В касових і банківських до­кументах ніякі виправлення, навіть застережені, не допускаються.

Документи, пов'язані з оформленням грошових операцій

(грошові чеки, векселі тощо), складають на спеціальних блан­ках, які виготовляють таким чином, щоб у них не можна було зробити ніяких виправлень (наприклад, друкують бланки таких документів на папері з водяними знаками тощо). їх називають бланками суворого обліку і за зберіганням та використанням їх встановлюють контроль. Якщо при складанні документа на та­кому бланку допущено помилку, через що бланк було зіпсова­но, то він погашається перекреслюванням або надрізуванням і зберігається для наступної перевірки використання бланків цих документів. Замість зіпсованого виписують новий, правильний документ.

За достовірність інформації, що міститься у документі, і якісне його складання несуть відповідальність особи, які підпи­сали документ.