Критерії класифікації документів

 

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інфор­мації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками, кла­сифікації і групами (табл. 2).

Таблиця 2. Класифікація документів

№ пор. Ознаки класифікації Групи документів
  1. За наймену­ванням Заява, лист, телеграма, довідка, інст­рукція, службова записка, протокол та ін.
За походженням Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються ор­ганізаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представ­ляють. Вони оформляються в установ­леному порядку. Особисті докумен­ти створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності.
3. За місцем виникнення Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї орга­нізації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
4. За призна­ченням Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
5. За напрямом Вхідні, вихідні.
6. За формою Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні — це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
7. За терміном виконання Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зарахову­ють також документи, які є терміно­вими за способом відправлення (теле­грама, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".
8. За ступенем гласності Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.
9. За стадіями створення Оригінали, копії. Оригінал — це основний вид доку­мента, перший і єдиний його примір­ник. Він має підпис керівника уста­нови, і в разі потреби його засвід­чено штампом і печаткою. Копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робить­ся помітка вгорі праворуч "копія". Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск — повна копія відправлено­го із установи документа, яка зали­шається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат — це другий примірник до­кумента, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. В юридичному відношен­ні оригінал і дублікат рівноцінні.
10. За склад­ністю (кіль­кістю відо­бражених питань) Прості, складні. Прості — відображають одне питання, складні — декілька.
11. За термі­ном збері­гання Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
12. За технікою відтворення Рукописні, відтворені механічним способом.
13. За носієм інформації На папері, диску, фотоплівці, маг­нітній стрічці, перфострічці, дискеті.