ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ. АРХІВНА ЕВРИСТИКА. АРХІВНИЙ МАРКЕТИНГ 1 страница
До основних напрямів діяльності державних архівів належить створення умов для всебічного використання відомостей, що містяться в документах НАФ. Прийняття Верховною Радою в другій половині 1990-х років законів України “Про інформацію”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про державну таємницю”, “Про охорону авторських і суміжних прав”, “Про Національну програму інформатизації”, Конституції України створило міцне підґрунтя для впровадження нових інформаційних відносин, у тому числі в галузі архівної справи. Фактично відбулася своєрідна революція – ліквідація обмежень, встановлених з політичних та ідеологічних міркувань, створення можливості вільного доступу громадян до ретроспективної інформації, яку зберігають державні архіви.
Першим проявом демократизації архівної справи в Україні, наближення її до світових стандартів доступу і використання інформаційних ресурсів стало масове розсекречування архівних документів. Упродовж 1989 – 1995 рр. було розсекречено понад 10 тис фондів (близько 1 млн. справ) усіх центральних та обласних державних архівів. Серед них документи державних і партійних органів влади, фонди періоду Української революції 1917 – 1921 рр., нацистської окупації 1941 – 1944 рр., урядування держав (Австро-Угорщини, Чехо-Словаччини, Польщі, Румунії) на українській території. Для дослідників відкрилися фонди об’єднань та партій української еміграції, карально-репресивних органів царської Росії, СРСР. Вперше доступними стали архівні документи, що віддзеркалюють події найдраматичніших періодів історії України: колективізації, голодоморів 1932 – 1933, 1947 рр., депортацій, масових репресій 1930 – 1940-х рр., особові фонди видатних діячів України – жертв тоталітарного режиму.
Інший прояв нових підходів – різке зростання кількості звернень громадян до архівів. Завдяки демократичним процесам реабілітації незаконно засуджених громадян, вдосконалення соціального захисту учасників Другої світової війни та бойових дій, компенсацій насильно вивезеним на роботи до Німеччини, депортованим народам та окремим громадянам тільки в продовж 1991 – 2001 рр. надано понад 2,5 мли довідок. Тенденцію до зростання має кількість дослідників, які працюють у читальних залах архівів. Упродовж 1990-х років вона склала понад 136 тис. осіб.
На початку XXI ст. змінилася проблематика використання НАФ, що виявилося в дослідженні раніше заборонених або “не перспективних”, “не актуальних” тем. Зріс інтерес до документів і фондів, які раніше належали до категорії утильних: банків, приватних підприємств, страхових компаній, нотаріатів, приватних повірених, що діяли до 1917 – 1920 рр. Поряд з розширенням тематики звернень за архівною інформацією значних змін зазнала “географія” запитів. Так, залучення архівної інформації вимагали міждержавні угоди з Молдовою, Росією, Румунією, особливо з питань делімітації державного кордону.
Підвищення інтересу до архівної інформації ініціювали й самі архіви, оприлюднюючи раніше закриті відомості на документальних виставках, радіо і телебаченні, газетних шпальтах, у мережі Інтернет. Активніше включення до процесу поширення ретроспективної документної інформації серед членів суспільства стимулював XIV Міжнародний конгрес архівів у Севільї (2000), який констатував необхідність рівних прав і можливостей “у користування документальною спадщиною” всіх громадян.
Все це вимагало від архівістів пильної уваги до потреб використання архівної інформації як працівниками архівів, так і науковцями, зацікавленими особами та пересічними громадянами, що спонукає до пошуків ініціативних форм використання документної інформації, наполегливості у доведенні до споживачів відомостей про потрібні їм архівні документи.
§1. Потреби в архівній інформації та групи її споживачів
У процесі забезпечення суспільства ретроспективною документною інформацією виділяють три етапи. Суть першого – організації користування документами – полягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи. На другому етапі здійснюється користування документами – їх перегляд, читання, прослуховування. При цьому у ролі користувачів можуть бути як зовнішні споживачі, так і самі архівісти. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес отримання з архівних документів потрібної користувачеві інформації. У такому випадку використання НАФ переходить у третій етап – власне використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує отриману з архівних документів інформацію.
Для правильної організації цього процесу працівники архівів мають постійно вивчати потреби в архівній інформації, орієнтуватися в її джерелах.
Джерела ретроспективної інформації поділяються на чотири групи:
· документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві: матеріали архівного обліку та статистики, різні запити;
· нормативні документи: закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації;
· історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та “круглих столів”, що ставлять невивчені проблеми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани наукової роботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо.
Потреби в ретроспективній інформації архівознавство поділяє на очевидні та приховані. Очевидні потреби – це чітко усвідомлені, достатньо повно сформульовані, спрямовані на ознайомлення з конкретною архівною інформацією. Приховані потреби виявляються поступово або раптово, під час ознайомлення з певною інформацією. Перехід прихованих потреб в очевидні відбувається під впливом ознайомлення із загальними відомостями про склад і зміст архівних фондів, зокрема, вивчення архівних довідників, аналізу інформації веб-сайтів архівних установ, документальних експозицій, радіо- і телепередач, екскурсій до архівів. Поряд із найпоширенішою класифікацією потреб за предметно-тематичною ознакою в архівознавстві розрізняють групування потреб за додатковими ознаками:
· хронологічною (історичною), що характеризує потребу в інформації певного історичного періоду, яка міститься у документах відповідної історичної епохи;
· географічною, що відбиває потребу в інформації щодо певного регіону та за документами конкретних адміністративно-територіальних одиниць;
· ієрархічною, пов’язаною з потребою в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;
· галузевою, що окреслює потребу в інформації, що належить до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;
· адресною, що визначає потребу в інформації, що характеризує діяльність певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, якщо йдеться про об’єднаний або родинно-фамільний фонд;
· матеріальною, що розкриває потребу в інформації, яка міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.
Групування потреб в архівній інформації за цими ознаками допомагає архівістам виявити відомості про те, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів, спрогнозувати використання документної інформації. Це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, а й керувати процесом регулювання потреб у архівній інформації, краще організовувати користування документами НАФ, вдосконалювати довідковий апарат до них.
Цікавою є спроба запровадити класифікацію потреб у ретроспективній документній інформації за ознакою ефекту, очікуваного споживачами від її використання. Свого часу це питання досліджував російський архівознавець В. Автократов, який відділяв науково-історичний, технічно-економічний, управлінський і соціально-правовий ефекти, ефект створення суб’єктивного світу людини, а також стратегічний та естетичний ефекти.
Оскільки потреба в архівній інформації може виявлятися дише через її споживачів, доцільно виділити категорії споживачів інформації. Загальноприйнятої схеми класифікації споживачів не існує, оскільки не виділено засадничу ознаку класифікації. Під час аналізу складу користувачів архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він може представляти. Більшість архівознавців схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняти за класифікаційну ознаку сферу діяльності користувача: сфера управління, наукові дослідження і проектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковими ступенями і ін. Слід враховувати і такі ознаки, як професійна та регіональна приналежність користувачів, їх кваліфікація, наявність друкованих праць.
§2. Основні напрями і форми використання архівної інформації
У практиці науково-інформаційної діяльності державних архівів виділяють кілька напрямів використання архівної інформації.
У сфері управління ретроспективна документна інформація використовується для підготовки управлінських рішень, коли потрібні відомості про стан об’єктів управління та їх роботи у инулому. Архівну інформацію використовують для розв’язання проблем політичного та економічного життя держави або її регіону: прогнозування тенденцій розвитку; аналізу динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст; реорганізації органів влади та управління, їх структури та функцій. Одержану в архівах інформацію споживачі, як правило, використовують у найхарактернішій для сфери управління формі: при складанні планів, доповідей, довідок, різних розрахунків;
У сфері економіки використання архівної інформації має переважно прикладне значення: її застосовують під час реконструкції старих і проектування нових промислових об’єктів вивчення водних енергетичних ресурсів, покладів корисних копалин, прокладання шляхів сполучення у будівництві, архітектурі та в багатьох інших сферах. На підставі виявленої в архівах інформації користувачі створюють нові документи – проекти, статистичні таблиці, збірники, довідники, доповідні записки, різну науково-технічну документацію насамперед на стадії проектно-конструкторських робіт (креслення з пояснювальними записками і специфікаціями, заяви на винаходи їх, описання тощо);
У політичному житті ретроспективна інформація характеризує взаємини між різними державами, націями, класами, соціальними верствами, громадськими та політичними об’єднаннями, партіями. Такі відомості активно використовуються у міжнародних відносинах та внутрішній політиці держави. У цьому випадку інформація стає підґрунтям інших праць користувачів – книг, брошур, статей, документальних збірників, плакатів, радіо та телепередач, документальних фільмів, документів дипломатичного та зовнішньоторговельного характеру (меморандуми, ноти, пам’ятні записки, заяви);
У науковій діяльності ретроспективна документна інформація використовується для забезпечення джерельної бази розвитку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук. Споживачі продукують збірники документів, наукові монографії, дисертації, науково-популярні брошури, статті у наукових та популярних періодичних виданнях;
У культурно-духовному житті через ретроспективну інформацію забезпечується популяризація знань у різних галузях освіти, культури і мистецтва, особливо у зв’язку з вивченням історичних подій, біографій національних, державних та культурних діячів, історії установ освіти, науки і культури тощо. Інформація відтворюється споживачами в формі книг, статтей, експозицій музеїв, документальних фільмів, теле- і радіопередач, творів літератури і мистецтва, проектів реставрації у галузі архітектури і прикладного мистецтва тощо;
У соціально-правовому напрямі інформація безпосередньо служить конкретній людині, захищає права та інтереси громадян. Її використовують для підтвердження юридичних, майнових та спадкових прав громадян, для встановлення різних пільг, нарахування пенсій, підтвердження фактів переслідування тоталітарним режимом, інших важливих фактів державної та громадської діяльності. Споживач отримує від архівної установи архівну довідку встановленого зразка, на підставі якої він звертається з різними листами, заявами, скаргами, запитами до державних установ, судових та правоохоронних органів.
Найпоширенішими формами використання документної інформації архівів є ініціативне інформування; виконання соціальпо-правових, генеалогічних і тематичних запитів громадян; експозиційна робота архіву; використання через засоби масової інформації; користування документами у читальному залі; публікація документів.
Ефективним засобом розкриття інформаційного потенціалу НАФ та доведення суспільного значення архівів традиційно лишається ініціативне інформування, з допомогою якого формуються суспільно-державні потреби в архівній інформації, стимулюється постійне звернення до архівів. Особливість ініціативного інформування полягає у випереджальному задоволенні попиту великих суспільних груп, владних структур, установ, організацій, окремих громадян. З цією метою в архіві готують спеціальні інформаційні документи: інформаційні листи, довідки-орієнтувальники, тематичні інформаційні переліки, списки-довідники.
Інформаційний лист та довідка-орієнтувальник є офіційним зверненням архіву до будь-якого адресата (органу влади, наукової або проектної інституції, банку, страхової кампанії) з коротким повідомленням про архівні документи, що можуть викликати його інтерес. Інформаційний лист має на меті встановити ділові контакти з адресатом, тому відомості надаються в описовій формі.
Тематичний перелік містить конкретні переліки заголовків справ, окремих документів за певною темою із зазначенням дат, пошукових даних. Він складається переважно на прохання зацікавлених споживачів, які вже отримали інформаційний лист архіву. Значно рідше він є первинною інформацією, що направляється споживачеві. Усталена форма тематичного переліку передбачає назву, короткий вступ, де викладено значення теми, вказано фонди, на підставі відомостей яких складено перелік, і такі, які містять додаткову інформацію, та характеристику документів. При цьому вказується дата документа, його вид, автор, кореспондент, зміст (докладніше, ніж в опису), пошукові дані.
Специфічною формою ініціативного формування є список-довідник, який містить відомості лише про корисні копалині (історію віднайдення та експлуатації) і надсилається геологічним організаціям для допомоги у вирішенні практичних питань розробки покладів.
Формами ініціативного інформування вважають також реклами, буклети, плакати, документальні фільми, фотоальбоми, оскільки цей вид використання має рекламно-довідкове значення й наближає інформацію НАФ до потенціального користувача.
Однією з найважливіших суспільних функцій архіву є виконання соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитів громадян через надання архівних копій та довідок про трудовий стаж, заробітну платню, освіту, перебування в армії, участь у бойових діях, нагородження, переслідування тоталітарним режимом, громадянський стан, майнові права, державну і громадську діяльність. Для отримання такої інформації здійснюється широкий архівний пошук за багатьма фондами державних, адміністративних, освітніх та інших установ. Виконують соціально-правозі запити в архівах, як правило, спеціальні довідкові підрозділи (довідковий стіл, група довідок). Довідковий стіл приймає заяви від громадян, реєструє їх, надає необхідні консультації відвідувачам і видає архівні довідки. Для ефективного функціонування довідкового підрозділу необхідні забезпечення його загальною і спеціальною довідковою літературою, спеціальними картотеками (перейменувань установ і організацій, нагород, з особового складу). Основна робота працівників довідкового підрозділу полягає у точному визначенні архівних фондів з потрібними відомостями, перегляді описів, довідкових картотек і поаркушного перегляду справ. Результати пошуку подають у вигляді архівної довідки – інформаційного документа, який має юридичну силу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що відповідають змісту запиту, із посиланням на пошукові дані документів; архівної копії – письмового відтворення всього тексту документа, офіційно завіреного архівом; архівного витягу – дослівного відтворення частини тексту документа, що належить до певного питання, факту, особи, офіційно завіреного архівом. Цей вид роботи архівних установ має надзвичайно важливе суспільне значення, оскільки безпосередньо пов’язаний з виплатою пенсій, компенсацій, наданням пільг та іншими формами соціального захисту громадян.
До форм використання архівної інформації належить і виконання генеалогічних запитів. Архівні установи колишнього СРСР отримали дозвіл займатися нею лише 1989 р., тоді як для архівів практично усіх країн світу це звична робота. Наприклад, у Національному архіві США (цей вид діяльності не покладається на архівістів), безпосередньо відвідувачами розроблено спеціальну методику досліджень, їм у зручній формі (переважно у вигляді мікрофільмів) доступні всі відомості генеральних переписів населення, які проводилися у США регулярно через 10 років, починаючи від 1790 р. Окремо містяться звіти про індіанців (1830 – 1940) з фондів бюро в індіанських справах, а також документи на земельне володіння, відомості про натуралізацію емігрантів (1790 – 1950), де вказувалися ім’я, вік, національність та країна, звідки прибув переселенець. Цікавим генеалогічним документом є списки пасажирів з портів Атлантичного і Тихого океанів, започатковані 1820 р. Оскільки в Україні подібні документи збереглися в обмежених обсягах і поганому фізичному стані, не мікрофільмовані, а відтак – не доступні для масового дослідника, такі дослідження проводять архівісти.
Генеалогічний запит передбачає пошук архівної інформації, яка встановлює родинні зв’язки у ланцюгу поколінь, необхідні для складання родовідного дерева. Форми відповіді практично ті самі, що й на запит соціально-правового характеру. Як правило, до довідки додаються ксерокопії метричних та інших документів, що цікавлять заявника. Але споживач може забажати, щоб йому знайшли предків на глибину 3 – 7 поколінь, побудували генеалогічне дерево, що є надзвичайно складною науковою роботою, якою архіви практично не займаються. Для наведення такої довідки необхідні точні біографічні дані, назви установ та організацій. Чіткість відомостей забезпечує правильний пошук необхідної інформації і значно скорочує строки виконання запиту. Значна частина негативних відповідей спричинена непоправними втратами НАФ у період світових воєн XX ст., а також невирішеністю проблеми комплектування документами, що містять інформацію особового характеру. Ситуацію ускладнює неповнота архівних фондів, прийнятих на державне зберігання, у частині інформації з особового складу установ, організацій і підприємств, розпорошеність архівних документів про громадянський стан між державними архівами і архівами відділів РАГС, які зберігають їх протягом 75 років.
Тематичні запити надходять здебільшого від державних органів, наукових установ, редакцій газет і журналів, музеїв. Вони потребують виявлення архівної інформації з певної теми, чого, як правило, переглядаються систематичний, предметно-тематичний, іменний, хронологічний каталоги архіву. Для складання довідки результати виявлення архівних документів фіксують на картках, які потім систематизують за хронологією. Відповіді на тематичний запит викладають у формі архівної довідки, архівного витягу, архівної копії, а також інформаційного листа, тематичного переліку. Усі форми довідкової роботи, орієнтовані на широкого споживача, є важливим чинником підвищення суспільної значущості архівів і створення їх позитивного іміджу в очах пересічних громадян.
Активною формою пропаганди архівних документів є експозиційна робота архіву, організація документальних виставок, які надають можливість значній кількості відвідувачів наочно знайомитися з унікальними документами НАФ України. Для експонування відбирають найцінніші і найцікавіші документи (писані, друковані, ілюстративні, фотографії, карти), які потім подають у зручній для сприйняття пересічним глядачем формі.
Тематику виставок, як правило, пов’язують з актуальними питаннями громадсько-політичного життя країни, присвячують історичним датам, ювілеям видатних державних, громадських та культурних діячів, іншим подіям, які цікавлять громадськість. Залежно від строку проведення виставки поділяються на постійно діючі (наприклад, з історії державотворення, архівної установи), експонати на яких періодично замінюються, і тимчасові, що діють від кількох днів до кількох місяців. Відповідно до місця розташування виставки бувають стаціонарними і пересувними. Стаціонарні розмішують у спеціальних приміщеннях, обладнаних стендами, вітринами, іншим устаткуванням. Пересувні виготовляють лише з копій документів, що розміщуються на пересувних стендах, щитах і експонують у зручних для цього місцях (палаци культури, кінотеатри, фойє установ, парки тощо). Успіх виставки залежить, як правило, від використання усіх можливих експонатів, а не лише архівних документів, вдалого художнього оформлення, використання специфічних засобів (монтаж, колаж, освітлення).
Важливе значення набуває тиражування виставок (виготовлення фотокомплектів, наборів ксерокопій), експонування їх за кордоном, в українських дипломатичних і культурних установах. Це вимагає дбайливого ставлення до відбирання документів, особливо щодо якості їх відтворення, видовищності, перекладу на інші мови. Виставки значно розширюють кількість споживачів архівної інформації, особливо тоді, коли на їх базі проводяться наукові та культурні заходи. На платі століть новим видом експозиційної роботи є виставки на комерційній основі. Вони можуть виготовлятися на замовлення комерційних та підприємницьких структур, супроводжуватися отриманням плати за вхід, наданням різних платних послуг, зокрема продажем фотокопій та ксерокопій документів. За умови чіткої організації виставок, надання якісних послуг та широкої реклами такі експозиції дозволяють архівам активніше і різноманітніше пропагувати документи архіву. Експозиційна діяльність архівних установ має надзвичайно велике значення в історико-культурному вихованні громадян, пропаганді документів НАФ, доведенні широкому загалові соціальної значущості архівів. Прикладом цього є постійно діюча виставка у Національному архіві США, де експонується оригінал Декларації незалежності та інші документи.
Документи НАФ широко використовуються через засоби масової інформації зокрема пресу, радіо, телебачення, інформування широкого кола споживачів ретроспективної документної інформації про склад і зміст НАФ в цілому, групи архівів окремої установи, роботу державної архівної служби та послуги, які вона надає. Для преси готуються добірки документів, документальні нариси, короткі інформації, статті, або ж цілі газетні шпальти. У добірках документів відтворюють повністю або фрагментарно декілька документів однієї тематики, під одним заголовком у предметному чи хронологічному порядку. Публікацію добірок документів супроводжують пояснювальним текстом, що містить їх характеристику, описання історичної обстановки часу створення тощо. Документальний нарис відтворює на підставі архівних документів конкретних історичних подій або діяльності історичних постатей. Тематична шпальта становить газетну сторінку, відведену для висвітлення певної теми (історичної події, особи, регіону, окремого підприємства) з широким залученням архівних документів. Найбільша ефективність публікацій досягається при використанні у ній різних видів документів: текстових, графічних, фото, карт, таблиць тощо. Позитивно впливає і періодичність архівних публікацій та їх тематичний зв’язок.
Архівні установи організовують також використання документної інформації засобами радіо і телебачення у вигляді тематичних бесід, бесід-інтерв’ю, репортажів, прес-конференцій. Передачі можуть бути об’єднані у цикли, постійні рубрики. Великі значення мають творчі контакти з радіо і телестудіями. Цей вид роботи вимагає складання тематичного сценарію передачі. За масовістю аудиторії ця форма використання архівної інформації має надзвичайне значення.
Традиційною формою використання НАФ є користування документами у читальному залі, яка зближує роботу архіву та бібліотеки. Читальні зали є при всіх державних архівах: центральних і галузевих, обласних, міських, багатьох архівах установ та організацій.
Згідно з Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” до роботи з документами НАФ допускаються громадяни України та іноземні громадяни на підставі особистої заяви і документа, що посвідчує особу. Дослідникам, які працюють у читальному залі, надається весь необхідний довідковий апарат: описи, каталоги, а також друковані видання (путівники, довідники, покажчики, огляди, збірники документів) у рамках тем, заявлених для дослідження. До послуг користувачів консультації досвідчених архівістів.
Закордонна практика у цій ділянці дещо відрізняється від вітчизняної. Наприклад, у Національному архіві Канади контакти між дослідником і працівником читального залу зведено до мінімуму. Відвідувач отримує рекламно-інформаційні буклети, які докладно інформують про фонди архіву, техніку роботи у читальному залі, до його послуг комп’ютери з ознайомлювальними програмами. На відкритому доступі є фондовий покажчик архіву – індекс усіх фондів і колекцій та їх описи. Вивчивши ці довідкові видання і документи, дослідник робить замовлення.
В українських архівах замовлення приймає завідувач читального залу, який здійснює загальний контроль за роботою дослідників. З метою забезпечення збереженості документів в архівах усі унікальні, цінні й найбільш затребувані фонди мікрофільмуються. До читального залу такі документи видаються лише у вигляді мікрофільмів.
Велике значення має технічне оснащення читальних залів. Наприклад, у Національному архіві Канади приймання, облік замовлень і контроль за проведенням документів здійснюють за допомогою комп’ютера. В Україні застосування техніки обмежено. Так, з метою кращого збереження найстаріших документальних пам’яток заборонено знімати ксерокопії з документів, створених до початку XX ст.
До найефективніших засобів поширення архівної інформації належить публікація документів. Вона здійснюється шляхом наукової кооперації праці істориків, археографів, архівістів. Публікації документів стимулюють історичні дослідження. Прикладом такого впливу є 28 томів “Пам’ятки італійської історії” моденського архівіста Л. Кураторі (1723 – 1738), велика колекція німецьких середньовічних джерел “Monumenta Germaniae historica”, яку започаткував 1826 р. секретар ганноверського архіву Г. Пертц (видано близько 120 томів), 251 том “Серії сувоїв” (“Requm Britannicarum medii aevi scriptores”), виданий архівістами Державного архіву Великобританії протягом 1858 – 1911 рр. В Україні вперше документи і літературні пам’ятки Правобережної і Західної України XIV – XVIII ст. почала публікувати Тимчасова комісія для розгляду давніх актів. Починаючи з 1845 р. вона видавала “Пам’ятки”, впродовж 1859 – 1914 рр. вийшло 35 томів “Архиву Юго-Западной России”. Археографічна комісія НТШ у Львові з кінця XIX ст. видавала започатковану М. Грушевським серію “Жерела з історії України-Руси”. Першими суто архівними збірниками документів в Україні стали “Повстання декабристів” та “Відозви до шевченківських роковин”, опубліковані 1925 р. Загалом до 2002 р. українськими архівістами підготовлено 460 збірників документів та документальних видань.
Публікація архівних документів здійснюється у різних формах і має кілька типів. Корпусне видання – публікація всіх документів певного фонду або колекції чи усіх документів певної тематики з різних архівних сховищ. Серійні публікації передбачають подання якомога повнішого комплексу документів за однією темою на підставі однакових підходів і вимог. Для цього залучають друковані джерела (листівки, газети, брошури). Поширеною формою видання архівних документів є формалізований виклад змісту архівних документів зі збереженням особливостей мови і по можливості структури – регести. Як правило, таку форму застосовують за потреби друкувати велику кількість однотипних документів. Типи документально-археографічних видань визначаються їх цільовим призначенням. Розрізняють науково-академічні публікації, що уможливлюють всебічне наукове дослідження (історичне, філологічне, текстологічне, палеографічне тощо) і подають текст у якомога більшій відповідності до оригіналу; науково-критичні, які не маіогь за мету повне відтворення оригіналу, а більше уваги звертають на історію джерела, наявність різних його редакцій; видання популярного типу, що подають тільки найцікавіші та яскраві документи обраної тематики, відтворені за сучасним правописом та синтаксисом.
В англомовних країнах, зокрема у Великобританії та США, існує особлива форма видання державних документів за серіями. У 1831 – 1861 рр. історики А. Гейлс і С. Ситон опублікували в 38 томах “Державні документи Америки”. Серія охоплює інформацію з усіх сфер діяльності Федерального уряду за 1789 – 1832 рр. У практиці Державного архіву Великобританії розроблено скорочену форму відтворення урядових документів – “Календарі державних паперів”. Перший британський архівіст Ф. Пелгрейв після створення Державного архіву видав наказ про систематичні підготовку календарів, виходячи з розробки, класифікації і взяття на облік кожного документа. З 1841 р. ці календарі виходили як додаток до звітів архіву, а з 1855 р. – окремими серіями. З розвитком цієї роботи відомості про документи ставали повнішими, іноді текст відтворювався повністю або у найдокладнішому переказі. Календарі є одночасно і однією з форм довідкового видання. Цей спосіб публікацій широко вживався наприкінці минулого століття у США, де у 1893 – 1903 рр. вийшла серія календарів. Найціннішими вважаються календарі паперів третього, четвертого та п’ятого президентів Т. Джеферсона, Д. Медісона і Д. Монро.