ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ДО ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ 2 страница

 

 

§1. Поняття про матеріальну основу архівних документів

 

Залежно від матеріалу, на якому зафіксовано інформацію, документи поділяються на такі групи:

· документи з паперовими носіями;

· документи з плівковими носіями;

· електронні документи.

Матеріальний об’єкт, основною функцією якого є збереження та передавання документної інформації, називають носієм документної інформації. Сукупність матеріалів носія документної інформації та її запису складає матеріальну основу документа.

Найпоширенішим матеріалом для створення текстових документів є папір – багатокомпонентна система, яка складається волокон целюлози, наповнювачів, проклеювальних і барвникових матеріалів. Тривалість “життя” документа з паперовою основою багато в чому визначається первісними властивостями матеріалів, з яких виготовлено його матеріальну основу. Папір і більшість барвників складні за своїм хімічним складом і структурою матеріали. Знаючи деякі показники паперу і барвників можна прогнозувати тривалість збереження документа з такою матеріальною основою.

Чорно-білі й кольорові кіно- і фотоплівки, роликові і форматні фотоплівки, магнітні стрічки складають матеріальну основу аудіовізуальних документів (кінодокументів, фотодокументів, фонодокументів, відеодокументів). Документи з плівковими носіями в процесі використання піддаються багаторазовим розтягуванням і ударним навантаженням, перегинам і перекосам у стрічкопротяжних механізмах апаратури. Кінофотодокументи піддаються дії інтенсивного світла і тепла при проекції на екран, стикаються з кислими і лужними середовищами під час фотографічного і реставраційного оброблення. Це призводить до зміни фізико-механічних властивостей плівок під час зберігання і використання.

Носіями інформації в електронних документах є магнітні стрічки, магніто-оптичні, оптичні та ін. диски. Вони дозволяють безконтактне зчитування інформації та мають високу щільність запису. До 1990-х років такі документи визначалися як машиночитані, а з розвитком новітніх технологій і обчислювальної техніки набуває все ширшого застосування термін “цифрові документи”.

Матеріальна основа документів з часом зазнає фізико-хімічних і фізико-механічних змін, які називають її природним старінням. Процес старіння незворотний. Він супроводжується, наприклад, зміною хімічного складу паперу і зменшенням його механічної міцності. Папір стає з часом ламким і може розпастися на частини. Текст вицвітає, згасає, в деяких випадках осипається (фарби, туш, олівець). Подібних змін зазнають клеї рослинного, тваринного і синтетичного походження.

На процес старіння матеріальної основи впливають умови зберігання документів: відносна вологість і температура навколишнього повітря, ступінь його забруднення і вміст у ньому домішок різних газів, характер зміни цих факторів; дія світла (ультрафіолетове і інфрачервоне випромінювання); чинники, що викликають біологічне руйнування документів. Тому для запобігання природному старінню матеріальної основи документів в архівах проводять заходи, що підвищують здатність документів протистояти руйнівній дії зовнішніх і внутрішніх чинників.

Основним фізичним чинником, який викликає швидке руйнування матеріальної основи документів з паперовими носіями, є світло. Швидкість руйнування залежить від його спектральної характеристики, інтенсивності й тривалості випромінювання, а також від здатності матеріальної основи документа поглинати енергію світла. Папір відбиває більшу частину світлових променів. Під дією світла він буріє і втрачає механічну міцність та еластичність, а більшість текстів вицвітає. Вицвітання є окислювальним процесом, зумовленим дією кисню на активовану світлом молекулу барвника. Довговічність барвників на документі залежить від кислотності, але ця залежність обернена стосовно паперу: чим нижче кислотність, тим швидше вицвітає барвник.

На фізичний стан документів істотно впливають температура і вологість повітря. Природне старіння паперу переважно зумовлюють окислювальні процеси в ньому під впливом кисню повітря. Підвищення температури і вологості повітря їх прискорюють. У випадках, коли документи зберігаються у стосах і погано провітрюються, можливе локальне підвищення температури і створення сприятливих умов для розвитку плісняви. На прискорення процесу природного старіння впливає не лише понаднормове підвищення температури, а й значні її коливання. Висока відносна вологість повітря спричиняє появу й швидке поширення плісняви.

Старіння плівкової основи документів зумовлене незворотними змінами її властивостей під час тривалого зберігання і використання документів. Воно проходить внаслідок фізичних, хімічних і біологічних процесів, які відбуваються під впливом температури і вологості повітря, дії світла, радіаційного випромінювання, агресивних середовищ, механічних деформацій. Під дією променевої енергії, тобто електромагнітних коливань з різними довжинами хвиль, температури і вологості повітря довкілля відбувається старіння кінодокументів. Зміна електроакустичних характеристик магнітної стрічки спричинює старіння магнітного запису. До основних причин погіршення його електро-акустичних характеристик належить зміна форми і зменшення хаотичності стрічки. Погіршення частотної характеристики не пов’язане зі зміною магнітних властивостей робочого шару магнітної стрічки й переважно зумовлюється її деформацією, забрудненням і зниженням гнучкості та еластичності.

Документам з плівковими носіями притаманне і біологічне старіння, викликане діяльністю живих організмів, які розвиваються на полімерних матеріалах. Ушкодження документів бактеріями, мікроскопічними грибами, комахами, гризунами належать до біопошкоджень. Відомо близько 400 видів грибів і комах – шкідників архівних документів. Найбільшої шкоди завдають мікроскопічні гриби. Вони здатні уражати документи з паперовими, плівковими носіями, а також воскові й сургучні печатки. Ураження матеріальної основи документа грибами має безліч проявів. Це розростання колоній, що забруднюють поверхню спорами, проникнення ниток грибниць і плідних тіл у волокна субстрату, виділення багатьох продуктів обміну, що діють як хімічні реагенти. Гриби руйнують целюлозу за допомогою ферментів, перетворюючи її на живий субстрат для своєї життєдіяльності. При вологості повітря понад 70% відбувається капілярна конденсація вологи, яка сприяє появі й поширенню грибів. При проростанні спор грибів капіляри паперу заповнюються грибницею, що викликає гідрофобізацію паперу і зміну його властивостей, зокрема гнучкості, еластичності, Спори грибів уражають і синтетичні матеріали, руйнують пластифікатори робочого шару та ацетилцелюлозну основу аудіовізуальних документів і негативно діють на них утвореними в процесі руйнування хімічними продуктами – ферментами і кислотами. Значної шкоди завдають документам і комахи. Найпоширеніші серед них жуки – точильники, “притворяшки”, шкіроїди. Лялечки й дорослі жуки живуть серед аркушів документів, прогризаючи в них ходи. На відміну від цих комах, шкіроїди обгризають документи з поверхні, але можуть знищувати папір, пергамент, всі частини обкладинки. Харчуються борошняним клеєм і значно забруднюють документи таргани.

В зв’язку з цим до найголовніших завдань архівістів належить суворе дотримання правил зберігання документів.

 

 

§2. Технології зберігання архівних документів

 

Забезпечення збереженості документів НАФ потребує раціонального розміщення документів, запобігання їх втрат, контролю за фізичним станом і переміщенням, копіювання документів для створення страхового фонду й фонду користування, відновлення первісних або близьких до первісних властивостей і зовнішніх ознак документів, що зазнали пошкодження або руйнування. Такий комплекс робіт називають організацією зберігання документів.

Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архіву; обладнанням будівель і сховищ засобами пожежегасіння, охоронної та пожежної сигналізації; застосуванням технічних засобів для створення оптимального температурно-вологісного та світлового режимів, здійсненням санітарно-гігієнічних заходів у приміщеннях сховищ; застосуванням спеціальних засобів зберігання документів.

Архівні документи розміщують у спеціально збудованих або пристосованих для постійного зберігання документів будівлях чи окремих приміщеннях будівель. Для зведення таких будівель використовують індивідуальні або – частіше – типові проекти. Вони передбачають ряд обов’язкових приміщень, необхідних для нормальної роботи з документами. Основну площу архівної будівлі займають сховища. Вони максимально ізолюються від читального залу, адміністративних та інших приміщень. Крім того, площа архівної будівлі відводиться під робочі приміщення співробітників архіву, приміщення для приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів; для ізоляції, знепилювання, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів; для реставраційно-палітурних робіт; для приготування клеїв і розчинів; для відтворення копій документів, оброблення плівки; для зберігання облікових документів. Передбачаються також приміщення для науково-довідкової бібліотеки, методичного кабінету, виставкового залу. Будівлі архівів розміщують у місцях, віддалених від пожежонебезпечних об’єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій), об’єктів, що забруднюють повітря агресивними газами й пилом (підприємств зі шкідливими технологіями, ТЕЦ), що підпадають під загрозу затоплення та проникнення ґрунтових вод або є потенційним джерелом поширення гризунів (елеватори, ринки). У районі розташування архівних будівель середньодобовий вміст шкідливих домішок у повітрі не повинен перевищувати гранично допустимі концентрації (мг/м3): сірководню – 0,008, сірчистого ангідриду – 0,5; окислів азоту – 0,06; хлору – 0,03; неорганічного пилу, що містить двоокис кремнію, - 0,05. Будівлі архівів оснащують пожежною та охоронною сигналізацією, засобами пожежегасіння.

Розташування та обладнання приміщень основного призначення мають забезпечувати раціональний взаємозв’язок функціональних підрозділів архіву, збереженість документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання технологічних вимог, охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки, виробничої санітарії. Важливе значення для створення належних умов зберігання документів має обладнання сховищ системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечують рециркуляцію повітря, очищення від агресивних домішок і пилу, підтримання оптимального температурно-вологісного режиму.

Приміщення сховищ обладнують стаціонарними металевими стелажами або дерев’яними, обробленими вогнезахисним розчином. У сховищах з природним освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюють перпендикулярно стінам із вікнами. У сховищах без вікон стелажі та шафи встановлюють з урахуванням особливостей приміщення, конструкції обладнання й норм його розміщення. Не допускається розміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів упритул до зовнішніх стін будівлі та до систем опалення, щоб уникнути впливу на них вологи та різких коливань температури. Документи розміщують на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонажах або іншому упакуванні з метою запобігання проникнення в них пилу, що згубно діє на матеріальну основу документів. Розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах не припустиме.

Електрична проводка у приміщеннях сховищ повинна бути закрита металевими трубами, штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) – герметичними або напівгерметичними, шнури переносної апаратури повинні мати гумову ізоляцію.

Категорично забороняється в сховищі курити, застосовувати електронагрівальні прилади, зберігати вибухонебезпечні, легкозаймисті речовини та продукти харчування.

Важливе значення для забезпечення збереженості документів має їх раціональне розміщення. Документи розміщуються в сховищах в порядку, який забезпечує їх комплексне зберігання у межах груп чи окремих фондів і описів, відповідає обліковій документації, вимогам оперативного розшуку й потребам евакуації документів за екстремальних умов. Відокремленому зберіганню підлягають секретні документи; унікальні документи; документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальні цінності; документи з різними видами носіїв; документи, вражені біологічними шкідниками; документи, що прийняті до архіву на тимчасове зберігання; документи, не внесені до облікової документації архіву.

Документи видаються зі сховищ для використання дослідникам і відвідувачам до читального залу архіву (на один місяць); співробітникам архіву до службових приміщень для виконання планових робіт і доручень керівництва архіву (на 10 днів); установам і організаціям у тимчасове користування (на три місяці); до лабораторії архіву для проведення робіт із створення страхового фонду й фонду копій користування, для поліпшення фізико-хімічного стану документів (по мірі необхідності, але не більше, ніж на один рік). Судово-слідчим органам справи видаються у тимчасове користування на термін до шести місяців із можливим продовженням до одного року.

Видавання документів користувачам здійснюють відповідно до “Основних правил роботи державних архівів”. Користувачі несуть відповідальність за збереженість документів і дотримання правил роботи з ними.

З метою встановлення фактичної наявності одиниць зберігання і відповідності їх кількості, зазначеній у описах справ (книгах обліку), а також виявлення документів, які потребують наукового, реставраційного, консерваційно-профілактичного та технічного оброблення, проводять перевіряння наявності, фізичного та технічного стану документів. Перевіряння наявності і стану документів є постійною плановою роботою кожного державного архіву і проводиться для фондів першої категорії і таких, що містять особливо цінні документи – один раз на 10 років; для унікальних документів – не менш як один раз на п’ять років; для фондів другої категорії – один раз на 15 років; фондів третьої категорії – один раз на 20 років; секретних документів – відповідно до вимог спеціальних нормативних документів. Періодичність контролю наявності та технічного стану кіновідеофотофонодокументів становить один раз на 5 років.

Позачергові одноразові перевіряння наявності й стану документів усіх або частини фондів архіву проводяться у разі стихійного лиха, масових переміщень, надзвичайних ситуацій, в результаті яких виникала можливість втрати або пошкодження документів.

Важливою умовою забезпечення збереженості документів є дотримання режимів їх зберігання, тобто сукупності температурно-вологісних, світлових та санітарно-гігієнічних умов, створюваних в архівосховищі, реалізація контрольно-охоронних заходів.

Температурно-вологісний режим забезпечує захист матеріальної основи документів від руйнівної дії температури й вологості повітря. Температура та відносна вологість повітря в приміщеннях сховищ, обладнаних системами кондиціювання повітря, повинні відповідати нормам, приведеним у таблиці.

Вид документа Температура, °С Відносна вологість повітря, %
Документи з паперовою основою   17-19   50-55  
Фотодокументи   чорно-білі   кольорові   чорно-білі   кольорові  
на скляній підкладці   15-20   -   40-50   -  
з паперовою основою   15-20   2-4   40-50   40-50  
на плівці з триацетатною основою   15-20   -5±2   40-50   40-50  
Кінодокументи (на плівці з триацетатною основою)   10-15   не вище (-5)   40-50   40-50  
Фонодокументи Відеодокументи   16-20   55-65  

У приміщеннях з нерегульованим кліматом здійснюються заходи з оптимізації кліматичного режиму зберігання із застосуванням раціонального опалювання і провітрювання приміщень а також технічних засобів зволоження або осушення повітря.

При тривалому порушенні режиму зберігання (від 7 до 10 діб), що супроводжується підвищенням відносної вологості повітря до (80 – 90)%, вживаються заходи з нормалізації кліматичних умов (інтенсивне провітрювання, осушення сховища).

Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюється регулярним вимірюванням параметрів повітря з допомогою контрольно-вимірювальних приладів: термометрів, гігрометрів, психроматерів, електронних термогігрометрів.

Світловий режим дозволяє запобігти руйнівній дії світла на матеріальну основу документа. В сховищах та інших приміщеннях архівів, де проводиться робота з документами, виключено освітлення прямими сонячними променями. З метою запобігання руйнівній дії світла на документи вікна в таких приміщеннях щільно завішують світлонепроникною тканиною, обладнують світлорозсіювачами.

Для штучного освітлення сховищ застосовують лампи розжарювання в закритих плафонах із рівною зовнішньою поверхнею або люмінесцентні лампи зі скороченою ділянкою спектра. Освітленість на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги – 20 – 30 лк, на робочому місці – 100 лк, не більше 50 лк – для міжстелажних проходів.

Дотримання санітарно-гігієнічного режиму забезпечує запобігання біодеструкції і забрудненню матеріальної основи документа. Найпершими запобіжними заходами щодо накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів у приміщеннях архіву є утримування їх у зразковому порядку та чистоті. З метою своєчасного виявлення плісеневих грибів і комах двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) вибірково проводять мікробіологічне та ентомологічне обстеження документів і приміщень сховищ.

Реалізація охоронного режиму спрямована на збереження документів від розкрадання, втрат, несанкціонованого винесення. Охорона архіву забезпечується шляхом технічного укріплення та обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організацією посту охорони, опечатування приміщень, дотриманням умов пропускного режиму й порядку доступу до сховищ. Обов’язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та оперуванню підлягають сховища, приміщення, в яких тимчасово зберігаються документи (в тому числі читальний зал, лабораторія мікрофільмування та реставрації), матеріальні цінності, копіювальна техніка; аварійні й запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за умови відсутності цілодобового поста охорони.

До завдань архівістів щодо зберігання архівних документів належить і створення їх страхового фонду – упорядкованої сукупності страхових копій архівних документів – для збереження документної інформації на випадок пошкодження (втрати) оригіналів документів. При визначенні черговості страхового копіювання враховується інформаційна значущість документів, їх фізичний стан та інтенсивність використання. Серед рівноцінних за значенням фондів, першочерговому копіюванню підлягають ті документи, які мають незадовільний фізичний (технічний) стан або інтенсивно використовуються. Страховий фонд на унікальні документи створюється незалежно від їх форм власності. Він є недоторканим і зберігається відокремлено від оригіналів документів у спеціальних архівосховищах. Під час страхового копіювання, в обов’язковому комплекті створюються і копії для фонду користування. До фонду користування включаються, як правило, копії повністю відзнятих одиниць зберігання. Копії окремих документів включаються до фонду користування як тематичні добірки документів або поодинично, за умови особливої значущості оригіналу документа.

 

 

§3. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів

 

З метою усунення причин прискореного старіння та руйнування документів; відновлення їх властивостей, технічних характеристик, тривкості; виготовлення копій документів за допомогою засобів відтворення та копіювання в архівах здійснюють реставраційне та консерваційно-профілактичне оброблення документів. Таке оброблення документів проводиться на основі диференційованого підходу в порядку черговості, встановленої в архіві з урахуваннями видових особливостей, цінності, фізичного стану документів і можливостей архіву. До пріоритетних об’єктів належать унікальні документи з низькою потенційною довговічністю.

У процесі зберігання та використання документи зазнають багаторазових впливів, які призводять до ветхості, появи різних механічних пошкоджень у вигляді розривів аркушів, проколів, закручення країв, складок, а також часткового або повного руйнування паперу, підвищення ламкості й крихкості; випадання частин основи; склеювання (зацементування) аркушів; осипання тексту разом з частками паперу; осипання облицювального шару крейдяного паперу; значного пожовтіння паперу в результаті підвищення кислотності; втрат окремих частин тексту. В таких випадках матеріальна основа документу потребує відновлення початкових або наближених до початкових властивостей зовнішніх ознак, тобто реставрації.

Для відновлення матеріальної основи документа застосовують комплекс методів, основними з яких є відновлення механічної цілісності, пластифікація, очищення.

Комплекс робіт з відновлення механічної цілісності документів виконують у лабораторії реставрації і мікрофотокопіювання. Основними методами реставрації документів з паперовою основою є відновлення механічної цілісності, ламінування, реставрація, аероформування, нейтралізація і стабілізація кислотності паперу методом забуферювання. Перед проведенням реставрації попередньо визначають структуру та якість матеріальної основи документа, характер дій речовин і засобів оброблення. Виконання технологічних операцій реставрації проводять так, щоб не пошкодити текст, не послабити його контрастність, не викликати розмивання штрихів. З цією метою використовують безпечні для документів речовини і матеріали: папір з кислотністю від 6,0 до 8,5; шкіра – від 4,5 до 6,0; пергамент – від 7,0 до 8,0 тощо.

Для механічного захисту ветхих книг і документів використовують метод ламінування. Цей найпродуктивніший метод реставрації давно відомий під різними назвами: ламінування, імпрегнування, суха реставрація, сухе дублювання, гаряче пресування. Всі названі методи спираються на загальний принцип: з’єднання ветхого паперу з термопластичною полімерною плівкою, яка застосовується самостійно чи в сполучешіі з лавсановою плівкою, іншими матеріалами.

Механічне пошкодження основи документів, стирання тексту при тривалому користуванні, вплив агресивного середовища спричинюють також згасання текстів документів, тобто зменшення контрастності – різниці оптичних густин елементів зображення і прогалин документів. При цьому зображення візуально (частково чи повністю) не сприймається. Відновлювання текстів, що вицвіли або згасли, є складовою частиною забезпечення фізико-хімічної збереженості документів. Для відновлення таких текстів застосовують фотографічні методи, які базуються на використанні ультрафіолетового, видимого та інфрачервоного випромінювань. Суть цих методів полягає у тому, що під час експонування світлом відповідного спектрального складу, між основою і текстом документа виникає різниця контрастів і яскравості, яка фіксується фотографічними матеріалами. Так при експонуванні документів за допомогою джерела ультрафіолетового світла елементи тексту частково поглинають проміння (за рахунок чорнила у штрихах), а прогалини їх відбивають. Перевага фізико-фотографічних методів полягає у високій чутливості виявлення і реєстрації малих концентрацій речовин; незмінності зовнішнього виду і хімічної природи документа; виключення можливостей втрати слідів зображення або інших елементів документа; можливості підсилення, маскування, тиражування фотографічних зображень.

Відновлювання якості фотозображень проводять механічними, хімічними, фотографічними та компютерними методами. Простим механічним способом реставрації фотозображень є ретуш, яка дозволяє змінювати оптичну густину негатива. Оптичне підсилювання негатива, ослаблення зернистості, відновлювання вицвілих і забарвлених фотозображень проводять фотографічними методами, тобто шляхом репродукування документів із підбиранням умов експонування хіміко-фотографічного оброблення, спеціальних джерел світла, світлофільтрів і фотоматеріалів. Механічні дефекти кінофотодокументів типу подряпин можуть бути усунені фотографічним методом з використанням імерсійного друку.

Хімічними методами реставрації усувають на документах різнокольорові плями, вуалі, які виникають внаслідок фізико-хімічного руйнування. Найпростіші із ручних хімічних і фотографічних способів – промивання негативів водою, додаткове обробляння їх у фіксуючих розчинах, склеювання розбитих фотопластинок. Загальним недоліком цих методів є обмежене число ліквідованих дефектів.

Значно ефективнішими є метод усунення дефектів і поліпшення якості фотозображень з використанням комп’ютера, що включає візуальний аналіз і оцінку дефекту, вибір його математичної моделі; оцифровування фотозображення і запис його в пам’ять комп’ютера; машинний аналіз дефекту і оцінка параметрів його математичної моделі; вибір або розроблення алгоритму усування дефекту; усування дефекту за допомогою програми, яка реалізує вибраний алгоритм; візуальної оцінки реставрованого документа на екрані дисплея і повторення окремих операцій у тому випадку, якщо не одержано необхідних результатів; зворотного перетворення оцифрованого зображення на фотографічне. Цей метод є універсальним, оскільки дозволяє усувати дефекти, забезпечує повну збереженість оригіналу під час проведення реставраційних робіт, не потребує трудомістких ручних операцій.

Консерваційно-реставрацшне оороблення кіно- і фотодокументів складається з декількох послідовних операцій:

· ручне загальне очищення та знепилювання, видалення жирових та воскових забруднень за допомогою м’яких щіточок із білки чи колонка, протирання неворсистим матеріалом (замшею, оксамитом), змоченим етиловим спиртом, бензином, скипидаром чи 0,001% розчином аміаку;

· машинне консерваційно-реставраційне оброблення, що забезпечує переведення за допомогою додаткового фіксування нерозчинених солей срібла фотошару у водорозчинні сполуки, вимивання водорозчинних сполук, які зумовлюють появу дефектів фотозображення, що накопичуються при хіміко-фотографічному обробленні фотошару, усунення загального забруднення, як фотошару, так і основи та зменшення поверхневих подряпин і пошкоджень фотошару у процесі його набухання та подальшого сушіння.

Відео- і фонодокументи з магнітною плівкою для зняття статистичної електрики, внутрішньої напруги в рулонах проходять перемотування з початку на кінець і навпаки один раз в 1 – 2 роки в залежності від інтенсивності користування документами.

З метою збільшення еластичності носіїв запису проводять пластифікацію – оброблення матеріалів (магнітних стрічок, кінострічок) леткими органічними розчинниками (пластифікаторами).

Радикальним вирішенням питань збереженості документів є переведення інформації на новітні носії, запису цифрових образів документів на оптичні диски з метою створення фонду користування та страхового фонду. При оцифровуванні документів для фонду користування може використовуватися менша розпізнавальна здатність, ніж при страховому копіюванні, завдяки чрму досягається велика щільність розміщення копій документів на диску. Технологія цифрового кодування забезпечує довготривале збереження інформації, але за умови періодичного переписування, наприклад, компакт-дисків, – через 20-25 років.

При великих масивах ушкоджених документів у екстремальних умовах застосовують превентивні заходи, які сповільнюють прискорене старіння документів у визначені моменти (фази) їх існування. Така технологія, вперше розроблена і застосована в Бібліотеці Конгресу США, дістала назву фазова консервація. Вона дозволяє забезпечити довгострокову збереженість документів. Успішно цей метод застосували спеціалісти Бібліотеки Російської Академії Наук при ліквідації наслідків пожежі 1988 р. для попередження руйнування книг. Сповільнення процесів старіння документів було досягнуто шляхом розміщення їх в індивідуальних мікрокліматичних контейнерах (картонних коробках), які точно відповідали розміру документів. Контейнери виготовляли зі спеціального безкислотного картону з мікрогофрованим шаром, чим було досягнуто захисту пошкоджених документів від впливу навколишього середовища, стабілізація процесів старіння паперу за рахунок поглинання шкідливих домішок спеціальним картоном.

Документи, уражені біологічними шкідниками, направляють на санітарно-гігієнічне оброблення: дезінфекцію – з метою знищення в них пліснявих грибів та дезінсекцію – з метою знищення комах. Вилучення проводиться оперативно, з виконанням заходів щодо ізоляції уражених документів.

Вилучення та санітарно-гігієнічне оброблення документів проводять вибірково або в повному обсязі. Вибіркове вилучення документів та їх оброблення здійснюється при ураженні плісеневими грибами чи комахами окремих справ. Оброблення документів в повному обсязі проводиться у випадках масового ураження плісеневими грибами або комахами.

Якщо у сховищі виявлено біологічних шкідників, вживають такі термінові заходи: