РОЗДІЛ 8 1 страница
ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ
Під формуванням Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість. Його метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. НАФ формується з документів, що утворилися в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ і організацій; громадян України та їх об’єднань, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівної україніки.
Практично формування НАФ здійснюється державними архівами через: експертизу цінності документів, утворюваних в діяльності юридичних і фізичних осіб; державний централізований облік (див. розділ 10) і державну реєстрацію документів НАФ; безпосереднє комплектування документами НАФ; організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ джерел комплектування.
§1. Експертиза цінності документів: завдання, принципи, критерії
Теоретико-методичною основою формування НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної і практичної цінності документів.
Її основними завданнями є:
а) визначення по кожній установі складу документів, що мають наукову та культурну цінність і підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) зберіганню. До документів постійного зберігання належать такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції: накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.
Документи тривалого зберігання складають матеріали, необхідні для практичного використання впродовж багатьох років. Їх окрему групу становлять документи з особового складу, які передбачають експертизу через 75 років з наступним відбиранням певної її частини на постійне зберігання.
Групу документів тимчасового зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності;
б) визначення складу документів, що відповідають профілю конкретного державного архіву, обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчу документацію приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію – до фонду установи-автора документа; статистичну документацію – до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, щодо діяльності конкретних установ – до фондів цих установ.
в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.
Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю, отже – забезпечення повноцінного формування Національною архівного фонду за принципом: при найменшому фізичному обсязі документів – найбільша інформаційна наповненість.
Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об’єктивності, історизму, всебічності, комплексності. Принцип об’єктивності передбачає оцінку документів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів (фондоутворювачів), юридичної сили документів та їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів), явища, події, процеси, відображені в документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності та комплексності передбачає вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів) та документів, що вони склали, не ізольовано, а у складі певних комплексів, з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).
Застосування цих принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документів, установити їх науково-історичне та суспільне значення.
При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критерії цінності документів, тобто систему науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.
До критеріїв походження належать функціонально-цільове призначення установи (особлива роль і типовий характер), значення особи в житті суспільства (особлива роль, типовий представник, учасник певного процесу чи події), час і місце створення документів. Повнота відображення в документах явищ, подій і процесів історичної дійсності, визначальних періодів у історії держави, суспільства зумовлює цінність відомостей, що містяться в них. Суттєве значення має час і місце створення документів: чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії, бо як “уламок” своєї епохи несе певну інформацію про цей період.
До критеріїв змісту належать особливості документної інформації (унікальність, типовість), її повторюваність в інших документах, цільове призначення, юридична сила, автентичність, вид документів. Основним критерієм цінності змісту документів, що складає сукупність зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси, є значущість його інформації. Чим вагоміший зміст, тим цінніший документ.
В ході експертизи звертають увагу на цільове призначення документів. Кожний документ створюють з певною метою, насамперед для передавання інформації не тільки між адресантом і адресатом чи поширення в суспільстві, а й для наступних поколінь.
Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних фондів. Цей критерій застосовують переважно за відсутності оригіналу документа, коли на державне-зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Наприклад, у фонді втрачено оригінали наказів організації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цпх наказів у структурних підрозділах, формують з них у встановленому порядку справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові до опису. Діє цей критерій і за відсутності оригіналів документів у фонді організації. Тоді їх замінюють засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.
Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їх відсутності – юридично засвідчених копій, а за їх відсутності – незасвідчених копій. До критеріїв зовнішніх особливостей документів належать наявність резолюцій, віз, позначок на документі, зовнішній вигляд і оформлення документу, форма передавання змісту, засвідчення і оформлення документів (в тому числі художні, палеографічні, мовні та інші особливості, фізичний стан документів). Якщо основний документ має поганий фізичний стан, то залишають на зберігання його копію або інші документи, де основна інформація повторюється.
§2. Діяльність експертних комісій
Розгляд питань, пов’язаних з формуванням НАФ, зокрема науково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності документів належить до компетенції таких експертних комісій:
· Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву України (ЦЕПК);
· експертно-перевірних комісій (ЕПК) центральних і галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек;
· експертних комісій (ЕК) архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад архівних підрозділів; органів державної влади, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ і організацій усіх форм власності; архівів (архівних підрозділів) об’єднань громадян.
Діяльність експертних комісій кожної архівної установи регулюється положеннями про них, розробленими на основі типового положення. У комплексі вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.
Склад експертних комісій всіх рівнів формують з досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їх складу на постійній основі. Головами експертних комісій призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.
Рішення експертних комісій та норми архівного законодавства складають організаційно-правову основу формування НАФ.
Право остаточного вирішення питань відбору документів на зберігання та до знищення надається експертно-перевіриим комісіям. Рішення експертної комісії щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів з нього може бути представлене на перегляд експертно-перевірною комісією, а у випадку відмови або незгоди – Центральною експертно-перевірною комісією, її рішення щодо цього питання може бути оскаржене лише в судовому порядку.
Підготовка до експертизи цінності документів розпочинається з вивчення історії (для особи – життєвого та творчого шляху) фондоутворювача та фонду, його місця і ролі у суспільстві, а також складу і змісту документів.
Безпосередня експертиза цінності документів здійснюється поетапно з метою встановлення наявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ; відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього внесення їх до НАФ; визначення можливості приймання на державне зберігання документів НАФ; уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів НАФ.
Експертиза цінності документів конкретних фондоутворювачів з метою віднесення до НАФ здійснюється експертно-перевірними комісіями державних архівів одночасно із встановленням конкретного кола джерел формування НАФ та висновків співробітників державного архіву за результатами попереднього експертного огляду документів у приватних архівних зібраннях за місцем їх зберігання. Основним критерієм на цьому етапі є критерій походження.
Експертиза цінності фондів, їх частин та окремих документів з метою внесення до НАФ, визначення цінності фондів і документів, а також виділення до знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню, здійснюється у діловодстві установ, в архіві (архівному підрозділі) установи, безпосередньо за місцем зберігання приватного архівного зібрання; в державних архівах. Основним критерієм на цьому етапі є зміст і зовнішні особливості документів.
Проведення експертизи у діловодстві установ спирається на результати детального вивчення напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централізоване, децентралізоване, змішане), а також складу документації.
В архіві (архівному підрозділі) установи експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічного опрацювання документів даної організації. Її метою є виявлення дублетної документації.
В державних архівах експертиза цінності здійснюється під час первинного розбирання документів особового походження та документів громадських, релігійних організацій, політичних партій і рухів; наукового описування документів у процесі їх упорядкування та перероблення недосконало укладених архівних описів; як вид самостійної роботи (цільова експертиза). Цільова експертиза здійснюється за наявності у фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшому зберіганню і проводиться комплексно з метою ліквідації дублетності, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять до даної системи установ і організацій.
Під час проведення експертизи визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків та затвердженої номенклатури справ на поточний рік.
Після формування справ, складання їх заголовків та описів прав на документи постійного, тривалого зберігання і з особового складу оформлюють результати експертизи цінності. На цьому етапі укладають описи документів постійного зберігання, описи документів з особового складу; акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; акти про повернення документів власнику, акти про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву. Акти і описи подаються на розгляд, погодження і затвердження в установленому порядку. Після розгляду акта на засіданні експертно-перевірної комісії та затвердження його керівництвом, погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією документи передаються до знищення. Не підлягають виділенню до знищення унікальні документи та документи Національного архівного фонду, утворені до 1946 р. включно.
§3. Переліки документів
При проведенні експертизи цінності документів застосовують переліки документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів. Вони сприяють організації документів та якісному поповненню Національного архівного фонду.
Переліки бувають міжвідомчі – для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств; відомчі – для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства; конкретні – для кожної організації (за відсутності відповідного відомчого переліку).
Зазначені в переліках строки зберігання обов’язкові для всіх установ і організацій в Україні. Жодна установа, організація і підприємство не мають права ці строки зменшувати. Подовження строків зберігання документів можливе з подання організації експертною комісією архівної установи.
Переліки структуровано за основними напрямами діяльності організацій незалежно від їх статусу в ієрархічній системі управління і галузевої належності, а в межах її – за функціональним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожний напрямок діяльності відповідає окремому розділові переліку.
Структура типового переліку така:
І. Документи, що утворюються в управлінській діяльності: організація системи управління; прогнозування, планування ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова політика; облік та звітність; організація використання трудових ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток населення; науково-інформаційна діяльність; економічне, науково-технічне і культурне співробітництво з зарубіжними країнами; матеріально-технічне постачання; адміністративно-господарське обслуговування; діяльність громадських організації.
II. Документи, що створюються в науково-технічній та виробничій сфері: науково-дослідна і конструкторська робота; винахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота; проектування, будівництво, реконструкція; виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона навколишнього середовища; автоматизовані системи.
Перший у незалежній Україні міжвідомчий перелік “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” (К., 1997) склав основу для визначення строків зберігання документів та відбору їх для внесення до НАФ або до знищення документів. Він охоплює всі документи, що утворюються в процесі однотипних управлінських функцій органів державної влади, місцевого самоврядування та інших установ, організацій і підприємств (частина І), а також документи, що утворилися в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств всіх форм власності (частина II).
Прикладом відомчого є “Перелік документів, які утворюються в діяльності Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням термінів зберігання” (К., 1996). Схема його організації, співпадаючи в багатьох позиціях зі схемою типового переліку, відображує специфічні для банківської системи напрями діяльності.
Обчислення строків зберігання документів проводять з 1 січня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1999 р., обчислюється з 1 січня 2000 р. Строки зберігання науково-технічної документації вираховують з 1 січня того року, який наступає за роком закінчення розробки теми чи проекту. Для документів, яким встановлено термін “75 р. – В” розрахунок часу зберігання встановлюють через віднімання числа, що відповідає віку працівника на час звільнення, від 75. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню 75–25=50 (років). Примітка “доки не мине потреба” означає, що документи мають тривале практичне значення і зберігаються не менше 10 років.
Інші примітки (“На державне зберігання не надходить. Зберігаються в організаціях”; “За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення”; “Після закінчення строку договору” тощо), що застосовуються в переліках, лише коментують порядок зберігання документів. Позначка “ЕПК”, яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів документів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи цінності вони вносяться до НАФ.
Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укладають абетковий та предметний покажчик на види і різновиди документів з посиланням на конкретні статті.
Підготовка переліку – складний, тривалий (в кілька років) і відповідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві науково-дослідні інститути або спеціально створені з цією метою при центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До складу їх входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці.
Перелік рецензують всередині системи, розглядають експертно-перевірні комісії міністерства або відомства, потім – ЦЕПК Держкомархіву. Після цього його затверджує керівництво, тиражують і вводять у дію.
§4. Комплектування державного архіву
Комплектування державного архіву – це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з вивчення джерел комплектування – юридичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів НАФ (або віднесених до НАФ), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов’язковому порядку або на підставі угоди. Для цього укладаються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонують в зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають віднесенню до НАФ. Такі списки поділяються на список установ-джерел формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування (список №2).
На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладається список джерел комплектування – складений відповідно до профілю архіву перелік установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов’язані передавати на державне зберігання до архівів у визначені строки на підставі вимог чинного законодавства чи угод між власником і архівом документи НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього (список №1).
На державне зберігання документи НАФ передають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені до джерел комплектування архіву. Склад недержавних установ – джерел комплектування архіву визначається архівами спільно з власниками після укладання відповідних угод про передавання документів на правах державної власності.
Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнення списків установ-джерел комплектування. Підставами для внесення уточнень і змін до списків установ та їх перескладання є вказівки Держкомархіву, рішення експертних комісій відповідного державного архіву; створення або ліквідація окремих установ, зміна функцій або масштабу їх діяльності, зміна підпорядкування установ; перехід установи під контроль іншого державного архіву; зміна порядку комплектування державного архіву документами даної установи.
Водночас державні архіви здійснюють заходи щодо виявлення джерел поповнення НАФ та комплектування документами архівної україніки. Державний архів веде допоміжні списки джерел такого комплектування (фондоутворювачів, власників, їхніх адрес, адрес зберігання документів), формує наглядом справи, укладає картки централізованого державного обліку документів архівної україніки.
Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Держкомархів покладено функції контролю щодо цієї роботи. Такі само функції мають державні архіви областей щодо своїх відділів, районних та міських державних архівів.
Документи установ – джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній та вибірковій. Повна форма приймання передбачає приймання всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова форма передбачає приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду – джерел комплектування групового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) від конкретного фондоутворювача-джерела комплектування повидового вибіркового приймання. Для документів особового походження повна і вибіркова форма приймання застосовується з урахуванням критерію значущості особи-фондоутворювача.
Державні установи – джерела комплектування тимчасово зберігають документи НАФ у своїх архівних підрозділах. Приймання документів НАФ від державних установ – джерел комплектування здійснюється після закінчення таких строків:
· документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Центральної Виборчої Комісії, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій – 15 років;
· документи Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій, обласних судів і прокуратур – 10 років;
· документи районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій, районних і міських судів і прокуратур, а також сільськогосподарських підприємств – 5 років;
· записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи, господарські книги – 75 років;
· науково-технічна документація – 25 років;
· аудіовізуальні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ – 3 роки після закінчення копіювання;
· електронні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ – 5 років;
· аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу управлінської документації, – впродовж строків, передбачених для зберігання управлінської документації в архівних підрозділах відповідних фондоутворювачів;
· аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу науково-технічної документації, – впродовж строків, передбачених для науково-технічної документації.
Документи недержавних установ – джерел комплектування впродовж строків тимчасового зберігання зберігаються в архівних підрозділах власників або в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що зберігаються в архівних підрозділах власників – суб’єктів підприємницької діяльності, передаються до державних архівів після закінчення строків тимчасового зберігання, документи громадських об’єднань і релігійних організацій – щорічно або в строки, визначені угодами.
Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змішаної форми власності – джерел комплектування, у статутному капіталі яких частка державної власності є переважною, зберігаються в своїх архівних підрозділах впродовж строків, передбачених для зберігання аналогічних документів в архівних підрозділах державних установ.
Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву за графіками, затвердженими державним архівом і погодженими з керівниками установ-джерел комплектування. Архівам зі значною кількістю джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2 – 3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Важливе значення при цьому має повноцінне представлення в складі фондів архіву всіх галузей народного господарства, науки і культури.
Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими описами. Разом з документами передаються три примірники описів, у тому числі контрольний примірник, та довідковий апарат до них. Четвертий примірник опису разом з примірником акту приймання-передавання залишається в установі.
Приймання документів на постійне зберігання від недержавних установ – джерел комплектування здійснюється, як правило, безкоштовно (дарування, наслідування) відповідно до умов угоди. Приймання-передавання документів особового походження відбувається на підставі рішення експертно-перевірної комісії архіву після затвердження опису первинного розбирання та акту приймання-передавання (у разі дарування, приймання документів за заповітом чи як безгосподарного майна). Приймання науково-технічних, аудіовізуальних та електронних документів на постійне зберігання здійснюється за наявності в архіві технічних можливостей забезпечення їх збереженості.
Заходи, пов’язані із реституцією документів, що зберігаються за кордоном, архів погоджує з Держкомархівом. Приймання документів архівної україніки здійснюється на підставі міжнародних угод про співробітництво; угод між власниками документів та архівом щодо дарування оригіналів документів або їх копій, обміну копіями, купівлі-продажу оригіналів документів; заповіту або в якийсь інший законний спосіб.
Тимчасове зберігання архівних документів відбувається впродовж певного нормативно визначеного для кожного виду документів проміжку часу.
У разі ліквідації установи – джерела комплектування державного архіву її документи впродовж строків тимчасового зберігання зберігає правонаступник, а після їх закінчення документи НАФ передаються до державних архівів на загальних засадах. Документи тимчасового зберігання ліквідованих установ (внесених і не внесених до джерел комплектування державного архіву), строки зберігання яких вичерпано, виділяються до знищення, документи, строки зберігання яких не вичерпано, зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення строків зберігання.
Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано; упорядкування документів тривалого і постійного зберігання та передавання їх до відповідних архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія.
Від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України, ефективність його використання.
§5. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду
З метою встановлення правового статусу документів, підтвердження права власності на них та забезпечення державного контролю за їх збереженістю Держкомархів та уповноважені ним державні архівні установи здійснюють державну реєстрацію документів НАФ.
Державній реєстрації підлягають документи, що віднесені експертизою їх цінності до НАФ, незалежно від місця їх зберігання та права власності на них. Факт реєстрації засвідчується в реєстраційному свідоцтві, яке може оформлятися на окремий документ, групу чи комплекс документів. Його отримують усі архіви та фізичні особи (громадяни), що зберігають документи НАФ. У свідоцтві зазначається сумарна кількість взятих на державний облік документів НАФ, які на момент реєстрації зберігаються в сховищах архівів або у приватному зібранні. Чинність свідоцтва поширюється на всі документи НАФ, що надходитимуть до цих архівів і приватних архівних зібрань, з моменту державної реєстрації. У разі зміни кількості і стану документів внаслідок проведення внутріархівних робіт реєстраційне свідоцтво не переоформлюється. Про видачу реєстраційного свідоцтва робиться запис у книзі державної реєстрації документів.