ІСТОРІЯ АРХІВНОЇ СПРАВИ В УКРАЇНІ 11 страница

Документний рівень організації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюється за такими ознаками:

· хронологічною – за датами документів;

· предметною (тематичною) – за змістом документів;

· номінальною – за видами документів;

· кореспондентською – назвами адресатів або адресантів;

· географічною – за історичними регіонами, адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з якими пов’язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти;

· авторською – за назвами підприємств, установ і організацій, прізвищами та іменами осіб – авторів документів.

Як правило, документи групуються (систематизуються) не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забезпечує внутрішню організацію кожного з документів.

Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов’язані між собою і доповнюють один одного. Обов’язковою вимогою до всіх етапів організації архівних документів є її здійснення за науково-обгрунтованими ознаками з урахуванням особливостей документів і характеру діяльності фондоутворювача.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Назвіть і охарактеризуйте рівні організації архівних документів.

2. Що таке фондування і яке його призначення?

3. Які основні ознаки самостійності фондоутворювача?

4. Які чинники впливають на визначення хронологічних меж архівного фонду?

5. У чому полягає організація архівних документів на рінні системи архівних установ?

6. Як відбувається організація документів на рівні архівного фонду?

7. Як здійснюється організація спеціальних видів архівних документів у межах нефондових комплексів?

8. За якими ознаками здійснюється систематизація документів на рівні справи?