Правила написання тексту документа
План
ВИМОГИ ДО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА
3)
2)
1)
Відділ стандартизації Головному технологові
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА п. Ігнатову С.Ф.
25.09.01 № 61/123
Про подання матеріалів
до проекту СТП
Прошу в термін до 25 жовтня 2001р. подати до віділу стандарти-зації /ВС/ перелік фрез, що використовуються на підприємстві для занесення до стандарту підприємства “Інструмент різальний. Фрези. Посібник з вибору”.
Начальник ВС (підпис) О.К. Васильченко
Профком заводу Заступникові директора
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА заводу “Полімер”
20.12.01 № 11 п. Кравчуку С.П.
Про оздоровлення
дітей працівників
Профком заводу “Полімер” підготував пропозиції щодо оздоров-лення дітей працівників заводу. Для здійснення розробленої програми необхідно провести часткову реконструкцію заводського профілак-торію. Цю роботу може виконати БМУ-7.
Прошу узгодити це питання з керівництвом БМУ-7.
Голова профкому (підпис) О.О. Савчук
Цех №3 Директорові заводу “Верстат”
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА п. Антонову І.Г.
07.11.97 №34-15/123
Про порушення
виробничої дисципліни
5 листопада 2001 р. на складі готової продукції цеху № 3 виникла пожежа, яку вдалося ліквідувати власними силами.
Пожежу спричинило коротке замикання, що сталося в резуль-таті грубого порушення правил техніки безпеки електриком Ковальчу-ком Г.П. Г.П. Ковальчук раніше теж порушував виробничу дисципліну і правила техніки безпеки, за що мав стягнення.
Вважаю за необхідне вжити до Г.П. Ковальчука більш суворих заходів дисциплінарної відповідальності.
Начальник цеху № 3 (підпис) С.С. Петров
8. Проаналізуйте композицію текстів документів, які наве-дені у вправі 7. Дайте характеристику кожній частині.
Розділ VI
1. Визначення поняття “текст”, вимоги до тексту
2. Правила написання тексту документа
1. Визначення поняття “текст”
Текст – головний реквізит документа, який має чітко й пере-конливо викладати причину й мету його написання, відображувати справжній стан речей.
Термін текст (textum) – латинського походження і перекладається як “тканина, сплетіння, з΄єднання”. У мовознавстві існує декілька визначень цього поняття. Але більшість вчених вважає, що текст – це мовний витвір, який складається із сукупності речень, послідовно об΄єднаних змістом, темою, засобами зв΄язку і побудований за прави-лами певної мовної системи.
У сучасному справочинстві сформувалися наступні загальні вимо-ги до тексту:
- достовірність та об΄єктивність інформації;
- повнота і точність;
- стислість і переконливість.
Достовірним вважається текст документа тоді, коли викладені в ньому факти відображують реальний стан речей.
Обєктивність змісту документа проявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів, які відповідають нормам чинного законодавства.
Службові папери оформляють переважно від імені юридичної особи (установи або її структурного підрозділу), тому особистий момент в оцінці фактів, подій, не повинен бути. Повна об΄єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю суб΄єктивно-оцінних моментів у викладі інформації.
Повним називають такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Точність опису і якість викладу – це дві пов΄язані між собою вимоги до тексту. Точність мовлення може бути за умови знання предмета мовлення, точного добору потрібних слів, правильного користування термінами, синонімами, омонімами, невживанням вузько-відомчої лексики.
Переконливість викладу інформації в тексті забезпечується об-ґрунтуванням висловленої в документах думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим вважається текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, що викладені у документі.
Стислим є текст, у якому відсутні зайви слова та смислові повтори.
Готуючи текст документа, варто дотримуватися наступних мовних правил:
1) Тексти документів великого обсягу треба ділити на розділи, підрозділи, пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами.
1. Розділ (глава),
1.1. Підрозділ.
1.1.1. Пункт.
1.1.1.1. Підпункт.
Абзаци в середині пунктів не нумеруються.
2) Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широ-
кому загалу і відповідали нормам літературної мови.
3) Від першої особи викладати текст у таких документах, як:
а) автобіографія (Я, … народилася, … навчаюся …);
б) заява (Прошу зарахувати …, працюю на посаді …);
в) наказ (Наказую …);
г) скарга (Звертаюся до …, я повідомляв …);
д) службова записка (Доводжу до …, Вважаю, що …).
4) Від третьої особи викладати текст у таких документах, як:
а) акт (Комісія пропонує … дійшла висновку …);
б) трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує, а ВИКО-НАВЕЦЬ зобов΄язується …);
в) інструкція (АТ “Довіра” встановлює …, кожен акціонер стає …);
г) запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує…).
5)Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і син-таксичних конструкцій та суб΄єктивного ставлення до фактів, що викла-даються. Тон службового документа має бути нейтральним.
6) Не вживати в тексті іншомовні слова, якщо є українські відпо-відники.
7)Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочен-ня та абревіатури, які пишуться у справочинстві за загальними пра-вилами:
а) складноскорочені слова (профком – профспілковий комітет, завуч – завідувач учбової частини та ін.);
б) ініціальні скорочення (НРУ – Народний Рух України), неп – нова економічна політика та ін.);
в) графічні скорочення слів (м. – місто, ім. – імені, обл. – область, проф. – професор).
8) Уникати вживання скорочених назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; знаків %, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.
9) Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв´язків між фактами, подіями чи явищами, треба викла-дати їх у зв´язній черговості здійснення, використовуючи необхідні слова: у першу чергу, насамперед, спочатку, одночасно, водночас, потім, після, далі та ін.
10) Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, “канце-ляризмам”.
11) Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до …, у зв´язку з …, згідно з …, з метою і ін. Наприклад: Відповідно до попередньої домовленості … . У зв´язку з певними обставинами….
12) Дієприслівникові звороти вживати на початку речення. На-приклад: Враховуючи ситуацію, що склалася, … .
13) Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: ша-новний, вельмишановний, високошановний, з повагаю, з пошаною.
14) Уживати інфінітивні конструкції типу: створити комісію, надати відпустку … .
15) Замінювати активну форму пасивною для пом´якшення тону висловлювання: Наприрклад: Ви не виконали вимог інструкції, або Вами не виконані вимоги інструкції. Активну форму вживати лише тоді, коли треба вказати на конкретного виконавця. Наприклад: Ви не відповіли на лист.
Виконання даних вимог робить документ дієвим і ефективним.
Контрольні питання
1. Що таке текст ?
2. Які вимоги ставляться до тексту ? Арґументуйте кожну з них ?
3. Яких мовних правил слід дотримуватися під час складання документів ?
4. Які скорочення бажано вживати в текстах документів ?
5. Які документи викладаються від третьої особи ? Поясніть свою думку ?