ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Основные элементы структурирования таблиц.

Понятие структуры и структурирования таблиц.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

ТЕМА 6.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Создать новую книгу, в которой должно быть десять листов.

2. Скопировать таблицу с листа «Расчеты» (лабораторная работа 2) на пять листов новой книги.

3. На листе 1 новой книги определить три банка с максимальным суммарным вкладом в $. Лист назвать 3 банка.

4. На листе 2 найти 5 вкладчиков по всем банкам и филиалам, имеющих минимальный вклад в грн. Лист назвать 5 вкладчиков.

5. На листе 3 показать вкладчиков, имеющих вклады в филиале «Ленинский» разных банков. Лист переименовать на «Ленинский».

6. На листе 4, используя расширенный фильтр, по одному из банков отобрать вкладчиков, имеющих вклады в филиале «Киевский», размер вкладов которых больше 2800 грн. Лист назвать «Киевский».

7. На листе 5 отобрать по всем банкам вкладчиков, первоначальная сумма вклада которых больше 2000 грн. Переименовать лист на «больше 2000».

8. На листы 6- 10 скопировать данные по любым двум банкам

9. На листе 6 (назвать его «Два банка») отобрать вкладчиков, на счет которых поступило больше 1500 грн. и снято меньше 1000 грн.

10. На листе 7 отобрать вкладчиков, имеющих вклады в одном из банков. Переименовать лист на «Один банк».

11. На листе 8 отобрать вкладчиков, срок вклада которых больше 2 лет или меньше 4 лет. Назвать лист «Срок вклада».

12. На листе 9, используя расширенный фильтр, отобрать вкладчиков, имеющих вклады в филиалах «Киевский» и «Куйбышевский»

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Что мы понимаем под списком?

2. Назовите основные элементы списка.

3. Что подразумеваем под записью и что такое поле?

4. Назовите принципы построения списков?

5. Какие операции можно выполнять над списками.

6. Назначение команды Сортировать.

7. Что такое ключ сортировки?

8. Назовите приоритеты сортировки

9. Назовите способы сортировки.

10. Назначение команды Форма.

11. Как с помощью команды Форма можно добавлять записи в список?

12. Технология отбора данных по Критерию в команде Форма.

13. Как осуществляется проверка вводимых условий с помощью команды Форма?

14. Назначение команды Автофильтр. Ее преимущества и недостатки.

15. Особенности команды Автофильтр.

16. Преимущества и недостатки команды Расширенный автофильтр.

17. Как задаются условия отбора данных из списка в Расширенном автофильтре.

СТРУКТУРИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Структурирование заключается в распределении данных по уровням иерархической структуры. Путем отмены/восстановления отображения уровней можно добиться представления на экране только необходимой информации. Структурирование позволяет значительно упростить работу с содержащимися в таблице данными.

Разбиение на уровни структуры может выполняться как по горизонтали, так и по вертикали. На первом уровне структуры обычно находятся итоговые данные по объекту, на втором – итоговые данные подобъекта, а на третьем – данные о каждом элементе объекта.

Данные первого уровня нельзя скрыть.

Наиболее простой способ создания иерархической структуры таблицы заключается в применении функции автоматического структурирования. В этом случае уровни структуры должны изначально быть «заложены» при построении таблицы. Чтобы можно было автоматически создать структуру таблицы, достаточно разместить указатель ячейки внутри таблицы. В результате программа Excel определит, что эту таблицу нужно структурировать. Если структурируемая таблица содержит большое количество пустых строк, следует маркировать диапазон ячеек, который должен быть разбит на уровни структуры.

После указанной структурируемой области надлежит активизировать Данные – Группа и структура – Создать структуру – в открывшемся подменю команду Автоструктура. В результате выполнения автоструктуры на экране отобразятся все уровни структуры. Слева от заголовков столбцов появятся кнопки с номерами уровней структуры, позволяющие отображать и скрывать соответствующие уровни. Линейки уровней слева от заголовков строк показывают, какие группы охватывает каждый уровень структуры. Один уровень структуры может включать несколько групп. Значения, которые не могут быть разбиты на уровни, обозначаются точками.

В Excel можно создать до восьми уровней иерархической структуры. Для отмены/восстановления отображения уровней структуры предназначены символы структуры: номера уровне – 1, 2, 3 …; линейка уровня; знак «-« (минус) – предназначен для восстановления отображения скрытого элемента структуры; …. – отдельные значения.

Если уровень структуры содержит несколько групп, можно скрыть как весь уровень, так и отдельные уровни. Чтобы скрыть одну из групп уровня , следует выполнить щелчок на соответствующей кнопке со знаком минус. В результате щелчка на кнопке с номером уровня удаляются с экрана все более низкие уровни. Если уровень содержит только одну группу, скрыть более низкие уровни можно, щелкнув на соответствующей кнопке со знаком минус. После отмены отображения уровня или группы в левой (или в верхней) части окна появляется кнопка со знаком плюс, предназначенная для восстановления отображения скрытого элемента структуры.

Путем отмены/возобновления показа уровней структуры можно отображать только необходимые данные таблицы.

3. Команда Итоги: назначение, технология выполнения, особенности работы с командой.

Команда Итоги помогает упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации. Она также применяется вывода итоговой суммы в верхней или нижней части списка и облегчает суммирование числовых столбцов. Кроме того, эта команда отображает список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы простыми щелчками мыши.

Технология включения промежуточных итогов в список производится так:

- организовать список так, чтобы записи каждой группы следовали в нем подряд: отсортировать список по тому полю, на котором основы группы ( по наименованию материала, фамилии и т.д.);

- стать на таблицу и выполнить команду Данные – Итоги – открывается диалоговое окно Промежуточные итоги;

- выберите из раскрывающегося списка При каждом изменении в группу, для которой определяются промежуточные итоги. Это должен быть тот же столбец, по которому сортировался список;

- выберите из списка Операция статистическую функцию, которая будет использоваться для вычисления промежуточного итога (чаще СУММ, КОЛ-ВО значений, СРЕДНЕЕ, МАКСИМУМ, МИНИМУМ, ПРОИЗВЕДЕНИЕ и др.);

- выберите из списка Добавить итоги по столбец или столбцы для расчета промежуточного итога. Установка некоторых флажков позволяет вычислить итоги по нескольким столбцам, однако, не надо забывать снимать ненужные флажки – ОК.

Экран вместе с промежуточными итогами, символами структуры и общей суммой принимает следующий вид:

Чтобы отменить структуру и Промежуточные итого необходимо в окне диалога Промежуточные итоги нажать на кнопку Убрать все.

1. Создать новую книгу под названием «Форма».

2. На листе 1 создать структуру таблицы для трех банков: Аваль, Проминвестбанк, Приватбанк:

Данные в таблицу скопировать из таблиц, созданных в лабораторных работах 1–3.

3. На листе 1 с помощью формы добавить две записи для банка Аваль:

Аваль Куйбышевский Казаков пенсионный 6 лет 3200 1000 720

Аваль Буденовский Кузнецов льготный 4 года 2750 1200 1000

4. Отсортировать таблицу по графе «Срок вклада».

5. Скопировать данную таблицу на листы 2-10.

6. На листе 2 найти общую сумму по истечении срока в грн. и в Евро для каждого банка. Добавить к этим итогам средние суммы по истечении срока в $ для каждого банка.

7. На отдельном листе построить диаграмму вкладов по истечении срока в грн. и в Евро по трем банкам. Лист назвать «Диаграмма».

8. На листе 3 найти общую сумму по истечении срока в $ по каждому филиалу. Построить диаграмму. Расположить ее на листе вместе с таблицей.

9. На листе 4 найти сумму по истечении срока в $ и в Евро по каждому вкладчику. Анализ поступлений выполнить с помощью гистограммы.

10. На листе 5 с помощью формы отобрать по банку «Проминвест» вклады сроком больше 4 лет.

11. На листе 5 с помощью формы показать данные по вкладчику Иванову.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. В чем заключается структурирование таблицы?

2. Как осуществляется разбиение на уровни таблицы.

3. Данные, какого уровня нельзя скрыть.

4. Как осуществляется автоматическое структурирование?

5. Что позволяет выполнять знак «_» и знак «+»?

6. Как обозначаются данные самого низшего уровня?

7. Назовите назначение команды Итоги.

8. Какое обязательное условие для выполнения команды Итоги.

9. Как запустить команду Итоги.

10. С помощью какого инструмента отображаются структурные уровни данных.

11. Какие статистические функции можно применять для определения Промежуточных итогов.

12. Как изменить статистическую функцию для определения Промежуточных итогов.

13. Как избавиться от структурирования таблицы.

14. Как отменить Промежуточные итоги.