Операции со списками. Сортировка списков. Работа с командой Форма.

Сортировка базы данных (списков) приводит к переупорядочению данных в ней для того, чтобы обеспечить определенный порядок записей. Необходимо указать, какие записи в БД должны быть отсортированы, и затем определить ключ сортировки или ключи, по которым следует произвести сортировку. Ключами являются одно или несколько полей, по которым должна быть произведена сортировка. При выполнении этой команды не следует выделять строку с именами полей вместе с остальными данными. Это значит, что в Excel можно отсортировать любые данные, а не только базу данных. После задания команды Сортировка каждая запись (которая может быть введена в строку или столбец) будет перемещена на новое место в пределах указанного диапазона с учетом ключевых полей.

Существует несколько способов отсортировать сформированную БД и технология заключается в следующем:

- выделить диапазон ячеек для сортировки;

- выполнить Данные – Сортировать – установить ключи сортировки в окне – ОК (см. рисунок).

Ключ сортировки определяется столбцом, содержащим поле, по которому должна быть произведена сортировка. После определения ключа сортировки следует указать порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию ( в прямом алфавитном порядке от А до Z либо от А до Я – по возрастанию, либо от Z до A и от Я до А – по убыванию).

Элементы поля, по которому производится сортировка, могут начинаться не только с буквы, но и с цифры, символа и, кроме того, могут быть и логические значения, и ошибочные значения, и пустые ячейки. В Excel предусмотрен определенный порядок элементов при сортировке для всех этих случаев.

Порядок сортировки по возрастанию:

1. Числа – от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного, затем дата и время от самых ранних значений до самых поздних.

2. Текстовые значения – сначала числа, введенные в тексте, затем обычный текст.

3. Логические значения – сначала ЛОЖЬ, затем ИСТИНА.

4. Ошибочные значения – в таком порядке, в каком они располагались до сортировки.

5. Пустые ячейки.

Сортировка по убыванию расставляет значения в порядке, обратном порядку возрастания, однако и в том, и в другом случае пустые ячейки сортируются в последнюю очередь.

Сортировать списки можно также с помощью кнопок на ПИ

Для облегчения обработки данных в списках в Excel имеется команда Данные – Форма, предназначенная для добавления, удаления и поиска записей. При ее выполнении появляется окно диалога с полями из списка пользователя и несколькими управляющими кнопками:

По умолчанию в окне выводится первая запись, но вертикальная полоса прокрутки позволяет перейти к остальным записям. Excel добавляет новые записи в конец списка; чтобы вызвать пустую запись необходимо прокрутить список до конца или нажать кнопку Добавить.

При вводе данных возможны ошибки и поэтому необходимо осуществлять проверку вводимых данных. Критерий правильности ввода для определенного диапазона ячеек задается следующим образом:

1. Выделите ячейки столбца, для которого устанавливается проверка ввода. В выделенный диапазон должны войти как ячейки с данными, так и нижние пустые ячейки, куда будут вводиться новые записи.

2. Выполните команду Дата – Проверка – открывается окно диалога:

Перейдите на вкладку Параметры.

3. В области Условие проверки выберите формат значений в выделенных ячейках из списка Тип данных. В списке содержаться следующие значения: Любое значение; Целое число; Действительное; Список; Дата; Время; Длина текста; и Другой. При выборе значения из списка Тип данных внизу появляются дополнительные текстовые поля для ввода дополнительных условий или ограничений – скажем минимального или максимального допустимого значения

4. Перейти на вкладку Сообщение для ввода:

В этом окне активизируйте флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей, чтобы при выделении ячеек на экране появлялось специальное сообщение.

5. В поле Сообщение введите текст, который должен выводиться в подсказке при выделении пользователем ячейки, для которой установлен критерий проверки. Заполнение этого поля необязательно, однако оно поможет пользователю догадаться об ограничениях ввода до того, как будет сделана ошибка.

6. Перейти на вкладку Сообщение об ошибке:

В этом окне установить флажок Выводить сообщение об ошибке, чтобы задать тип сообщения об ошибке, которое должно отображаться Excel при вводе в ячейку недопустимой информации. Из раскрывающегося списка Вид необходимо выбрать нужное значение: Остановка для блокировки, Предупреждение для выдачи или Сообщение для выдачи сообщения с продолжением ввода.

7. В поле Сообщение введите текст, который должен выводится при вводе пользователем неверных данных, например:» В этом листе хранятся данные только по продажам и т.д.» Закрыть окно – ОК.

3. Команда Автофильтр: назначение, технология выполнения, особенности работы с командой.

При решении экономических задач иногда возникает необходимость временно скрыть все записи в списке кроме тех, которые удовлетворяют некоторому критерию; для этого применяется команда Данные – Фильтр – Автофильтр. Эта команда помещает в верхней ячейке каждого столбца раскрывающийся список.

Выбрав из списка Первые 10 можно выполнить отбор данных либо наибольших

либо наименьших из элементов списка

В результате отбора элементы списка не входящие в условие будут скрыты (нумерация строк поменяет цвет).

Выбрав из раскрывающегося списка Условие - можно задать пользовательский автофильтр:

Excel скрывает все записи, не удовлетворяющие указанному критерию и выделяет стрелку активного фильтра.

Чтобы отобразить снова все записи, не выходя из режима автофильтра, следует выполнить команду Данные – Фильтр – Показать все.

Удаление раскрывающихся списков автофильтра производится выключением режима Автофильтр в подменю Фильтр.

4. Команда Расширенный фильтр: назначение, технология выполнения, особенности работы с командой.

При применении расширенного фильтра критерии фильтрации задаются в рабочем листе. В этом случае в диалоговом окне при активизации функции расширенного фильтра указывается диапазон ячеек, который содержит используемые в качестве критериев данные.

Расширенный автофильтр позволяет отобрать данные из списка (исходная таблица) по условию, представленному в таблице (таблица условий) и полученные данные также представить в таблице (результирующая таблица).

Технология работы с расширенным фильтром:

- создаем базу данных;

- строим таблицу условий с указанием условий отбора;

- проектируем таблицу для внесения отобранных данных;

- стать на таблицу 1 и выполнить Данные – Фильтр – Расширенный автофильтр – в появившемся окне указать диапазоны исходных данных и условий, а затем указать диапазон новой таблицы, т.е. активизировать Скопировать результат в другое место:

Выполнить активизацию условия Только уникальные записи - ОК.