Особенности учетных регистров

Синтетические и большинство аналитических учетных регист­ров отражают обобщенную информацию по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета. Поэтому при их формировании любая автоматизированная система бухгалтерского учета обеспечивает выполнение специальной процедуры обобщения учетных данных.

Обобщение учетных данных - это получение итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам и аналитическим счетам. По объ­ектам аналитического учета, для которых предусмотрен количест­венный учет, итоги оборотов и остатки рассчитываются также в натуральном выражении. Если система ведет и валютный учет, то итоги оборотов и остатки могут рассчитываться по каждой валю­те отдельно:

- в иностранной валюте;

- в эквива­ленте национальной валюты.

Обобщение данных в системах компьютерного учета может вы­полняться;

- в автоматическом режиме;

- по запросу пользо­вателя.

Учетные регистры в автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета представляются в виде стандарт­ных отчетов.

За учетными регистрами, как и в условиях ручной технологии, сохраняется функция обобщенного представления бухгалтерской информации. Это позволяет бухгалтеру на протяжении отчетного периода:

- анализировать информацию в различных разрезах;

- осу­ществлять поиск ошибок;

- быстро находить интересующую ин­формацию;

- вести контроль учетного процесса.

Вместе с тем, технология формирования учетных регистров и форма их представления в автоматизированных системах имеют зна­чительные отличия от традиционных, принятых при ручном учете:

- многовариантная технология получения учет­ных регистров;

- изменение периодичности получения регистров;

- отсутствие заранее заданной схемы группирования данных в регистрах;

- возможность произвольного отбора данных, включаемых в регистр;

- изменение формы и структуры учетных регистров;

- использование интерактивной технологии работы с инфор­мацией учетных регистров.

Многовариантная технология получения учетных регистров предполагает возможность их формирования в произвольной последовательности.

Технология ручного ведения учета предписывает строгое со­блюдение последовательности выполнения действий по регистра­ции, накоплению и обработке данных в учетных регистрах с це­лью получения финансовой отчетности. Так, при журнально-ордерной форме учета процедура бухгалтерского учета предполагает следующую последовательность действий:

первичный документ > накопительные и группировочные ведомости (журнал хозяйственных операций, карточки, кассовая книга) >

журналы-ордера > главная книга > оборотная ведомость > отчетность.

При компьютерном учете такая технология обработки данных не является обязательной. Здесь не существует строгой последова­тельности обобщения и переноса данных из одного регистра в другой. За счет возможности многократного пересчета данных и высокой производительности современных компьютеров програм­мы для ведения бухгалтерского учета позволяют получать хроно­логические, синтетические и аналитические учетные регистры в любой последовательности. Внутренняя технологическая цепочка выполнения расчетов остается скрытой от бухгалтера, поскольку выполняется системой автоматически. Поэтому можно сначала получить оборотную ведомость, а затем главную книгу, аналити­ческий регистр или журнал-ордер. Конечно, в процессе формиро­вания оборотной ведомости программа выполнит необходимое обобщение данных, вычислит остатки и обороты за указанный пе­риод, но это произойдет незаметно для пользователя. В то же вре­мя, при большом объеме исходных данных, время, необходимое для выполнения расчетов и построение печатных форм регистров может быть весьма значительным.

Укрупненная схема регистрации, накопле­ния и обобщения данных и формирования учетных регистров при компьютерном учете представлена на рисунке 7.1.

Рисунок 7.1. Укрупненная схема последовательности регистрации, накопления, обобщения и формирования регистров в АИСБУ

Изменение периодичности получения учетных регистров. В автоматизированных системах учетные регистры, в т.ч. синтетические учет­ные регистры, такие как журналы-ордера и ведомости, главная книга, оборотная ведомость, могут быть сформированы по запро­су бухгалтера в любой момент за произвольный временной пери­од в пределах отчетного периода: месяца, квартала, года.

Отсутствие заранее заданной схемы группирования данных. Технология ручного ведения учета не только предписывает строгую последовательность работы с учетными регистрами, но и заранее определяет, в каких разрезах должны группироваться и обоб­щаться данные в том или ином учетном регистре. Изменить разрезы группирования или уровень обобщения данных нельзя, поскольку любой учетный регистр является бумажным носителем.

Именно разрезы группирования данных определяют, прежде все­го, структуру и содержание учетного регистра.

В системах компьютерного учета один раз введенные данные могут быть многократно использованы для получения итоговой ин­формации в самых разных разрезах и с самой разной степенью де­тализации.

Так, при ручной технологии ведения учета основным группировочным признаком для журнала-ордера № 2 (по счету «Расчетный счет») и ведомости к нему является «дата». В разрезе дат соответст­вующего периода по всем корреспондирующим счетам отражают­ся данные в этом журнале-ордере и ведомости. При ведении ком­пьютерного учета возможна и иная группировка данных.

Например, в программе «1С: Бухгалтерии 7.7» для детализации движе­ния средств в разрезе корреспондирующих счетов может использоваться не только дата, но и такие группировочные признаки, как неделя, декада, ме­сяц, квартал, операция и проводка (рис. 7.2).

Рисунок 7.2. Настройка процедуры формирования отчета «Журнал-ордер и ведомость по счету 51 «Расчетный счет» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

На приведенном рисунке установлена детализация с точностью до да­ты, то есть как и при составлении журнала-ордера (ведомости) при ручном учете. Кроме того, в настройке указано, что одновременно будут формиро­ваться и журнал-ордер и ведомость к нему (помечены оба пункта). В резуль­тате будет построена форма следующего вида (рис. 7.3).

Рисунок 7.3. Одновременное представление журнала-ордера и ведомости к нему в программе в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

На приведенном рисунке можно видеть, что обороты счета представле­ны в разрезе дней и корреспондирующих счетов. При этом одновременно отражаются и дебетовый, и кредитовый обороты. Отчет является крупно­форматным и итоги по кредитовому обороту на экране не видны.

При использовании обычной группировки по датам дан­ные по корреспондирующим счетам приводятся для каждой даты выбран­ного периода. При детализации по неделям в каждой строке журнала-орде­ра (ведомости) будут фигурировать данные по корреспондирующим счетам в целом за неделю, при детализации по месяцам - в целом за месяц, при детализации по операциям – по каждой операции или документу (рис. 7.4) и т.д.

Рисунок 7.4. Журнал-ордер, сформированный с детализацией по проводкам

На рисунке показана видеограмма журнала-ордера с данными, обобщенными по хозяйственным операциям. Каждая операция в форме представлена вместе с документом, на основании которого она была создана. Кроме того, при настройке формирования отчета был отключен вывод остатков на начало и конец периода, а также отключен признак формирования ведомости. Поэтому отражены только данные по кредитовым оборотам.

Таким образом, при компьютерном учете достаточно трудоем­кий процесс составления журнала-ордера и ведомости к нему не только полностью автоматизирован, но и расширен возможностя­ми произвольной группировки информации. Журнал-ордер и ведо­мость к нему здесь являются не простыми накопительными реги­страми, они представляют собой выходные формы, автоматиче­ски формируемые на основании проводок, хранящихся в инфор­мационной базе учета.

Возможность произвольного отбора данных, включаемых в ре­гистр. Регистры синтетического и аналитического учета, исполь­зуемые при технологии ручного ведения учета, отражают все объекты учета и всю информацию за отчетный период. При ком­пьютерном учете имеется возможность получать фрагменты реги­стров. Можно получить отчет по отдельным объектам аналитиче­ского учета или за определенный интервал дат и т.п. Например, можно составить оборотную ведомость по одному синтетическо­му счету/субсчету, по одному объекту основных средств, одному наименованию материалов, получить фрагмент расчетной ведомо­сти по одному работнику, можно указать интервал дат, за кото­рый будет составлена оборотная ведомость и т.д. Получение фраг­ментов отчетов стало возможным благодаря тому, что системы компьютерного учета позволяют отобрать данные, которые долж­ны войти в отчет.

Например, при формировании отчета «Карточка счета» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» (рис. 7.5) можно вывести данные по всем аналитиче­ским счетам выбранного синтетического счета, а можно ограничить вывод лишь данными конкретной разновидности аналитических счетов, увязывае­мых с данным синтетическим счетом. Например, это может быть вывод све­дений только по одному контрагенту или даже по заданному контрагенту и конкретному документу-основанию, отражающему поступление ТМЦ, работ (услуг).

Рисунок 7.5. Настройка порядка выборки данных при формировании отчета «Карточка счета» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Изменение формы и структуры учетных регистров. В настоя­щее время автоматизированные информационные системы бух­галтерского учета не имеют каких-либо общих стандартов пред­ставления выходной информации: перечня, форм и структур учет­ных регистров. Каждая система имеет свой уникальный набор реги­стров. Формы этих регистров часто отличаются от традиционных форм, принятых при ручном учете.

Каждый из разработчиков старается представить информацию в наиболее удобном для работы, компактном виде. Отход от традиционных форм учетных регистров и представление их в компакт­ном виде вызвано тремя причинами:

- стремлением обеспечить более удобную работу с информа­цией на экране монитора;

- наличием ограничений со стороны стандартных печатаю­щих устройств;

- возможностью применения более гибкого механизма выбор­ки данных и их группировки.

Разработчики, как правило, ориентируют пользователя на ра­боту с информацией на экране монитора, чтобы сократить бумаж­ный документооборот. С широкоформатными регистрами на экране монитора работа затруднена. В большинстве случаев скроллинг форм влево или вправо по экрану менее эргономичен, чем скроллинг вверх-вниз. Поэтому приходится изменять структуру форм традиционных регистров - транспонировать, заменяя горизонтальное расположение колонок традиционной формы регистра на вертикальные строки. Например, при построении Глав­ной книги корреспондирующие счета располагаются не горизон­тально, а вертикально. Вместо шахматной ведомости использует­ся «ленточная» форма - регистр сводных проводок (рис. 7.6).

Рисунок 7.6. Представление регистра сводных проводок в программе

«1С: Бухгалтерия 7.7»

Конечно, можно попытаться разместить все колонки широко­форматного учетного регистра на экране монитора путем увеличе­ния его разрешающей способности до 1024 768 точек. Но в этом случае изображение становится неудобочитаемым, слишком мел­ким, а достигнуть одновременного отображения на экране всех колонок часто все равно не удается.

В тех случаях, когда поле обозрения монитора не позволяет уместить все колонки регистра, разработчиками предусматрива­ются специальные средства фиксации левой текстовой части реги­стра, чтобы можно было видеть название строк при движении по колонкам вправо.

Другая причина отказа от традиционных форм регистров состо­ит в том, что часто их невозможно напечатать на принтерах, даже в режиме альбомной печати. Тогда используется следующий при­ем: широкоформатный отчет при печати делится на вертикаль­ные полосы в рамках листа формата A4 и выводится по частям, ко­торые затем склеиваются по краям. Однако такой прием вряд ли можно признать рациональным.

Рассмотрим учетные регистры - стандартные отчеты, кото­рые наиболее часто включаются в АИСБУ.

Хронологические регистры. К ним относятся:

- журнал учета хозяйственных операций;

Журналы-ордера и ведомости по счету. В журналах-ордерах да­ется расшифровка по корреспондирующим счетам кредитового оборота каждого синтетического счета в разрезе дат и хозяйствен­ных операций, а в ведомостях - его дебетового оборота. Это комбинированный регистр, так как каждая его запись носит как хронологический, так и систематический характер. Часто журналы-ордера и ведомости заменяются другими формами группиров­ки данных, из которых, однако, может быть получена вся требуе­мая аналитическая информация.

Создаваемые программами журналы-ордера различаются по форме представления, признакам группировки, возможностям настройки. Журналы-ордера и ведомости могут иметь форму с гори­зонтальным и вертикальным расположением корреспондирующих счетов.

Особенность построения форм журналов-ордеров и ведомостей в некоторых программах состоит в том, что для любого счета структура формы одинакова, т.е. представление журналов-ордеров и ведомостей ко всем счетам здесь унифицировано, фактически большинство бухгалтерских программ позволяют формиро­вать только один тип журналов-ордеров - аналоги журналов-ор­деров № 1 и № 2 и ведомостей к ним. Если при ручном учете их назначение зарезервировано для учета денежных средств в кассе и на расчетном счете, то во многих программах выходные формы данной структуры могут быть получены для любого счета.

Главная книга показывает расшифровку по корреспондирую­щим счетам дебетового оборота синтетического счета за некото­рый временной период без детализации по датам и операциям. Это систематический регистр.

Формы представления Главной книги, как и журналов-ордеров, могут быть самые разные. Она может быть с горизонтальным (рис. 7.7.) и вертикальным (рис. 7.8.) расположением корреспондирующих счетов. Вертикальное расположение счетов делает этот отчет обозримым в рамках экрана монитора и удобным в работе.

Рисунок 7.7. Горизонтальное представление Главной книги в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Рисунок 7.8. Вертикальное представление Главной книги в программе

«1С: Бухгалтерия 7.7»

Главная книга, получаемая при компьютерном учете, имеет ряд отличий от ее традиционной формы. Обычно в программах она создается для каждого синтетического счета отдельно. Форма может включать расшифровку по корреспондирующим счетам не только дебетового, но и кредитового оборота счета (рис. 7.8). Это меняет само содержание отчета. Поэтому в некоторых автоматизированных сис­темах этот регистр носит название «обороты счета». Главная книга может быть построена за месяц, квартал, год и даже за любой про­извольный период, ограниченный двумя датами. Это достигается за счет настройки отчета перед его формированием (рис. 7.9).

Рисунок 7.9. Настройка процедуры формирования листа Главной книги в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Как видно из видеограммы настройки процедуры формирования отчета, можно задать для его составления произвольный период, указать выводить или не выводить остатки счета на начало и конец периода, выбрать оборо­ты только по дебету, только по кредиту или и те и другие, детализировать или нет данные в разбивке по субсчетам. Кроме того, можно вызвать допол­нительную форму настройки, определяющую, как будет формироваться пе­риод составления отчета (рис. 7.10).

Отчет может формироваться за квартал, месяц, произвольный интер­вал дат, с начала года, квартала и т.д.

Оборотная ведомость позволяет выявить ошибки, допущенные в учетном процессе. Оборотные ведомости различаются по типам и формам представления.

Рисунок 7.10. Уточнение периода составления отчета «Главная книга» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Тип оборотной ведомости определяется уровнем детализации ее счетов.

Первый тип оборотной ведомости строится на уровне синтети­ческих счетов (субсчетов). Такая оборотная ведомость представля­ет собой динамический баланс, который помимо остатков на на­чало и конец периода по счетам включает обороты по ним за тот же период. Она является регистром синтетического учета.

Пример формы данной ведомости в программе «1С: Бух­галтерия 7.7» представлен на рисунке 7.11.

Рисунок 7.11. Фрагмент представления формы оборотно-сальдовой ведомости в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Оборотная ведомость представлена в разрезе счетов и субсчетов. При настройке параметров отчета пользователь может задать:

- вывод данных только по синтетическим счетам;

- отражение в ведомости сальдо активно-пассивных счетов свернуто или развернуто.

В приведенном на рисунке примере остатки на начало периода не задавались. Поэтому соответствую­щие графы отчета пусты.

Второй тип оборотной ведомости создается для конкретного синтетического счета в разрезе открытых на нем аналитических счетов. Эта оборотная ведомость является регистром аналитиче­ского учета.

Пример формы такого рода для счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» приведен на рисунке 7.12.

Рисунок 7.12. Представление формы оборотно-сальдовой ведомости счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в разрезе аналитических счетов в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Системы компьютерного учета позволяют формировать обо­ротные ведомости не только по окончании отчетного периода, но и за любой произвольный временной интервал. Возможно также формирование оборотных ведомостей в разных группировках. На­пример, оборотная ведомость первого типа может создаваться не только в разрезе синтетических счетов, но и в разрезе субсчетов с обобщением итогов по счетам. Можно составить оборотную ведо­мость второго типа не по всем объектам аналитического учета, а по одному или группе объектов учета, т.е. создавать фрагменты ве­домости. Все это разнообразие в формах составления оборотных ведомостей достигается за счет гибкой настройки форм отчета пе­ред его формированием.

Шахматная ведомость - это табличное представление оборо­тов между счетами за определенный период. Это удобная наглядная форма отчета, которую часто используют бухгалтеры в работе при просмотре и анализе движения средств и обязательств предприятия.

В колонке таблицы отражается кредитовый оборот счета и его расшифровка по корреспондирующим счетам, а в строке - дебето­вый оборот счета и его расшифровка по корреспондирующим счетам. По каждому из счетов в зависимости от его вида либо по стро­ке, либо по колонке отражается начальный остаток и рассчитан­ный исходящий остаток. В таблице указываются итоговые суммы оборотов, а также и начальных и конечных остатков.

Пример пред­ставления шахматной ведомости представлен на рисунке 7.13.

Рисунок 7.13. Фрагмент представления шахматной ведомости в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Однако с громоздкой формой шахматной ведомости сложно работать на экране, а при печати приходится выводить отдельные фрагменты (полосы) на отдельные листы и потом склеивать их. Поэтому желательно, чтобы система компьютерного учета позво­ляла строить шахматную ведомость для группы отобранных сче­тов. Но в этом случае это уже не будет шахматная ведомость в тра­диционных понятиях бухгалтерского учета.

Например, в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» обороты между счетами можно просмотреть не только в шахматной ведомости, но и в другом стандартном отчете «Сводные проводки». Информа­ция здесь та же, что и в шахматной ведомости, но представлена в другом виде (рис. 7.6).

Регистры аналитического учета. В системах компь­ютерного учета имеется большое разнообразие в составе, формах и содержании поставляемых регистров аналитического учета. Рас­сматривать их все не представляется возможным. Однако помимо Рассмотренных выше оборотных ведомостей аналитического учета укажем еще на ряд регистров, которые позволяют бухгалтеру контролировать учетный процесс и анализировать движение средств и обязательства предприятия.

Отчет по конкретному аналитическому объекту учета в разрезе синтетических счетов, на которых встречается данный объект. Формирование такого регистра позволяет, например, получить полную картину взаиморасчетов в тех случаях, когда контр­агент выступает одновременно и как поставщик, и как покупа­тель, и как заемщик.

Так, в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» такую функцию выполняет стандарт­ный отчет «Анализ субконто». При его настройке (рис. 7.14) нужно выбрать вид аналитического счета (вид субконто в терминологии программы), по ко­торому будет проводиться анализ. Можно задать конкретный объект анали­тического учета или их группу. В этом случае в отчет попадут только данные по этому объекту.

Рисунок 7.14. Видеограмма настройки отчета «Анализ субконто» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

В данном примере выбран вид аналитических счетов «Контрагенты» и конкретный аналитический счет «ЖРЭО Центрального р-на». В результате такой настрой­ки получен отчет, представленный на рисунке 7.15. В нем сведены данные по всем субсчетам, на которых производились операции с аналитическим сче­том «ЖРЭО Центрального р-на». В нем сведены данные по всем субсчетам, на которых производились операции с аналитическим счетом «ЖРЭО Центрального р-на».

Рисунок 7.15. Фрагмент представления отчета «Анализ субконто» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

В качестве конкретного значения аналитического счета можно было бы за­дать группу контрагентов, например «Поставщики». В этом случае отчет включал бы сведения по каждому поставщику в разрезе синтетических сче­тов и субсчетов. С помощью настройки можно задать не один, а несколько (2 или 3) вида аналитических счетов. В этом случае программа выведет в отчет сведения по их комбинации. Например, остатки и обороты синтетических сче­тов и субсчетов по конкретному договору с конкретным контрагентом.

Отчет о динамике изменения сальдо на счете, в котором после каждой хозяйственной операции выводится текущее сальдо сче­та. Такая информация позволит быстро выявить операции, приводящие к кредитовому сальдо у активных счетов или дебетовому у пассивных счетов.

Пример отчета, отражающего динамику изменения сальдо счета, приве­ден на рисунке 7.16. В подобного рода отчетах могут отражаться не только стоимостные, но и количественные показатели.

Рисунок 7.16. Фрагмент представления отчета «Карточка счета» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

На рисунке видно, что данные по каждому движению отражаются не только в стоимостном, но и в натуральном выражении. Остаток счета выво­дится после каждой операции.

Отчет об оборотах и остатках по счету на каждую дату перио­да позволяет проследить изменения во времени средств или обяза­тельств предприятия, а составленный для «Расчетного счета» и «Валютного счета» сравнить данные по этим счетам с выпиской банка на определенную дату.

Отчет об оборотах между объектами аналитического учета од­ного вида и объектами аналитического учета другого вида. Напри­мер, часто приходится выяснять, какая продукция, каким покупа­телям была отгружена или какую продукцию отгрузили конкрет­ному покупателю. На вопросы подобного рода и позволяет отве­тить информация данного регистра.

В системе «1С: Бухгалтерия 7.7» таким регистром является отчет «Обороты между субконто». Отчет имеет достаточно гибкую на­стройку, позволяющую указывать ведущий и ведомый объекты аналитического учета (субконто), позволяет к одному ведущему подобрать один или все ведомые объекты аналитического учета (рис. 7.17).

Рисунок 7.17. Отчет «Обороты между субконто» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»