Процедуры работы с внутримашинными журналами учета

Основная функция журналов документов, операций и прово­док - накопление соответствующей информации. Большая ее часть вводится в режиме ручного ввода. Это один из самых ответ­ственных этапов работы бухгалтера с автоматизированной системой. Поэтому разработчики программ стараются максимально автома­тизировать этот процесс и обеспечить максимальную естествен­ность работы с исходной информацией. Это особенно важно, ко­гда требуется быстрый ввод больших объемов данных.

При вводе информации документов, операций и проводок многие программы выдают подсказки по заполнению реквизитов.

Обращение к справочникам и их корректировка выполняются непосредственно из режима ввода данных.

Часть реквизитов обычно заполняется автоматически (текущая дата, справочно-нормативные реквизиты, рассчитанные суммы).

Во многих программах предусмотрены режимы копирования ра­нее введенных аналогичных документов, операций и проводок, если значения реквизитов вновь вводимых объектов данных в большей части совпадают с копируемыми.

Некоторые из про­грамм позволяют переносить значение текущего реквизита (тот, на котором установлен курсор) в буфер обмена, а числовые значе­ния еще и добавлять/вычитать к числовому содержимому буфера обмена. Содержимое буфера обмена в последующем можно ис­пользовать стандартным способом, например, для вставки дан­ных в другую строку журнала.

В программах поддерживаются два режима корректировки:

- в процессе ввода данных - всегда можно вернуться на начало документа (операции, проводки) или на предыдущий рекви­зит, если обнаружена ошибка в процессе ввода;

- после включения документа (операции, проводки) в базу данных.

Обычно программы не накладывают запрета на корректировку объектов базы учетных данных до закрытия отчетного периода. Пользователи предпочитают держать базу данных откры­той, чтобы в любой момент можно было обратиться к документам с целью их корректировки. Однако в ряде случаев, например, при отражении кассовых операций, этот подход противоречит положе­ниям бухгалтерского учета. После составления отчета кассира за день всякая корректировка задним числом включенных в отчет документов или дополнение/исключение документов из базы дан­ных недопустимы. Поэтому желательно, чтобы в автоматизированных системах для каждого раздела учета были определены свои прави­ла корректировки данных.

Многие программы обеспечивают контроль вводимой информа­ции:

- с помощью справочника корректных проводок;

- на соответст­вие отдельных реквизитов между собой;

- контроль дат и рабочего периода и т.д.

Во многих системах автоматизации учета такой кон­троль прорабатывается в отношении каждого вида документов.

В ряде программ при вводе больших объемов информации предусмотрена возможность группового ввода/корректировки данных. Например, надбавка к заработной плате в зависимо­сти от разряда может быть установлена один раз и потом автома­тически разнесена по всем работникам, имеющим данный разряд.

Системы автоматизации учета обычно обеспечивают удобные механизмы работы с журналами и другими информационными архи­вами, в числе которых:

- быстрый просмотр данных архива (прокрутка вперед, назад, последовательный просмотр данных с одинаковыми призна­ками и т.д.);

- перегруппировка (сортировка) документов по заданному при­знаку;

- поиск нужного документа (группы документов) по ряду кри­териев (типу документа, его номеру, дате, сумме и т.д.).

При организации просмотра хронологических жур­налов в программах предусматриваются:

- приемы бы­строго перехода в начало и конец журнала;

- листание журнала по страни­цам;

- использование вертикальной и горизонтальной линеек про­крутки для перехода по строкам и графам журнала.

Поскольку за­писи журналов выводятся в хронологической последовательно­сти, то обычно предусматривается возможность быстрого переме­щения к записям со следующей или предыдущей датой.

Хронологические журналы могут содержать большое количест­во записей (строк). Просматривать их, чтобы найти требуемые данные, бывает затруднительно. Поэтому в системах автоматиза­ции используются различные способы поиска нужных записей (строк) журнала.

Поиск данных в хронологических журналах реали­зуется разными способами и классифицировать их достаточно сложно.

В качестве примера рассмотрим некоторые способы поиска, реализованные в программе «1С: Бухгалтерия 7.7».

Произвольный поиск - это поиск по строке символов. В строку симво­лов вводится значение любого реквизита (колонки) записи (строки) журна­ла. Если значение, указанное в шаблоне, найдено в журнале, то курсор бу­дет установлен на реквизит записи с заданным значением. Затем может быть организован переход к другим записям журнала с этим же значением реквизита.

На рисунке 6.14 приведен шаблон для установки параметров поиска в программе «1С: Бухгалтерия 7.7», а на рисунке 6.15 в журнале операций от­ражен результат этого поиска.

Рисунок 6.14. Видеограмма настройки режима произвольного поиска в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Рисунок 6.15. Видеограмма журнала банковских документов, в одной из строк которого найдена искомая строка символов

Произвольный поиск обеспечивает быстрый доступ к первой записи журнала, отвечающей заданному критерию, а также переход к другим записям с этим же значением реквизита. Поиск обеспечивается не только вперед и назад относительно текущего положения курсора, но и с начала базы данных, если курсор находится в середине журнала. При поиске система может различать написание строковых значений прописными и строчными буква­ми. Кроме того, можно выбрать тип данных, по которым будет осуществ­ляться поиск. Тогда поиск будет осуществляться только по данным этого ти­па. Допустимыми типами данных являются:

- строки символов;

- числа;

- даты;

- вид документа;

- конкретные документы выбранного вида;

- синтетиче­ские счета и др.

В других программах могут быть заданы иные дополнитель­ные возможности организации произвольного поиска.

Быстрый поиск предполагает, что хронологический журнал упорядо­чен по одному из реквизитов записи (строки) журнала. Курсор устанавлива­ется в ту колонку журнала, в которой будет выполняться поиск значения рек­визита. Затем следует просто начать набор искомого значения реквизита. Уже при наборе первых символов курсор устанавливается на строке, вклю­чающей реквизит, начало которого совпадает с искомым значением, и да­лее положение курсора будет меняться по мере набора новых символов ис­комого значения.

Поиск по номеру документа - это еще один специальный способ по­иска в журнале операций и журнале проводок, реализованный в программе «1С: Бухгалтерия 7.7». Исходя из концепции хранения данных о хозяйственных операциях, в этой системе каждая операция и ее проводки связаны с конкретным документом. Поэтому при поиске конкретной операции в журна­ле операций и проводок в журнале проводок можно использовать поиск по номеру документа. При использовании этого способа поиска следует ука­зать вид документа и его номер в шаблоне параметров поиска. Результаты поиска будут выданы в виде списка найденных документов, из которого мож­но выбрать требуемый документ. При этом шаблон параметров поиска за­крывается, а курсор устанавливается на найденную операцию, связанную с данным документом в журнале операций, либо на первую проводку опера­ции в журнале проводок.

Результатом поиска является выбор единичных записей в хронологических регистрах с возможностью перемещения к следующим записям с этими же значениями критериев поиска. Однако часто бухгалтеру приходится делать выборку группы записей (докумен­тов/операций/проводок), отвечающих заданным значениям по не­скольким критериям отбора. Например, при расчетах с покупателя­ми продукции может потребоваться просмотреть счета, которые были выставлены покупателю, и выявить среди них неоплачен­ные. В качестве другого примера можно указать на часто возникаю­щую потребность просмотреть все операции по безналичным пла­тежам конкретного покупателя за определенный интервал дат.

Для получения такого рода информации используются различ­ные способы отбора данных с помощью фильтров. Фильтр - это набор критериев, по которым отбираются данные из хронологиче­ских журналов. Чтобы отобрать требуемую информацию необхо­димо составить условие отбора. В разных программах оно задается по-разному.