Этапы системного анализа проблем

Решение есть акт выбора альтернативы, а процесс принятия решения включает в себя кроме выбора еще и разработку альтернативных вариантов решения, т.е. процесс принятия решения представляет собой процесс разработки и выбора альтернативных вариантов действий, с помощью которых достигается поставленная цель [35].

Процесс принятия хозяйственного решения включает в себя следующие шаги :

1) выявление проблемной ситуации;

2) построение информационной модели проблемной ситуации;

3) постановка хозяйственной задачи;

4) принятие решения.

Первый этап процесса принятия хозяйственного решения – выявление проблемной ситуации – включает в себя:

1) осознание хозяйственной ситуации как проблемной;

2) установление проблем и выбор проблемы для решения;

3) описание свойств и установление класса проблемной ситуации;

4) установление источника проблемной ситуации;

5) формулировка проблемы.

Рассмотрим эти шаги более подробно.

1) Осознание хозяйственной ситуации как проблемной.

Проблемная ситуация представляет собой расхождение между желаемым (необходимым) и реальным состоянием распорядительного центра (РЦ), которое может быть ликвидировано не единственным образом.

Выявление проблемной ситуации основывается как на чувственном восприятии, так и на логическом мышлении. На этом шаге формируется представление о том, что в сложившейся ситуации более эффективным (выгодным, лучшим, желаемым) будет другое, отличное от реализованного, состояние РЦ, и что поэтому необходимо предпринять какие-либо действия для перехода в более выгодное состояние.

Существенную роль в восприятии проблемной ситуации играет информационное обеспечение распорядителя. Недостаточность информации может привести к тому, что существующая проблемная ситуация не будет воспринята распорядителем.

Может сложиться ситуация, при которой нарушаются интересы одних РЦ, а ресурсы для ликвидации этого нарушения находятся в распоряжении других РЦ, не воспринимающих данную ситуацию как проблемную, а потому и не решающих ее. Таких «нелокализованных» проблем в нашей жизни, к сожалению, предостаточно. Решение этих проблем затягивается, иногда на неопределенный срок. Главное условия восприятия, а следовательно и быстрого разрешения проблемной ситуации – наличие необходимых ресурсов и информации в нужное время в нужном месте.

2) установление проблем и выбор проблемы для решения.

Проблемы обычно не возникают по одной, они взаимосвязаны, поэтому возникает задача выбора проблемы для решения. Начинать следует с определения участков деятельности, на которых создались трудности.

При выборе проблемы для решения полезно задавать следующие вопросы:

· достаточно ли имеется фактов для понимания проблемы ?

· каковы пределы рассмотрения проблемы ?

· что требуется для устранения данной конкретной ненормальности в функционировании системы ?

· является ли устранение данного недостатка решением и перспективной проблемы ?

· сочетается ли решение неотложных проблем с интересами не более длительный период ?

· какая проблема является наиболее важной с Вашей точки зрения, с точки зрения ЛПР, группы, всего коллектива ?

· какие конфликты целей могут иметь место ?

3) Установление источника проблемной ситуации.

Одно и то же состояние РЦ может быть желаемым или нет в зависимости от состояния других РЦ системы. Отсюда ясно, что проблемная ситуация может возникнуть как в результате изменений, происшедших в среде и в других РЦ системы, т.е. в результате изменения обстановки, в которой находится РЦ, так и в результате изменений, происшедших в самом РЦ.

Среда всегда накладывает ограничения на выбор действия распорядителя. Среда – любые элементы (компоненты), неподконтрольные распорядителю, но способные к активному воздействию на РЦ. Изменения, происходящие в среде, затрагивают интересы распорядителя, и, тем самым, меняют хозяйственную ситуацию для РЦ, превращая ее в проблемную. К возникновению проблемной ситуации могут привести и изменения состояний других РЦ системы. Большая связанность хозяйственной системы приводит к тому, что любые изменения в других РЦ системы затрагивают интересы рассматриваемого РЦ, что приводит к изменению оценки приоритета состояния РЦ. Возникновение проблемной ситуации может быть связано и с изменением состояния самого РЦ. Состояние РЦ характеризуется, прежде всего, сочетанием его ресурсов. Изменения в ресурсном обеспечении РЦ может наступить по объективным причинам, независящим от воли и сознания распорядителя. Кроме того, изменение состояния РЦ и возникновение проблемной ситуации может явиться следствием ошибки распорядителя, что может привести к переходу из одной, так и оставшейся неразрешенной проблемной ситуации в другую. Неверное решение может быть принято распорядителем по следующим причинам: а) недостаточность или несвоевременность информации; б) недостаточная компетентность руководителя; в) неверная формулировка проблемы. Дополнительными причинами могут быть острота постановки задачи, высокая неопределенность деятельности и результата. Проблемная ситуация может возникнуть и в том случае, когда ни состояние РЦ, ни хозяйственная ситуация, в которой он находится, не меняются, но меняется упорядочение хозяйственных ситуаций в результате изменения ценностных ориентаций распорядителя.

4) Описание проблемной ситуации: установление ее свойств и класса.

Выделяются три свойства проблемной ситуации: определенность, информативность, потенциальная эффективность: 1-Определенностьпроблемной ситуации – это возможность для распорядителя исчерпать список допустимых действий, рассмотреть все возможные альтернативы. 2- Информативностьпроблемной ситуации – это возможность сопоставления допустимых действий. Степень информативности проблемной ситуации может быть различной в зависимости от формулировки проблемной ситуации, от выбранных для ее описания параметров и характеристик. 3-Потенциальная эффективностьпроблемной ситуации – это объективно обусловленная мера сокращения уровня неудовлетворенности интересов ЛПР при разрешении проблемной ситуации.

Проблемные ситуации разнообразны. Однако, все проблемные ситуации могут быть классифицированы по признакам изменения состояния РЦ. Выделяют три таких признака: а) изменение скорости процессов, происходящих в РЦ; б) изменение направления процессов; в) изменение содержания процессов.

Скоростьявляется источником проблемной ситуации, когда желаемое и реализованное состояние РЦ имеют одинаковую структуру, но характеризуются разными скоростями процессов, протекающих в РЦ.

Направлениеявляется источником проблемной ситуации, когда для достижения желаемого результата необходимо изменить пропорцию ресурсов РЦ. Изменение направления всегда связано с изменением скорости.

Содержаниепроцессов, протекающих в РЦ, является источником проблемной ситуации, когда реальное состояние РЦ и желаемое не совпадают по составу элементов. Разрешение проблемных ситуаций такого типа означает качественное преобразование РЦ. Оно включает в себя и изменение скорости развития РЦ, и направления.

Каждая проблемная ситуация разрешается в определенном РЦ. Решения, которые на поверхности выступают как совместные решения нескольких РЦ, в действительности всегда представляют собой комбинацию решений отдельных РЦ, ибо каждый РЦ имеет возможность распоряжаться только своими ресурсами.

5) формулировка проблемной ситуации.

Формулировка проблемы является наиболее важной ступенью в решении самой проблемы. Правильная постановка вопроса не менее важна, чем получение правильного ответа. Проблема, правильно сформулированная, может считаться наполовину решенной. Предварительный анализ проблемы, заключающийся в установлении ее источников и класса, выявлении ее свойств, позволяет уточнить формулировку проблемы, выбранной для решения. При формулировании проблемы следует опираться на принципы принятия решений и стараться, по возможности, не допускать известных ошибок. Описание проблемной ситуации должно вестись в терминах количественных характеристик желаемого и реализованного состояния РЦ. Следует помнить, что проблемная ситуация должна иметь конкретный «адрес», т.е. должен быть указан РЦ, чьи интересы нарушаются возникшей хозяйственной (проблемной) ситуацией.

Кроме того, следует задуматься, случайно ли возникла данная ситуация. Случайность ситуации делает необходимой ликвидацию только ее последствий. Закономерность – требует также ликвидацию и причин, ее породивших. Иначе говоря, разрешение проблемной ситуации может происходить в двух направлениях: 1) тактическом, обеспечивающем ликвидацию проблемы, т.е. поиск, разработку и выбор действия с целью выхода из сложившейся проблемной ситуации; и 2) стратегическом направлении, обеспечивающем «предварительное» (превентивное) разрешение проблемы, т.е. реконструкцию хозяйственной системы в целом или какой-либо ее части с целью ликвидации возможности повторного появления аналогичной ситуации. Рассматриваемая здесь процедура принятия хозяйственных решений реализует первое направление.

Второе направление реализуется на основе процедуры системного проектирования. Реальная эффективность разрешения проблемной ситуации зависит от степени информативности и определенности ПС. Очевидно, что возможность исчерпать список доступных действий и сравнить эти действия между собой непосредственно зависит от полноты и достоверности информации о данной ПС. Поэтому, прежде чем выбирать действие, т.е. принимать решение, необходим сбор информации с целью повышения информативности и определенности ПС.

На втором этапе процесса принятия решений осуществляется сбор данных с целью углубить представление ЛПР о проблемной ситуации, в которую он попал. Объем необходимой информации зависит в первую очередь от сложности проблемы, а также от квалификации и опыта лиц, принимающих решение. Собранная информация в некотором смысле является моделью проблемной ситуации.

Информационная модель проблемной ситуации – это адекватное в существенных чертах (гомоморфное) отображение ПС в виде совокупности данных, меняющих ее определенность, информативность и (или) потенциальную эффективность. Чтобы служить моделью, информация должна быть определенным образом систематизирована. Один и возможных вариантов графического представления процесса решения проблемы представлен на рис. 16.

Второй этап процесса принятия хозяйственных решений включает в себя:

1) выявление функции искомого решения;

2) сбор необходимых данных;

3) классификацию данных.

1) Выявление искомого решения.

Функция искомого решения дает ответ на вопрос: «Для чего необходимо искать решение?». Ответ на этот вопрос не всегда очевиден. Например, при повышении урожайности картофеля не хватает овощехранилищ. Это ли не функция искомого решения - построить ? Нет. Функция должна дать ответ на вопрос: «Зачем строить ?». Здесь возможны разные ответы, например: «Чтобы сохранить картофель», «Чтобы обеспечить население картофелем», «Чтобы обеспечить население питанием». Функция определяет множество возможных альтернатив. Так, «строительство цеха по переработке картофеля» будет одним из возможных решений рассматриваемой проблемы, соответствующей третьей формулировке функции, но не будет возможным при первой. Формулировка функции искомого решения по отношению к формулировке проблемы как таковой расширяет пространство поиска решений.

Формулировка функции должна содержать основной признак желаемого состояния РЦ, отражать те изменения, которые ожидаются в результате решения. Сформулированная функция должна соответствовать: а) функции хозяйственной системы; б) возможностям системы; в) ограничениям со стороны среды и т.п.

Расширяя пространство поиска альтернатив, функция искомого решения уточняет («сужает») содержание необходимой информации.

2) Сбор данных

Часть фактических данных получается в процессе предварительного анализа проблемной ситуации и формулировки проблемы. Однако для четкой постановки задачи требуются дополнительные данные.

Источником необходимых фактов могут служить результаты научных исследований, данные эксперимента, статистика, суждения и мысленный эксперимент, натурные обследования.

Для получения информации часто единственным источником может служить опрос или собеседование. При проведении опроса необходимо соблюдать определенные правила:

· Как результат беседы нужны сами факты, а не их оценка или предложения;

· Не следует давать сбиваться собеседнику на вопросы, не имеющие отношения к делу, но при этом стараться не прерывать его;

· Не давать сбивать себя на решение операционных вопросов типа: как это сделать ?;

· Стараться избегать широких обобщений типа «все так делают» или голословных утверждений.

При этом следует иметь в виду, что собеседник может невольно, а может и намеренно исказить данные. С другой стороны, устная информация может дать такой материал, какой никакая письменная или печатная дать не может.

Постановка проблемы и сбор фактического материала оказывают взаимное влияние. Нельзя сформулировать проблему для анализа, не имея необходимой информации. С другой стороны, нельзя решить, какие факты собирать, пока не ясно, какую проблему следует решить.

3) Классификация данных

Системный подход выдвигает ряд принципов исследования, одним из которых является разработка системных классификаторов-инвариантов. В соответствии с этим принципом системная классификация данных о проблемной ситуации должна быть инвариантной содержанию и целям решения проблемной ситуации: функция, начальные и конечные условия искомого решения, связи, среда, условия преобразования, а также субъективный фактор. В таблице 3 представлены определения указанных характеристик, а также сформулированы вопросы, для ответа на которые следует собирать фактические данные. Каждая характеристика описывается по состоянию на данный момент времени (физическое измерение); по ее изменению во времени (динамическое измерение); по ее отношению к аналогичной проблемной ситуации, выбранной для сравнения (сравнительное измерение).

Таблица 3

Характеристика проблемной ситуации

Таким образом, информационная модель проблемной ситуации представляет собой описание семи характеристик, представленных в трех измерениях. Соответствующая такому описанию классификационная таблица (7х3) называется решеткой информационной модели (РИМ) проблемной ситуации.

Информационная модель проблемной ситуации – главный момент в процессе принятия решения. Она создает информационную основу для хозяйственной задачи.

На этапе формирования информационной модели ЛПР стремится к предельной объективности своих представлений. Исчерпав на этом этапе возможности обновления своих знаний о хозяйственной ситуации, ЛПР переходят к их реконструкции с учетом своих интересов. Так формируется постановка хозяйственной задачи, представляющая собой перестроение полученной информационной модели в модель, учитывающую субъективные представления распорядителя РЦ. Процесс включает в себя следующие шаги:

1) формирование целей принятия решений;

2) разделение целей на критерии и ограничения;

3) формирование хозяйственной задачи.