Ситуаційний аналіз.

Етап 1. Постановка проблеми

Процес стратегічного планування по встановленню зв'язків із громадськістю

Чотири стадії процесу Стадії стратегічного планування й схема програми
А. Визначення проблеми (див. главу 10)     Б. Планування й складання програми (див. главу 11)     В.Дії та комунікації     Г. Оцінка програми   1.Проблема, інтерес або можливість: "Що нового відбувається?" 2. Ситуаційний аналіз (зовнішній і внутрішній) "Які діючі позитивні й негативні фактори?" "Хто залучений і/або чиї інтереси затронуті?" "Яким чином вони залучені й/або затронуті?"   3. Ціль програми "Яка ситуація є найкращою?" 4.Цільові суспільні групи "До яких зовнішніх і внутрішніх суспільних груп повинна бути звернена програма, що є її метою й чиї інтереси вона повинна за затронути?" 5. Завдання "Що повинне бути досягнуте в кожній суспільній групі при реалізації програми?" 6. Стратегії дії "Які зміни необхідні для досягнення результатів, встановлених програмою?" 7. Стратегії комунікацій "Про що необхідно проінформувати громадськість для досягнення результатів, встановлених програмою?" "Які засоби масової інформації найкраще передадуть цю інформацію цільовим групам громадськості?" ; 8. Плани виконання програми "Хто відповідає за виконання кожного пункту програми й тактики встановлення зв'язку із громадськістю?" "Яка послідовність дій і її схема?" "Які витрати на виконання програми?" 9. Плани оцінки "Як можна виміряти результати, встановлені цілями й завданнями програми?" 10.Зворотний зв'язок і уточнення програми "Як результати оцінок повідомляються менеджерам програми й використовуються для внесення змін у програму?"

 

1.1. Ефективна постановка проблеми резюмує все, що ми довідалися про ситуацію, пов'язаної з даною проблемою.

 

(1) Вона складається в теперішньому часі .описує поточну ситуацію.

(2) Вона описує ситуацію в конкретних «вимірюваних" характеристиках, деталізуючи наступну інформацію.

Що є джерелом заклопотаності?

Де криється дана проблема?

Коли це стає проблемою?

Хто залучений у проблему або піддається її впливу?

Як саме дана проблема зачіпає цих людей?

Чому ця проблема повинна хвилювати організацію й громадськість?

Постановка проблеми являє собою короткий опис відповідної ситуації, сформульоване у вигляді пропозиції або короткої доповіді. На відміну від постановки проблеми аналіз ситуації являє собою повний набір відомих нам відомостей про ситуацію, її історії, що діють силах і особах, яких вона стосується (як усередині організації, так і за її межами).

Докладний аналіз внутрішніх і зовнішніх факторів проблемної ситуації дозволяє РR-Фахівцям одержати інформацію, необхідну для того, щоб правильно оцінити сильні сторони (S) і слабкі сторони (W) організації, а також виявити нові можливості (О) і погрози (Т), що з'являються в зовнішнім оточенні організації. На практиці фахівці в області паблик рилейшнз називають цей підхід SWOT-Аналізом. Із цієї аналітичної конструкції логічно випливає кілька стратегічних міркувань.

1. SO-Стратегії будуються на сильних сторонах організації з метою використання переваг з нових можливостей, що з'являються у зовнішньому оточенні організації;

2. SТ-Стратегії також будуються на сильних сторонах організації з метою протистояння погрозам, що з'являються в її зовнішньому оточенні.

3. WO -стратегії пов'язані зі спробами мінімізувати слабкі сторони організації з метою використання переваг із зовнішніх можливостей.

4. WT-Стратегії пов'язані зі спробами мінімізувати як слабкі сторони організації, так і погрози, що з'являються в її зовнішньому оточенні.

 

 

Приклад 1. Зміст ситуаційного аналізу
I. Внутрішні фактори
1. Положення, що стосуються завдань організації, її уставу, хартії, історії й структури. Списки, біографії й фотографії провідних посадових осіб організації, членів ради, менеджерів і т.п.
3. Описи й історія різних організаційних програм, що випускається продукції надаваних послуг і т.п.
4. Статистичні дані, що стосуються наявних ресурсів, бюджету, штату співробітників, заробітної плати, доходів, акціонерів і т.п.
5. Положення й процедури організаційної політики, що стосуються конкретної проблемної ситуації.
6. Висловлення провідних посадових осіб організації із приводу даної проблемної ситуації.
7. Опис того, як організація в цей час вирішує розглянуту проблемну ситуацію.
8. Описи й переліки внутрішніх акціонерів організації.
9. Переліки організаційних медиа-засобів комунікацій (двосторонніх) із внутрішніми групами.
II. Зовнішні фактори
1. Вирізки з газет, журналів, професійних видань і інформаційних бюлетенів, у яких висвітлюється діяльність організації й розглянута проблемна ситуація.
2. Звіти, розшифровки стенограм, а також запису радіопередач і телепрограм. .;
3. Аналіз інформації, що з'являється в пресі.
4. Переліки засобів масової інформації, списки журналістів, коментаторів, що ведуть ток-шоу, позаштатних авторів і продюсерів, які готовлять новини й сюжети про організацію й матеріали, що стосуються даної проблемної ситуації.
5. Списки окремих осіб і груп (а також будь-яка додаткова інформація про їх), які розділяють турботи організації, її інтереси й позиції поданої проблемної ситуації (включаючи контрольовані ними внутрішні й зовнішні засоби поширення інформації).
6. Списки окремих осіб і груп (а також будь-яка додаткова інформація про них), які діють всупереч турботам організації, її інтересам і позиціям по даній проблемній ситуації (включаючи контрольовані ними внутрішні й зовнішні засоби поширення інформації).
7. Результати обстежень і опитувань суспільної думки, що стосується даної організації й розглянутої проблемної ситуації.
8. Графіки спеціальних подій, залучення уваги до важливих дат, проведення врочистих заходів і святкувань, пов'язаних з даною організацією й розглянутою проблемною ситуацією.
9. Списки державних агентств, законодавців і інших посадових осіб, що володіють регулятивною й законодавчою владою, що впливає на дану організацію й розглянуту проблемну ситуацію.
10.. Копії відповідних регулятивних і законодавчих матеріалів, неоплачених рахунків, результатів опитувань, урядових публікацій і звітів про слухання.
11. Копії опублікованих досліджень по темах, пов'язаним з розглянутою проблемною ситуацією.
 

 

II. Планування й програмування.

ПР іноді визначають як стратегічну комунікацію, оскільки вона зайнята довгостроковими цілями.

 

Стратегічне планування в ПР включає прийняття рішень по програмним цілям і завданням, включаючи ідентифікацію ключових суспільних груп, установлення політики або правил для вибору стратегії й визначення стратегії.

 

Фахівці з ПР допоможуть своєї організації, якщо зуміють забезпечити їй наступні інформаційні пріоритети:

1. Аналіз зміни в суспільній думці й поведінці публіки й основних діючих осіб.

2. Створення основного джерела інформації про організацію.

3. Передача інформації для внутрішнього споживання.

4. Координація діяльності, що впливає на відносини організації з публікою.

У цілому цей етап повинен дати відповіді на такі питання:

— ціль програми (до чого саме ми прагнемо);

— цільова аудиторія (кого саме варто охопити своїм впливом);

— вимоги (чого саме варто досягти з кожним з типів аудиторії).

Таке планування необхідно для того, щоб за допомогою зміни в суспільній думці досягти зміни в поводженні..