Тема 3. Современные информационные технологии

Все действия студента при изучении современных информационных технологий заключаются в освоении программных средств, предусмотренных тематическим планом и состоят в следующем.

Предварительно на практическом примере дается подробное предписание на выполнение того или иного этапа работы в изучаемом приложении (на форматирование документа в Word, на построение диаграммы в Excel и др.). При этом следует строго следовать заданному предписанию, с тем, чтобы изучить средства и освоить приемы создания объекта разработки (рисунка в Word, таблицы в Excel).

После этого обучаемый должен самостоятельно выполнить тест, который представляет собою задание на ту же тему с применением изученных средств и приемов (отформатировать Word-документ, построить диаграмму средствами Excel).

Каждое практическое занятие завершается выполнением тестового задания. Студент самостоятельно разрабатывает фрагмент документа с использованием изученных средств. Изучение того или иного офисного приложения завершается выполнением итогового теста, в котором обучаемый должен показать практическое умение работать с использованием всех средств изученного приложения (например, тест «Итоговый Word-документ»).

Допускается выполнение тестового задания на самостоятельной работе. Результат выполнения теста представляется на любом электронном носителе в указанный преподавателем срок для оценки.

Правила оформления деловой документации.

Название организации, являющейся составителем документа, должно полностью соответствовать названию, указанному в уставе, положении или в другом нормативном акте. Указываются полное и сокращенное названия организации.

Название документа (акт, приказ, протокол, справка и т. д.) должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации. Название указывается только при подготовке документов на общем бланке предприятия.

Заголовок текста – краткое изложение содержания документа, точно передающее смысл текста. Объем заголовка не должен превышать пяти строк машинописного текста длиной 28 символов. Допускается продление строки. Заголовки к тексту таких документов, как акт, инструкция, правила, протокол, устав и т. п., должны сочетаться в падеже с названием документа.

Дата – один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Все даты (при датировании документа, наложении резолюций, грифов согласования и утверждения, визировании, внесении отметок о поступлении документа, о заверении копии и т.д.) в документе приводятся в цифровом виде, в том числе и те, которые используются в тексте.

Элементы даты размещаются в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. Год обозначается четырьмя или двумя цифрами, месяц и день – двумя, например:

25.10.2007; 24.10.07 или 24 10 07

Дата является обязательным реквизитом документов всех видов. Она проставляется лицом, подписывающим (утверждающим) или регистрирующим документ.

Индекс документа включает порядковый регистрационный номер и условные обозначения, указывающие место составления (исполнения) и хранения документа. При оформлении документ получает в большинстве случаев только один индекс, проставляемый при его регистрации в журнале регистрации и на самом документе.

Текст – это основная, информативная часть документа и важнейший реквизит. Он должен быть логичным, четким, убедительным, аргументированным, причем аргументация и выводы должны быть объективными.

Текст может состоять из нескольких частей. Большинство документов целесообразно делить на две части. В первой части следует излагать цели и причины создания документа, приводить факты, описания ситуаций, фамилии лиц и другую информацию, аргументирующую необходимость принятия решения или выполнения действия. Вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т. д.

Текст документа может состоять и из одной части: приказ без преамбулы, письмо-просьба без пояснений и т. д.

Виза проставляется при необходимости внутреннего согласования документа. Виза состоит из личной подписи визирующего и даты. В некоторых случаях указывается должность визирующего и расшифровывается его подпись. Визы при согласовании внутренних документов проставляются на последней странице первого экземпляра документа ниже реквизита подпись. Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

Подпись является одним из основных способов удостоверения документа. Документ подписывает руководитель организации или замещающее его компетентное лицо, имеющее право подписи, установленное соответствующим правовым актом.

Несколько подписей ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Финансовые документы, служащие основанием для приема или выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита подпись входят название должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка. Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Если документ подписывают несколько лиц, занимающих одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне. При подписании указывается дата каждой подписи.

Расшифровка подписи в реквизитах подпись, гриф утверждения и гриф согласования должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке название организации в реквизите подпись не указывается или приводится в сокращенном виде.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится на две-три строки ниже реквизита фамилия исполнителя и номер его телефона.

В резолюции отражаются результаты рассмотрения документа руководителем и содержатся указания по исполнению документов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения подлинности (юридической силы). Используются гербовые и простые печати. Применение печатей для удостоверения документов в полной мере не регламентировано.

Адресатом документа может быть организация, структурное подтемаение, должностное или частное лицо. Как правило, документ адресуется предприятию или его структурному подтемаению без указания должностей и фамилий.

Названия учреждения и подтемаения указываются в именительном падеже, должность и фамилия – в дательном. В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес. Если документ направляется в учреждение, почтовый адрес указывается после названия учреждения, структурного подтемаения и фамилии должностного лица, а если частному лицу, адрес ставится перед его фамилией.

Реквизит фамилия исполнителя и телефон облегчает непосредственный обмен информацией между исполнителями документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона указываются на всех экземплярах документа, в левом нижнем углу, через два-четыре интервала после реквизита подпись. Инициалы исполнителя не указываются.

Отметка о поступлении документа представляет собой оттиск штампа, реквизитами которого являются название организации, в которую поступил документ, дата поступления и индекс, присвоенный документу при регистрации.

Ссылка на индекс и дату входящего документа используется на бланках для писем и состоит из постоянной конструкции «На № от», содержащей номер и дату входящего документа, на который дается ответ.

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телетайпа, телефона и счета в банке размещаются только на бланке для писем. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать действующим почтовым правилам.