ЗАНЯТТЯ 10. ВІДОМІСТЬ РОЗРАХУНКІВ З ДЕБІТОРАМИ-КРЕДИТОРАМИ
Розрахунки з дебіторами-кредиторами можуть враховуватися а Системі на багатьох рахунках (субрахунках). Але для кожного такого рахунку в словнику «План счетов» повинна бути задана типова форма аналітичного обліку 5, 6, 7 або 8. В залежності від типової форми, правила відпрацювання даних дебіторсько-кредиторської заборгованості варіюють.
Облік взаєморозрахунків з дебіторами і кредиторами виконується у відомостях взаємних розрахунків. Відомість відкривається для кожного балансового рахунку дебіторів-кредиторв на один місяць. Відомість складається із рядків. Рядки створюються Системою автоматично.
Кожний рядок відомості характеризує заборгованість по відношенню к одному основанию для взаєморозрахунків. Під основанием слід розуміти сукупність найменування організації або фізичної особи і реєстраційних даних, які визначені в настройці для кожного рахунку окремо.
Кожний рядок відомості містить сальдо на початок облікового періоду, підсумок оборотів по дебету, підсумок оборотів по кредиту, підсумкове сальдо по рядку. Підсумкові обороти по рядку відомості формуються на підставі сум господарських операцій, які відносяться до даного рядка.
По мірі реєстрації і виправлення господарських операцій Система формує нові рядки відомості, а також вносить виправлення в уже існуючі рядки. Після того, як зареєстрована господарська операція, Система переглядає її проведення. Якщо один із рахунків проведення має потрібну типову форму аналітичного обліку, Система пробує знайти в регістрі взаєморозрахунків підходящий рядок. Причому спочатку Система шукає рядок, усі параметри якого в точності відповідають характеристикам даної господарської операції і даного проведення. Якщо такий рядок не знайдений, Система буде шукати рядок, в якому з параметрами проведення співпадають контрагент, рахунок і параметри, відмічені для даного рахунку у словнику «План счетов». Якщо і у відповідності з новими умовами Системі не вдається знайти в регістрі взаєморозрахунків підходящі рядки, такий рядок створюється. Причому в нього переностяться значення тільки тих параметрів господарської операції і проведення, які відмічені в плані рахунків для даного рахунку (за вийнятком рахунку і мнемокоду контрагента, які заносяться в рядок обов’язково). Потім Система переносить суму проведення відповідно в дебітовий чи кредитовий оборот знайденого або заново створеного рядка і переходить до розгляду наступного проведення господарської операції.
Під час роботи з відомістю розрахунків з дебіторами і кредиторами, після її формування, в Системі передбачені гнучкі засоби роботи з кожним рядком відомості. Ці засоби можуть бути використані для знаходження і виправлення помилок, допущених під час реєстрації господарських операцій (наприклад, в найменуваннях організацій і підзвітних осіб, підставах взаєморозрахунків), або для виконання складних взаєморозрахунків дебіторської і кредиторської заборгованості. Знаходячсь у вікні перегляду відомості, можна:
- сформувати і розформувати як усю відомість, так і окремі її рядки;
- знайти і виправити дані однієї із господарських операцій, відображених у рядку відомості;
- виключити із оборотів рядки відомості обороти окремих господарських операцій;
- приєднати проведення окремих господарських операцій (із іще не відображених у відомості) до оборотів вибраного рядка відомості;
- змінювати зазначені у відомості найменування дебіторів і кредиторів, підстави для розрахунків, сальдо на початок облікового місяця;
- звести кілька рядків відомості розрахунків з дебіторами / кредиторами в один рядок;
- виконати переоцінку дебіторської і кредиторської заборгованості по окремому рядку відомості, сформованого для рахунку, по якому ведеться облік у валюті.
v Погашення заборгованості (повне або часткове) означає, що можна зареєструвати в обліку господарські операції з використанням даних дебіторської і кредиторської заборгованості, відображених у відомості. Зареєструвавши господарську операцію, Система виправить і запис відомості – заборгованість зникне або зменшиться.
v Якщо погашення заборгованості повинне супроводжуватися підготовкою платіжного документа, то можна зареєструвати потрібний платіжний документ з використанням даних дебіторської і кредиторської заборгованості. На підставі підготовленого платіжного документа можна зареєструвати операцію з погашення заборгованості.
Оборотні відомості розрахунків з дебіторами і кредиторами безпосередньо пов’язані з формуванням підсумкових звітних документів. Якщо відомості не сформовані, то неможливо отримати розгорнуті залишки по рахунках розрахунків і, відповідно, оборотний баланс, Головну книгу, баланс підприємства. Тому, незалежно від формування відомості протягом облікового місяця, при його закритті потрібно повністю сформувати відомість і перевірити її. У відомості повинні бути відображені обороти всіх господарських операцій по рахунку відомості.