Сортировка данных.

Сводная таблица

Мастер сводных таблиц позволяет использовать ещё один способ обобщения табличных данных. Одна из особенностей этого мастера заключается в том, что он удовлетворительно работает только с однородными табличными данными(т.е. в таблице не должно быть подзаголовков , пустых и итоговых строк, объединённых ячеек).

Для построения сводной таблицы необходимо выполнить следующую последовательность действий :

Вызовите мастера сводных таблиц ( Данные ® Сводная таблица , либо с собственной панели инструментов «Сводная таблица»). На первом шаге переключатель должен ука зывать на источник данных В списке или базе данных Microsoft Excel.

На втором шаге укажите диапазон, в котором содержатся исходные данные. Если ячейки выделены заранее, то программа определит диапазон по этому выделению. В некоторых случаях, программа пытается сама определить диапазон, но делает это далеко не всегда правильно.

На третьем шаге вы сами должны определить, как будет выглядеть новая сводная таблица. Здесь в качестве заголовка сводки обычно выбирается столбец, содержащий одинаковые перечисляемые сведения (т.е. по какому параметру необходимо получить сводку).

На четвёртом шаге необходимо указать в поле «Поместить таблицу в » адрес ячейки, которая будет соответствовать левому верхнему углу таблицы. Если эта ячейка видна на листе, то достаточно щёлкнуть по ней мышью.

Ваша сводка готова, получается своего рода книга в книге, т.к. она имеет страничную организацию подобно книге EXCEL. Программа автоматически создаёт список по полю, выбранному в качестве заголовка сводки. Теперь, выбирая позиции из этого списка, можно видеть данные по подразделениям . Для каждого значения поля , образующего колонки, программа создала отдельный столбец. На пересечениях строки и столбца указаны данные сводки, те которые вы на третьем шаге поместили в поле данные.

Для манипуляций со сводкой потребуется панель инструментов Сводная таблица, которая позволяет сгруппировать цифровые значения, разбросанные в большом диапазоне, обновить данные при изменении данных исходной таблицы, изменить вычисляемую функцию данных сводки, также изменить саму сводку вернувшись сразу к третьему шагу мастера построения и пр.

Для сортировки данных таблицы ( Данные ® Сортировка ) желательно выделить всю таблицу в месте с шапкой или все столбцы фрагмента таблицы, нуждающегося в сортировке, за исключением итоговых строк, строк промежуточных заголовков и пустых), в противном случае выполнение сортировки приведёт хорошую таблицу в месиво бессмысленных данных.

В окне сортировки можно задавать три уровня вложения условий для сортировки и направление сортировки ( по убыванию или по возрастанию). Переключатели Идентифицировать ( определять однозначно) поля по позволяют задать режим сортировки либо по заголовкам шапки таблицы, либо по именам столбцов по умолчанию ( столбец А, столбец В и пр.).