Документи в системі інформаційно-аналітичної діяльності
Поняття документа. Основним об’єктом, з яким має справу інформаційно-аналітична діяльність, є документ.
У Законі України "Про інформацію" наводиться означення документа: "Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носію". Іншими словами, документом можна назвати будь-який матеріальний носій, на якому зафіксовано соціально значущу інформацію з метою передачі її в часі та просторі.
Серед різноманітних джерел інформації можна вирізнити документи, які різняться не змістом інформації, а характером її виявлення, підготовки та використання. Виходячи з цього, умовно виділяють два рівні документальної інформації: первинна і вторинна. У першому випадку мова йде про опис конкретних ситуацій, висвітлення діяльності окремих осіб та органів. Первинна інформація формується на основі спостережень або опитувань, на основі безпосередньої реєстрації подій, які відбувається. Вторинна інформація носить більш узагальнений, аналітичний характер, у ній, як правило, відбиті більш глибокі соціальні зв'язки. Вона є результатом обробки, узагальнення або представляє собою опис, зроблений на базі первинної інформації.
Первинно-документальний рівень утворюють документи, що містять результати пізнання світу та духовної діяльності людини. Такі документи називаються первинними. У Законі "Про інформацію" наводиться таке означення первинного документа – "це документ, що містить в собі вихідну інформацію". Це означення підкреслює ту рису первинних документів, яка робить їх об'єктом інформаційно-аналітичних досліджень.
Вторинно-документальний рівень утворюють документи, які містять інформацію з первинних документів у згорнутому вигляді, а також відомості про сам первинний документ. Такі документи називаються вторинними. У названому Законі наводиться таке означення вторинного документа – "документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів". Необхідність у створенні вторинних документів виникла із зростанням масиву інформації, просторовими бар'єрами у соціальній комунікації та іншими причинами. Уникати цих бар'єрів дають змогу такі важливі властивості вторинних документів: стислість, оглядовість інформації, яку вони містять; легкість сприйняття та запам'ятовування інформації; можливість розгортання інформації; забезпечення багатоаспектності пошуку первинної інформації та ін.
Важливою складовою інформаційних ресурсів є інформаційні документи. Вони можуть бути частиною фондів інформаційних установ, елементом їх довідково-пошукового апарату або готуватися у відповідь на інформаційні запити. Відмінність інформаційних документів від інших документів як джерела інформації полягає, насамперед, в тому, що вони є результатом опрацювання інформації, що міститься в інших (первинних) джерелах інформації.
Як випливає із сказаного, інформаційний документ відноситься до вторинно-документального рівня інформації і має властивості вторинного документа:
– містить інформацію з первинних документів у згорнутому, узагальненому вигляді;
– містить відомості про сам первинний документ, на основі якого його створено;
– є результатом аналітико-синтетичної обробки первинного документа;
– є не тільки результатом, й засобом ІД, за допомогою якого здійснюються пошук, зберігання і поширення інформації.
Інформаційний документ може бути друкованим, зафіксованим на іншому носієві або рукописним. У спеціальній літературі частіше зустрічається термін "інформаційне видання". Цей термін позначає видання, яке містить систематизовані відомості про опубліковані та неопубліковані роботи у формі, зручній для оперативного ознайомлення з ними, яке видається органами науково-технічної інформації, а також іншими організаціями, що здійснюють інформаційну діяльність. Різниця між поняттями "інформаційний документ" та "інформаційне видання" полягає в тому, що видання – це документ, який пройшов редакційно-видавничу обробку, надрукований друкарським засобом та певним накладом. Поняття "інформаційний документ" родове по відношенню до інформаційного видання, тому що інформаційний документ може бути і машинописним, й рукописним, машинозчитувальним. Спільним для них є цільове призначення та характер інформації, яку вони містять. Головна ознака вирізнення інформаційних документів – це аналітико-синтетична обробка первинної інформації в процесі їх підготовки.
Підсумовуючи вищенаведене, підкреслимо, що під інформаційним документом ми розуміємо документ, який призначений для оперативного ознайомлення із масивом опублікованих та неопублікованих первинних документів і є результатом аналітико-синтетичної обробки первинної інформації, що міститься в них.
Ознаки класифікації інформаційних документів. Різноманітні завдання інформаційного забезпечення базової діяльності споживачів інформації породжують різні види інформаційних документів. Вони мають певні спільні риси, але й певні відмінності. Щоб визначити можливості різних інформаційних документів для забезпечення інформаційних потреб, а також щоб навчитися створювати такі документи, потрібно впорядкувати їх, тобто об'єднати у певні групи зі спільними істотними рисами. Іншими словами, класифікувати інформаційні документи.
Ознаками класифікації оберемо ті, що є визначальними для підготовки та використання інформаційних документів. Це такі ознаки:
– глибина згортання інформації (рівень ущільнення змістової інформації в інформаційному документі): сигнальна інформація (бібліографічна інформація); реферативна інформація; оглядова інформація.
– метод викладу інформації (конструкція інформаційного документа, спосіб викладення змістової інформації у вторинному документі): документ-екстракт (інформаційний документ, побудований на реченнях, екстрагованих з тексту вихідного документа); перефразований документ; інтерпретований документ (синтезований інформаційний документ).
– форма використання інформації (яким способом можна використовувати вторинну інформацію з інформаційного документа): письмовий документ; друкований документ; машинозчитувальний документ.
– формою викладу (цифрові та вербальні);
– загальною значущістю (офіційні та неофіційні);
Принципове значення для дослідника мають офіційні документи, які відбивають суспільні зв'язки і виражають колективні точки зору. Вони складаються і затверджуються державними або громадськими органами, колективними або приватними установами і можуть виступати в якості юридичного доказу. Приклади: постанови урядових органів, директиви відомств, накази і розпорядження адміністрації підприємств і установ.
Велику користь може принести вивчення неофіційних документів. Серед них виділяють особисті документи. Їхня цінність полягає в тому, що вони представляють нічим не обмежувані висловлювання людей на вільно обрану тему. Особисті документи – незамінне джерело вивчення суспільної свідомості, думок і установок на індивідуальному рівні. Вони дозволяють розкривати глибинні соціальні механізми утворення ціннісних орієнтації, зрозуміти історичну обумовленість мотивів поведінки, знайти основу для виділення соціальних типів особистостей. До них відносяться щоденники, мемуари, листування людей, результати професійної і непрофесійної художньої творчості (література, кіно, фото тощо). Особливе значення мають листи населення в різні владні інстанції, редакції засобів масової інформації.
Найважливіше джерело документальної інформації – матеріали преси. Вони синтезують у собі риси документів різних типів: вербальну, цифрову й образотворчу інформацію, офіційні повідомлення, авторські виступи і листи громадян, історичні документи, репортажні матеріали.
· способом фіксації інформації (документів): письмові рукописні, друковані документи, в яких інформація викладена у формі тексту; іконографічні документи (картини, ікони, фотодокументи); статистичні дані; фонетичні документи (магнітофонні записи, грамплатівки); цифрові дані (комп’ютерні файли).
· за функціональними особливостями документи класифікуються як інформаційні, регулятивні, комунікативні та культосвітні. При цьому підкреслюється основна, провідна спрямованість кожного документа, хоча найчастіше вони виконують водночас декілька функцій.
· більш детальна класифікація ґрунтується на змістовному аналізі документів. Розрізняють:
– особисті документи (щоденники, записи, листи, рукописи, мемуари, автобіографії, конспекти тощо);
– документи установ, підприємств, організацій (постанови, накази, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, плани, службові листи, службові записки, угоди, заяви, протоколи, облікова документація, звіти тощо);
–статистичні дані (державної, галузевої та місцевої статистики, статистики підприємств, установ, організацій);
– публікації наукові, літературні, політичні й інші (наукові звіти; періодичні видання; депоновані рукописи; центральна, галузева та місцева газетно-журнальна періодика);
– архіви, наукова і технічна інформація (державні, обласні, галузеві, місцеві архіви);
– документи центрів інформації (ІНІОН, Книжкова палата; Банки даних НДІ тощо).
· цільове призначення документів. Виділяють документи, створені незалежно від дослідника, і "цільові", тобто підготовлені відповідно до програми та завдань дослідження. До першої групи відносяться документи, існування яких ні прямо, ні опосередковано не пов’язане з технікою проведення дослідження: пов'язані з його темою офіційні документи, статистичні відомості, матеріали преси, особисте листування тощо. Друга група документів включає: відповіді на відкриті запитання анкет і тексти інтерв'ю, записи спостережень, що відбивають думки респондентів; довідки офіційних і громадських організацій, виконані з ініціативи або на замовлення дослідників; існуючу статистичну інформацію, але зібрану та узагальнену в орієнтації на дане соціологічне дослідження.