Структура системи та характеристика її компонент

Сьогодні на ринку програмних продуктів пропонують десятки пакетів програм для комп'ютеризації господарського об­ліку, проте кожного року фірми-розробники заявляють про ви­пуск нової програми, яка, на їх думку, є потужнішою, «розумні­шою» і перевершує всі відомі.

Незважаючи на насиченість ринку, вже кілька років поспіль лі­дером на ньому є московська фірма 1С, що випустила програмний продукт 1С:Бухгалтерія 6.0, 7.0, 7.5, 7.7 а нині існує 8.0.

Перед іншими ця система мала низку переваг, а саме: простоту інсталяції й використання; можливість гнучкого налаштування конфігурації і наявність вбудованої мови; змогу швидко виконати різноманітні проведення, низьку ціну тощо. Нещодавно фірма випустила нову комп'ютерну інформаційну систему «ІС: Підприємство» версії 7.0, 7.5 та 7.7. Ці системи не мають макромови, однак у них наявна вбудована об'єктно-орієнтована мова програмування і розвинене інтерактивне сере­довище, що дає змогу змінювати типові конфігурації для своїх потреб чи навіть повністю переписати їх. Вадою систем є обов'язкове їх настроювання фахівцем, однак вони більше орієн­товані на кінцевого користувача і надають останньому більше можливостей під час роботи.

Отже, «ІС: Підприємство» — це універсальна комп'ютерна система, яка призначена для автоматизації діяльності підпри­ємств різних видів і форм. Вона, як правило, використовується на різноманітних об'єктах господарювання для автоматизації функ­цій оперативного управління і господарського обліку. Від інших інформаційних систем подібного класу ця ІС відрізняється своєю конфігурованістю. Тобто конкретний набір об'єктів, структури інформаційних масивів, алгоритми оброблення облікової інфор­мації визначає конкретна конфігурація системи, під якою розу­міють сукупність механізмів, призначених для маніпулювання рі­зними типами об'єктів предметної області.

ІС «ІС: Підприємство» має компонентну структуру. Одні опе­рації, виконувані системою в процесі автоматизованого розв'язу­вання задач, є типовими, тобто присутні у будь-якому варіанті системи. Це передусім механізми підтримки довідників і докуме­нтів. Інші операції (наприклад, ведення списку бухгалтерських рахунків) реалізуються в компонентах системи: «Бухгалтерський облік для України»; «Оперативний облік»; «Розрахунок».

Кожна компонента має свій механізм оброблення інформації, що розширює можливості системи в цілому. В свою чергу, кож­ний механізми оброблення інформації має чітку спрямованість, яка визначає вибір складу необхідних компонент для створення конкретної конфігурації.

Коротко зупинимося на характеристиці кожної компоненти.

Компонента «Бухгалтерський облік для України» призначена для відображення господарських операцій, які здійснюються на підприємстві. Вона маніпулює такими поняттями, як бухгалтерські рахунки, операції і проведення, і дає змогу здійснювати на об'єкті:

- синтетичний облік з використанням кількох планів рахунків паралельно;

- багатовимірний і багаторівневий кількісно-вартісний аналі­тичний облік:

- валютний облік.

Крім того, в компоненті можна організувати ведення бухгал­терського обліку для кількох підприємств на базі спільного інфо­рмаційного забезпечення.

Компонента «Оперативний облік» призначена для автома­тизації оперативного обліку наявності та руху засобів. Компонен­та дає змогу реєструвати та отримувати інформацію про рух і за­лишки товарних, матеріальних, грошових й інших засобів під­приємства в реальному часі і найрізноманітніших розрізах. Вона підтримує механізм регістрів, який і забезпечує запис руху та отримання залишків у різних розрізах. Використання цього механізму дас змогу автоматизувати облік взаєморозрахунків з клієн­тами, облік виробничих запасів на складі і т. ін. Однією з голов­них областей застосування цієї компоненти є автоматизація облі­ку складських і товарних операцій на підприємствах з великою номенклатурою виробничих запасів (понад 100 000 назв).

Компонента «Розрахунок» призначена для автоматизації складних розрахунків, які здійснюються періодично. У компоне­нті передбачено можливість виконання розрахунків будь-якої складності, в тому числі перерахування результатів «минулим числом», а також ведення архіву розрахунків за попередні пері­оди. Ця можливість реалізується за допомогою журналів розра­хунків. Однією з головних областей застосування такої компоне­нти є автоматизація обліку праці та заробітної плати (у разі чисельності персоналу понад 50 осіб).

Упровадження ІС «ІС: Підприємство» поділяється на два етапи:

- конфігурування — тобто, описування моделі предметної об­ласті об"єкта засобами системи;

- виконання або оброблення даних предметної області.

На етапі конфігурування визначається структура інформацій­ної бази, розробляються алгоритми оброблення даних, форми ді­алогів і вихідних документів. Інформаційна база проектується на рівні передбачених в ІС типів об'єктів предметної області, що підлягають обробленню. Це: константи, довідники, документи, регістри, перерахування, журнали розрахунків, бухгалтерські ра­хунки, операції, проведення та ін. Під час конфігурування макси­мально використовуються візуальні засоби настроювання, а для описування специфічних алгоритмів — мовні та програмні засо­би, тому воно виконується фахівцем з галузі створення комп'ю­терних інформаційних систем обліку.

На етапі виконання користувач (бухгалтер), оперуючи уже конкретними поняттями (об'єктами), які описані на етапі конфі­гурування системи, формує інформаційну базу і здійснює всі не­обхідні для виконання його професіональної діяльності розрахунки. Об'єкти, якими оперують в процесі створення та експлуатації ІС «ІС: Підприємство», поділяються на базові, тобто використо­вувані в усіх компонентах системи, та об'єкти, притаманні певній компоненті.

До базових об'єктів відносять:

- константи;

- довідники;

- перерахування;

- документи;

- журнали;

- звіти і обробки.

Об'єктами типу «Константа» в системі вважаються довідкові дані які змінюються зрідка (назва фірми. її ідентифікаційний код, адреса, ставка ПДВ тощо). Основна причина використання констант полягає в тому, що в них одноразово вводиться будь-яка інформа­ція, яка потім може багаторазово використовуватися при формуван­ні документів, у розрахунках, при формуванні звітності. Інформація, яка міститься в константі, час від часу може коригуватись, але сут­ність константи при цьому не змінюється: введене одного разу в си­стему значення константи використовується багаторазово.

В ІС «ІС: Підприємство» можна описати безмежну кількість констант. Для цього на етапі конфігурування формується список констант і описуються їхні характеристики. У константу можна ввести ознаку періодичності для слідкування за змінами її знач­ності. Як приклад на рис.1 наведено фрагмент списку констант компоненти Бухгалтерський облік для України версія 7.7.

Рис. 1. Фрагмент списку констант компоненти Бухгалтерський облік для України ІС «ІС: Підприємство»

Для описання довідкових даних з деякою множиною значень в системі використовуються об'єкти типу Довідник. Довідники по­діляються на кілька категорій:

- об'єкти обліку;
- аналітичні;

- для розрахунків;

- допоміжні;

- підпорядковані.

До першої категорії належать такі довідники, як номенклату­ра, співробітники, контрагенти і т. ін.

За допомогою аналітичних довідників (статті витрат, рух гро­шових коштів, види робіт і послуг тощо) користувач може орга­нізувати аналітичний облік без переналаштування плану бухгал­терських рахунків.

Для розрахунків використовуються довідники: валют, податки і відрахування, ставки ПДВ, варіанти розрахунку податків і т. ін.

Групу допоміжних складають довідники: устаткування, резер­ви, одиниці вимірювання, об’єкти та ін., а підпорядкованих — договори, ставки податків і відрахувань тощо.

Рис. 2. Приклад ієрархічного довідника

Довідники ІС «1С: Підприємство» бувають двох видів: ієрар­хічні (рис. 2) і прості (рис. 3). В ієрархічних довідниках (до них належать усі довідники об'єктів обліку та аналітичні довідники) елементи поділено на групи та підгрупи, що дає змогу ко­ристувачеві формувати будь-які аналітичні дані.

Перерахування в інформаційній системі «1С: Підприємство» — це службовий тип даних, який використовується не самостій­но, а в сукупності з іншими типами даних. Визначити перераху­вання можна як список можливих значень реквізиту.

Перерахування використовуються при введенні значень рекві­зитів документів, довідників, констант у випадках, коли необхід­но виключити неоднозначне введення інформації.

Як приклад розглянемо поняття «статус покупця». Зазвичай покупці бувають оптові і роздрібні, разові та постійні. Зі стату­сом покупця пов'язують рівень надаваних знижок з продажної ціни товарів.

Отже, список статусів — «оптовий», «роздрібний», «разовий», «постійний» — можна трактувати як приклад простого перераху­вання. При виписуванні видаткової накладної користувач системи вказує статус покупця, вибираючи його із цього списку. Згідно з ви­браним статусом покупця система визначить розмір продажних цін.

Рис. 3. Приклад простого довідника

Якщо статус покупця введено в систему на етапі конфігурування як перерахування, то спеціаліст, який виконує коригуван­ня, може заздалегідь увести в систему варіанти розрахунку про­дажних цін залежно від вказаного статусу.

За своїми властивостями перерахування подібне до довідника, але має низку відмінностей. Наприклад, список значень перера­хування вводиться в систему тільки на етапі конфігурування, всі значення перерахування однорівневі і т. ін. Основна відмінність полягає в тому, що саме в конфігурації використовуються конк­ретні значення перерахування.

Використання перерахування обмежує кількість можливих ва­ріантів, наприклад, при введенні реквізитів документа.

Одним із основних понять в системі «1С: Підприємство» є «Документ». За допомогою документів організується введення в систему інформації про здійснювані на об'єкті господарські опе­рації, її перегляд і, за потреби, коригування. У своїй більшості документи, які використовуються в ІС «ІС: Підприємство», — це своєрідні електронні аналоги звичайних паперових документів, що використовуються на об'єкті управління і призначені для збе­реження основної інформації про всі господарські події, здійсню­вані на ньому в певному періоді.

Склад документів для певного об'єкта або групи однотипних об'єктів управління визначається на етапі конфігурування. Тоді ж для кожного виду документа створюється екранна форма введення. Кожному документу, що формується в системі, присвоюються но­мер, дата і час. Крім того, під час конфігурування для кожного виду документів задаються такі загальні характеристики, як довжина но­мера документа, умови підтримки унікальності номера і т. ін.

Отже, документи відіграють роль сховищ оперативної інфор­мації, яка використовується при розв'язуванні задач у компонен­тах системи. Крім того, сукупність документів створює єдину по­слідовність, яка відбиває послідовність господарських дій на об'єкті так, як вони здійснювалися реально. У межах дати послі­довність документів визначається їхнім часом, при цьому час до­кумента є не стільки засобом відображення реального часу вве­дення документа, скільки засобом, який дає змогу чітко впоряд­кувати документи всередині однієї дати. Крім формування, важ­ливою особливістю документа є його проведення, тобто відобра­ження зафіксованих у ньому подій в механізмах, які реалізуються компонентами (наприклад, запис проведень).

Журнали в інформаційній системі «1С: Підприємство» викорис­товуються для роботи з документами. Працюючи з журналом, кори­стувач може формувати документи, переглядати їх, а також редагу­вати і знищувати. Журнали дозволяють групувати документи (наприклад, за видами) для перегляду і швидкого доступу до них.

Усі журнали в ІС «ІС: Підприємство» можна розподілити на кілька типів, які відрізняються один одного за способами створення і функціональними можливостями. Але в журналі будь-якого типу можна працювати з документами — вводити, переглядати, редагувати і т. ін. Звичайний журнал призначено для роботи з документами одного виду (наприклад, жур­нали «Каса», «Банк». «Заробітна плата» тощо). Крім роботи з до­кументами, у звичайному журналі можна здійснювати вибірку документів за значеннями їхніх реквізитів. Додатковий журнал призначено для роботи з документами різних видів. Крім того, на відміну від звичайних журналів, із кількох додаткових журналів можна одночасно звертатися до документів одного виду. Напри­клад, на етапі конфігурування системи створено три звичайних журнали: для прибуткових накладних, для видаткових накладних і накладних на внутрішнє переміщення. Для зручності роботи з цими документами створено додатковий журнал «Складські», в якому об'єднано документи трьох видів.

Отже, різниця між додатковим і звичайним журналами полягає в тому, що додатковий журнал використовується для групу­вання документів за їх видами, а загальний журнал дає змогу розподілити документи за значеннями їхніх реквізитів.

Повний журнал призначено для роботи з будь-яким докумен­том системи.

Журнал «Інші» використовується для роботи з документами, для яких в системі не визначено певні журнали.

Система «ІС: Підприємство» дає змогу встановлювати між будь-якими документами відношення підпорядкованості «один до багатьох». Тому користувач під час роботи може відкрити журнал підпорядкованих документів, який містить документи, підпорядковані вибраному документу.

Для отримання результатної (звітної) інформації в інформа­ційній системі «1С: Підприємство» використовуються об'єкти, які називаються «Звіти» та «Оброблення». Об"єкт даних цього типу — це алгоритм оброблення економічної інформації на вмо­нтованій об'єктно-орієнтованій мові системи. До алгоритму «прикріплюється» діалог, за допомогою якого вводяться (за не­обхідності) параметри, що впливають на роботу алгоритму. За­звичай алгоритм має й опис друкованої форми, який використо­вується для виведення результатів на екран і принтер.

Назви «Звіти» та «Оброблення» відображують два типи задач, які розв'язуються в системі. До першого типу належать задачі, при розв'язуванні яких формується різноманітна звітність: бухга­лтерська, фінансова, податкова, статистична тощо. До другого — задачі, пов'язані з виконанням різноманітних дій з інформацією (наприклад, вилучення з системи застарілих даних, імпорт інфор­мації із однієї системи в інші). Характер виконуваних у такому разі дій відображає назву об'єкта. Наприклад, «Оброблення» — це задача, в результаті розв'язування якої інформація, що збері­гається в системі, змінюється.