ІІ.1. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ
ТЕМА: ОСНОВИ ТЕОРІЇ ДОКУМЕНТА
З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:
1. письмовий акт, здатний служити юридичним доказом або юридичним фактом, що спричиняють правові наслідки;
2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);
3. достовірне історичне письмове джерело;
4. матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація (наприклад , перфораційна картка).
Уперше слово «документ» використали Цезар та Цицерон. Пізніше це слово стало означати «письмовий доказ», або «доказ взятий із книг». Слово «документ» вживалося з середньовіччя до ХІХ ст. До наших днів воно дійшло завдяки більш широкому тлумачення цього слова бельгійським вченим Полем Отлє 1868-1944р.
Поняття «документ» має полісемічне значення тому, що сприймається по-різному в наукових дисциплінах (інформатика, бібліотекознавство, архівознавство, музеєзнавство) й спеціальних галузях діяльності (бібліотечній, музейній, архівні справі та бібліографії).
Міжнародною організацією зі стандартизації (ІSО) найбільш загальним було визнано поняття документу як зафіксованої інформації, що застосується як одиниця в документаційному процесі.
В Україні офіційно прийняті три значення документу (ДСТУ):
ДСТУ 2392-94. Документ І. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності.
ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт із закріпленою інформацією, створеною людиною способом для її передачі в часі і просторі.
ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком, що має відповідно до чинного законодавства правове значення.
Поняття Документа І обов’язкове для застосування у всіх видах нормативної документації: довідниках, навчальних посібниках, інформаційній та документальній літературі. Поняття Документа ІІ прийнято в галузі книговидання й книго розповсюдження. У діловодстві й архівній справі вживають поняття Документа ІІІ.
Для документознавства більш прийнятним є поняття Документа ІІ як поєднання матеріального об’єкту із закріпленою інформацією, що була створена людиною.
Зазначені у понятті ознаки документу припускають
1) наявність інформації зі смисловим змістом;
2) стабільну матеріальну основу, що забезпечує тривале використання й зберігання документу;
3) функціональне призначення для передання інформації у просторі й часу.
Особливості зафіксованої інформації:
- Документ є носієм соціальної інформації, що була створена людиною для суспільного користування.
- Документ припускає наявність семантичної (смислової) інформації як результату інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту - одна з головних відмінностей документу.
- Фіксоване повідомлення має знакову форму. Знаковість - обов'язкова властивість будь-якого документного повідомлення.
- Документ - це інформація, яка зафіксована людиною на матеріальному носії за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису і ін.
- Для документу важлива стабільна речова форма.
- Інформація може бути зафіксованою (документальною) й незафіксованою (не документальною).
Матеріальний об’єкт для запису й зберігання інформації прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документу без матеріального носія неможливо. Матеріальні об’єкти мають різноманітні форми: глиняні таблички, папірус, пергамент, сувої, книги, брошури, журнали, буклети, газети, листки, мікроафіши, магнітні й оптичні диски та ін.
Документ є джерелом інформації й засобом соціальної комунікації.