Тема 4. Информационное обеспечение и информационная система

Информационное обеспечение- важнейший элемент ИС и ИТ - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. Информационная система охватывает всю информацию объекта управления и является структурной единицей высшего уровня. Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей:

• потоков информации - вариантов организации документооборота;

• систем классификации и кодирования экономической информации;

• унифицированную систему документации;

• различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Система показателейслужит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач ИС. Специфика системы показателей управления состоит в том, что она предназначена для отражения различных функций управления, связанных с прогнозированием, планированием, организацией, оперативным и стратегическим управлением, учетом и анализом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений.

Система классификации и кодирования.Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования реквизитов- признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляют классификаторы.

Классификатор- это систематизированный свод однородных наименований, т.е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Кодпредставляет собой условное обозначение объекта знаков или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих-коды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в нее объекты. Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием. Идентификатор- это условное обозначение реквизитов документов буквами латинского или русского алфавита; используется при описании реквизитов документов в постановке задач для последующего проектирования и программирования. Количество знаков должно находиться в диапазоне 3-8. Унифицированная система документации.Оно осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации. Основным носителем информации при этом является документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.Унифицированные системы документации создаются на трех уровнях:

• государственном,

• отраслевом,

• региональном.

Главная их цель – обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.

Схемы информационных потоков, документопотоки Схемы информационных потоковотражают маршруты движения информации и использования входной, внутренней, и выходной информации. Например, можно составить примерную маршрутизацию информационных потоков, циркулирующих в системе управления сбытом готовой продукции на отдельном промышленном предприятии:

• договора с заказчиками на поставку продукции;

• формирование финансового плана предприятия;

• составление производственной программы предприятия;

• план выпуска продукции цехом;

• передача готовой продукции на склад (цеховая накладная);

• выдача продукции заказчикам (транспортно-товарная накладная;

• выставление платежного поручения;

• оплата (через банк) заказчиками за поставленную продукцию. За счет анализа структуры информационных потоков можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления на предприятии. Практика создания информационной базы данных опирается на методологических и инструментальных основах их проектирования. Процесс проектирования информационной базы в какой-либо предметной сфере ведется в несколько этапов:

• анализ предметных областей, обследование всех функциональных подразделений предприятия для определения информационных объектов и их характеристик (показателей и их реквизитов);

• определение входной и выходной информации;

• построение схемы информационных потоков;

• построение информационно-логической модели, в которой устанавливаются и оптимизируются все связи между информационными объектами и их реквизитами;

• создание на основе информационно-логической модели физической модели базы данных.

Физическая модель информационной базы данных реализуется через систему технического и программного обеспечения, например, в системе управления базами данных (СУБД). Документопотоки.Процесс управления характеризуется, с одной стороны, наличием сложного документооборота, с другой, - последовательностью прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Это сложный и многоуровневый процесс определен в системе информационных технологий как информационный документопоток.Специфика информационного документопотока определена предметной областью прохождения документов. Информационный документопоток - группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какой-либо предметной области.

Варианты организации информационного обеспечения.

Информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях имеют различную степень организации: внемашинное и внутримашинное:

• внемашинное ИО включает систему экономических показателей потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию;

• внутримашинное ИО это система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Внутримашинное состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные. Банк данных– «это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных». По организации и технологии обработки базы данных подразделяются на 2 вида:

• централизованные;

• распределенные.

Централизованную базу данныхотличает традиционная архитектура баз данных. Распределенная база данныхсостоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных компьютерах вычислительной сети. Работа с такой БД осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

Иерархическую модель БДизображают в виде дерева

Элементы дерева вершины представляют совокупность данных, например логические записи. Каждой вершине соответствует множество экземпляров записей, составляющих логический файл. Иерархическая модель данных обеспечивает одно- многозначные отношения между исходными данными, например, по выполнению функций автоматизированного управления производством. Примером таких отношений могут служить следующие: одному изделию соответствует несколько материалов, используемых на различных стадиях обработки и сборки. Сетевые модели БД соответствуют более широкому классу объектов управления, хотя требуют для своей организации и дополнительных затрат. Сетевая модель позволяет любому объекту быть связанным с любым другим объектом.

Реляционная модель БДпредставляет объекты и взаимосвязи между ними в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами. На этой модели базируются практически все современные СУБД.29 К преимуществам реляционной модели БД можно отнести более высокую мобильность при расширении базы данных, а также гибкости пои организации состава запросов. Эта модель более понятна, "прозрачна" для конечного пользователя организации данных. Информация включает три реквизита:

• код технологической группы оборудования;

• код изделия;

• программу выпуска.

Главное преимущество реляционной модели в том, что при иерархической и сетевой моделях СУБД структура не может быть изменена после ввода данных, тогда как для реляционной СУБД структура может изменяться по мере необходимости, т.е. фактически по желанию пользователя в любое время. С другой стороны, для больших баз данных, структура которых остается длительное время неизменной, другие модели СУБД (иерархическая и сетевая) могут оказаться более эффективными. В настоящее время большая часть СУБД для персональных компьютеров работают с реляционной моделью. К реляционным моделям относят Paradox, Access (что означает «доступ») и другие. Для хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации в информационной технологии предусмотрено хранилище информации (данных). Хранилище данных- это «автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую». Информационное обеспечение автоматизированного места (АРМ) менеджера предусматривает организацию его информационной базы, регламентирует информационные связи и предполагает состав и содержание всей системы информационного отображения.

Решение об информационном наполнении может быть принято лишь на основе предварительного определения круга пользователей и выяснения сущности решаемых задач. Разработка информационного обеспечения АРМ менеджера требует прежде всего определения перечня задач, отражающих деятельность менеджера в рамках принятой декомпозиционной части планирования, соответствующей конкретному АРМ менеджера. В качестве исходной для приведенных расчетов информации используется информация, формируемая АРМ, реализующими, например, следующие примерные задачи по управлению предприятием:

• управление технической подготовкой производства (применяемость деталей и сборочных соединений в изделии, нормативные затраты времени рабочих);

• технико-экономическое планирование (годовая и квартальная производственные программы работы предприятия) и т.п.

Обеспечить рациональную взаимосвязь экономических показателей ОПП позволяют классификаторы, унифицированная система документации, рациональная организация баз данных.