Службовий лист
Особливості складання ділових листів
Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом документів, що є засобом обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом.
Правильність складання службового листа, відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник установи, який несе повну відповідальність за викладену інформацію.
Виклад змісту листа має бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене питання.
Службове листування ведеться від імені установи, а не від імені посадової особи, яка підписала документ. Особистий момент у таких листах має бути зведений до мінімуму.
Службовий лист оформляється на спеціальному бланку установи — кутовому чи поздовжньому (формат А4, А5) і містить необхідні реквізити:
♦ назву й адресу організації — відправника листа;
♦ номер і дату написання листа;
♦ посилання на номер і дату документа, на який дають відповідь;
♦ адресата (назву одержувача лист);
♦ заголовок до тексту документа;
♦ текст документа;
♦ перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;
♦ підпис керівника;
♦ візи документа (підписи відповідальних осіб на копії документа);
♦ прізвище виконавця і номер його телефону.
Службовий лист мусить бути оформленим бездоганно. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичного погляду.
Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути перевірені.
До підписаного листа не дозволяється вносити ніяких виправлень чи додатків. Датою листа є дата його підпису яка має співпадати з датою його реєстрації у відповідному журналі.
Під час складання службових листів слід пам'ятати такі правила етикету:
1. Чітко дотримуватися вимог оформлення.
2. При звертанні використовувати слова: пан, добродій, шановний, вельмишановний. Звертання пишеться окремим рядком і після нього ставиться знак оклику.
Потрібно пам'ятати, що при безпосередньому звертанні нормою української мови є кличний відмінок. Наприклад:
пане генерале, шановний Петре Юрійовичу, вельмишановний Ярославе Анатолійовичу.
3. Займенники Ви, Ваш, Вас пишуться з великої літери.
4. Виклад змісту повинен бути аргументованим, тому обов'язковими є посилання на інші документи.
Наприклад:
Згідно із Законом України «Про освіту» проаналізуйте... Відповідно до постанови КМУвід 03.04.2008№ 21 поінформуйте...
5. Вимоги в тексті листа не повинні виражатися в категоричній формі. Для уникнення категоричності вживаються не особові форми дієслів, а безособові.
Наприклад, замість:
Ми передаємо Вашу справу до суду.... слід писати: Вашу справу буде передано до суду.....
6. Підписуючи лист, можна використати словосполучення:
З повагою,
З глибокою повагою.