Работа с базами данных

Тема 2.7. Создание автоматизированных систем информационного обеспечения. Работа с базами данных

Создание автоматизированных систем информационного обеспечения. Одной из проблем современных предприятий является оперативное обеспечение сотрудников информацией. Технология получения производственной информации, в некоторой степени, аналогична работе библиотек.

Как известно, чтобы получить необходимую книгу в библиотеке нужно определить место ее хранения по имеющемуся каталогу, а затем либо самому найти ее на полке, либо поручить это сделать библиотекарю.

Разрабатывая производственные документы в компьютерном виде, т.е. с помощью текстовых или графических систем, можно создавать компьютерные банки данных. Если на предприятии имеется локальная вычислительная сеть, доступ к любому документу может быть осуществлен с применением технологии гиперссылок. Для этого достаточно в каждом компьютере пользователя иметь каталог существующих на предприятии документов с гиперссылками на место их хранения. Такие каталоги могут разрабатываться с применением текстовых редакторов Word, начиная с версии 97. В этом случае, просто щелкнув мышью по строке с именем документа, его можно в течение нескольких секунд доставить пользователю прямо на рабочее место.

Еще одна замечательная возможность Word – это работа с базами данных.

База данных – это информация об объектах, хранящаяся в памяти компьютера (на дисках и других носителях). Однотипные объекты характеризуются одинаковым набором признаков и отличаются один от другого только значениями этих признаков.

Информация в базе данных хранится в виде таблиц, состоящих из колонок (полей) и строк (записей). Каждое поле таблицы предназначено для описания какой-либо одной характеристики объекта. В каждой ячейке одной строки записывается значение соответствующей характеристики объекта. Каждая строка записи базы данных характеризует один из объектов

Самый простой пример базы данных – это информация о сотрудниках фирмы, сведенная в таблицу. Как правило, на каждого сотрудника фирмы заводится карточка с указанием его должности, оклада, даты поступления, домашнего адреса и других сведений. Данные из таких карточек можно свести в таблицу.

Одно из назначений баз данных – производить поиск необходимой информации. Word позволяет производить поиск данных в таблицах, составленных как с помощью самого редактора, так и с применением специальных прикладных программ, например, Access или Excel. Для этого в диалоговом окне Опции запросазаписывают условия выборки информации из базы данных и с помощью кнопки Вставить данные в документ выводят все сведения, отвечающие условия выборки, на экран.

Поиск данных в таблицах можно осуществлять одновременно по нескольким условиям (нескольким полям). Можно найти данные, удовлетворяющие следующим условиям: специалисты, занимающие одну и ту же должность и имеющие оклад и дату поступления в заданных пределах (больше, меньше, равно, не равно, больше или равно, меньше или равно).

Из приведенного примера видно, что для создания баз данных и работы с ними технических возможностей редактора Word вполне достаточно во многих производственных ситуациях.

Если на фирме имеются базы данных, разработанные в системе Access или таблицы (например, бухгалтерские), созданные в среде Excel, то при выполнении различных отчетов, справок и других деловых документов из них с помощью редактора Word можно также получить необходимые сведения, выполнив необходимые действия.

Раздел 3. Табличные процессоры