Тема 2.4. Технология разработки деловых документов

В технологии разработки деловых документов в текстовых ре­дакторах Word можно различить следующие этапы:

1. загрузка (открытие) текстового редактора;

2. выставка параметров страницы (для всего документа);

3. выставка параметров абзацев (для всего документа);

4. создание документа;

5. сохранение документа;

6. выход и закрытие редактора.

Загрузка (открытие) текстового редактора.Как известно, в си­стеме Windows открытие документа (или приложения) сводится к его поиску и активизации. Активизировать документ (или приложение) означает открыть его для просмотра или выполнения. Для этого необходимо выделить имя этого документа или соот­ветствующий ему значок и щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

При открытии редактора для создания нового документа в стро­ке заголовка появляется первоначальное имя этого документа — Документ 1.Для редактирования ранее созданного документа не­обходимо активизировать его файл. При этом произойдет загруз­ка редактора соответствующим документом, причем в загружен­ном документе сохранятся все параметры, заданные при его раз­работке.

Выставка параметров страницы (для всего документа).Прежде чем приступать к разработке документа рекомендуется выставить параметры для его страниц.

Для задания параметров страницы необходимо выполнить следующие действия:

=> щелкнуть мышью по меню Файл;

=> выбрать в открывшемся окне команду Параметры страницы (рис. 2.2), после выполнения которой появится диалоговое окно для установки параметров страницы;

=> активизировать раздел Поля, щелкнув левой кнопкой мыши по его названию, после чего появится окно для установки соот­ветствующих параметров;

=> установить размеры полей. Причем, если размер левого поля 2,5 мм, то поле для переплета можно задать равным нулю;

=» установить размеры колонтитулов в зависимости от вида тек­ста или размеров рисунков;

=> в окне Применить выбрать параметр Ко всему документу или Отсюда и до конца;

=> активизировать раздел Размер бумаги;

=> установить размер бумаги, соответствующий размеру созда­ваемого документа;

=> в окнах Ширина и Высота задать соответствующие размеры листа;

=> в окне Ориентация выбрать параметр Книжная или Альбом­ная. При выборе параметра Книжная поле для переплета, или Левое, будет располагаться на длинной стороне листа. При выборе параметра Альбомная поле для переплета будет располагаться на узкой стороне листа, а текст — вдоль его широкой стороны;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

Выставка параметров абзацев (для всего документа).При разработке документа рекомендуется установить параметры абзацев, которые будут сохранены для всего документа. Если для отдельного абзаца будет нужно изменить параметры, то его выделяют и устанавливают требуемые параметры только для этого абзаца.

Параметры абзаца устанавливают в следующем порядке: => щелкнуть мышью по меню Формат;

=> в открывшемся окне выбрать команду Абзац, после выполнения которой появится соответствующее диалоговое окно;

=> активизировать вкладку Отступы и интервалы;

=> задать следующие параметры абзаца: Отступ (слева и справа), Первая строка, Интервал, Межстрочный (интервал), Выравнивание (по ширине, центру левому или правому краю).

После установки параметров программа автоматически будет располагать текст на странице (заданные число строк и символов в строке). Курсор в начале страницы будет также располагаться на заданном расстоянии;

=> активизировать вкладку Положение на странице;

=> установить команду Запрет висячих строк (в окне появится знак V);

щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

После установки параметров страницы и абзацев можно приступать к созданию документа.

Создание документа. Создание документа означает набор и сохранение текста в соответствии с требованиями к конкретному типу документов. Рассмотрим некоторые технические приемы, необходимые при создании документа. Прежде всего, поясним основные понятия и термины, которые не были определены ранее: вид шрифта; текстовый курсор и символ конца текста; масштаб и масштабирование текста.

Вид шрифта. Для набора текста в редакторах Word в распоряжении пользователя имеется достаточно большое число шрифтов, характеризуемых следующими основными параметрами: типом, начертанием, размером.

Кроме того, при оформлении документа текст можно выделять цветом, интервалами между буквами и другими приемами. Установленные По умолчанию параметры шрифта заданы для всего документа. Если для отдельного фрагмента текста необходимо изменить параметры шрифта, то этот фрагмент выделяют и задают требуемые параметры только для него. Выбор параметров шрифтов производится в следующем порядке:

=> активизировать меню Формат;

=> в открывшемся окне выбрать меню Шрифт;

в появившихся диалоговых окнах выбрать требуемые параметры.

Текстовый курсор и символ конца текста. Текстовый курсор представляет собой вертикальный штрих «|», указывающий, куда в данный момент будет вводиться текст, вставляться рисунок или таблица.

Текстовый курсор передвигают с помощью клавиш управления курсором или с помощью мыши (щелкая ее левой кнопкой в нужном месте документа).

Символ конца текста представляет собой горизонтальный штрих «—», который находится только в конце текста и не может быть передвинут произвольно. Если этого символа нет на экране, необходимо активизировать меню Вид и выбрать команду Нормальный. При этом слева от слова Нормальный появится метка (точка), а в конце текста появится горизонтальный штрих (символ конца текста).

Масштаб и масштабирование текста. Масштаб определяет формат изображения документа в процентном выражении по отношению к его нормальным размерам. Например, масштаб 200 % означает, что отображение документа должно быть вдвое крупнее его нормального размера, а масштаб 100 % означает, что документ отображается в натуральном виде.

Масштабирование текста - это процесс увеличения или уменьшения размера изображения текста на экране.

Масштабирование текста можно осуществить двумя способами: с помощью команды Масштаб из меню Вид и выбором значения в окне Масштаб на панели инструментов.

После записи документа в файл выбранные параметры страниц, абзацев и шрифтов сохраняются, т.е. при последующем вводе файла для редактирования или продолжения набора текста выставлять их не требуется.

При наборе текста внутри абзаца необходимо следить только за соблюдением знаков препинания и орфографией. Программа автоматически разобьет абзац на строки и выровняет их по ширине. При выравнивании текста по ширине можно установить перенос слов, для чего необходимо в меню Сервис выбрать команду Перенос слов... и в появившемся диалоговом окне сделать соответствующие установки.

После окончания набора текста одного абзаца и при переходе к другому абзацу следует нажать клавишу [Enter]. Курсор автоматически сместится к началу следующего абзаца.

Итак, мы подготовили редактор к созданию документа в соответствии с требованиями расположения текста на листе бумаги. Но прежде чем приступить к разработке документа, приведем еще несколько практических советов по набору и редактированию текста.

Ввод текста. Текст вводится в том месте, где находится текстовый курсор. Перемещение курсора в место ввода выполняется двумя способами: с помощью клавиш перемещения или с помощью мыши.

Второй способ является наиболее быстрым и сводится к следующим действиям: указатель мыши помещают в необходимое место на экране и щелкают левой клавишей мыши.

Передвижение по тексту или перемещение текста на экране. Эти действия производятся также либо с помощью клавиатуры, либо мышью.

Перемещение курсора и прокрутка текста с помощью клавиатуры осуществляется клавишами [<Н, [->], [Т], [>И- При нажатии клавиш [Home], [End], [Page Up], [Page Down] курсор перемещается соответственно в начало строки, в конец строки, на окно вверх, на окно вниз.

Если перечисленные клавиши нажимать в сочетании с клавишей [Ctrl], происходит ускоренное перемещение курсора: [<-] — на слово влево, -[-»] — на слово вправо, [Т] — на абзац вверх, [I] — на абзац вниз; [Ноте] — в начало документа, [End] — в конец документа; [Page Up] — в начало окна, [Page Down] — в конец окна.

Можно пользоваться клавишами управления курсором на цифровой клавиатуре, если выключена подсветка Num Lock, управляемая нажатием одноименной клавиши.

Перемещение текста с помощью мыши (прокрутка текста) осуществляется при использовании полос прокрутки. В рабочем окне имеются две полосы прокрутки — вертикальная (с правого края окна) и горизонтальная (внизу окна).

Перемещение текста на одну строку вверх или вниз производится щелчком мыши соответственно по клавишам — [Т] и [I].

Для ускорения перемещения текста необходимо выполнить следующие действия:

=> установить указатель мыши на полосу прокрутки (указатель приобретет вид стрелки);

=> поместить указатель-стрелку на прямоугольную кнопку;

=> удерживая указатель, нажать левую кнопку мыши и перемещать ее вверх или вниз по экрану.

В настоящее время появились конструкции мыши с двумя кнопками и роликом. В таких устройствах при вращении ролика происходит перемещение текста вверх или вниз по экрану без использования вертикальной полосы прокрутки.

Выделение текста. Главная концепция при работе с Word выражается словами: «Выделить и обработать». Выделение текста или его фрагментов требуется при выполнении целого ряда операций набора и редактирования: удаления, копирования, форматирования, изменения шрифта и др.

Выделить текст можно следующими способами:

• введением команды Выделить все в меню Правка (при этом выделяется весь текст);

• используя клавишу управления курсором;

• с помощью мыши.

Выделение текста с помощью клавиши управления курсором производится в следующем порядке:

=> установить курсор в начало выделяемого текста;

=> нажать и не отпускать клавишу [Shift];

=> нажать клавишу управления курсором в направлении выделения (при нажатии клавиши происходит выделение одного символа, а при ее удерживании — непрерывное выделение текста).

Способ выделения текста с помощью мыши зависит от того, какой фрагмент требуется выделить:

• для выделения отдельной буквы следует поставить указатель мыши слева или справа от этой буквы и при нажатой левой кнопке мыши переместить указатель на размер буквы;

• для выделения слова следует установить указатель мыши на любой букве этого слова и дважды щелкнуть ее левой кнопкой;

• для выделения строки следует поставить указатель мыши на полосе выделения напротив нужной строки и нажать ее левую кнопку.

Полоса выделения — это невидимая пустая полоса вдоль левой границы окна документа, используемая для выделения текста с помощью мыши;

• для выделения нескольких строк следует поставить указатель мыши на полосе выделения напротив нужных строк и передвигать его вверх или вниз, удерживая левую кнопку;

• для выделения предложения следует поместить указатель мыши в любое место этого предложения, нажать клавишу [Ctrl] и щелкнуть левой кнопкой мыши;

• для выделения абзаца следует поставить указатель мыши на полосе выделения напротив этого абзаца и дважды щелкнуть ее левой кнопкой или поставить указатель в середине абзаца и три раза щелкнуть кнопкой мыши;

• для выделения всего текста следует поставить указатель мыши на полосу выделения, нажать клавишу [Ctrl] и щелкнуть кнопкой мыши.

Для отмены выделения текста указатель мыши помещают на выделенный его участок и щелкают левой кнопкой мыши.

Добавление текста. Это обыкновенный ввод текста в необходимое место созданного документа. Добавление текста или отдельных символов (при исправлении ошибок) можно осуществлять в режиме вставки или в режиме замены.

При работе в режиме вставки вводимые символы, слова и предложения вставляются в текст, который при этом смещается вправо.

При работе в режиме замены новые символы заменяют в тексте уже имеющиеся символы в том месте, где находится курсор. При этом старые символы автоматически удаляются, т.е. новый текст вводится как бы поверх старого.

Для переключения режимов ввода текста используется клавиша [Ins] (Insert). При этом выбранный режим отражается в строке состояния (выделенные буквы ЗАМ означают включение режима замены).

Можно также переключить режим ввода текста мышью, дважды щелкнув кнопкой на буквах ЗАМ в строке состояния.

Удаление текста. В процессе создания документа при его редактировании приходится не только добавлять, но и удалять фрагменты текста — символы, слова и отдельные участки.

Удалить отдельные символы можно двумя способами.

Первый способ: установить текстовый курсор справа от удаляемого символа и нажать клавишу [Backspace]. При этом текстовый курсор автоматически переместится на одну позицию влево, удаляя находящуюся там букву. Этим способом можно удалить несколько символов, последовательно стоящих слева от курсора.

Второй способ: установить текстовый курсор слева от удаляемого символа и нажать клавишу [Del]. При этом текстовый курсор останется на месте, а символ, находящийся справа от него, будет удален.

Для удаления участка текста необходимо выделить этот текст и нажать клавишу [Del].

Если случайно был удален нужный текст, его можно вернуть следующими способами:

• с помощью комбинации клавиш [Ctrl] и [Z];

• введением команды Отменить в меню Правка;

• кнопкой [Отменить] на панели инструментов. Копирование и перемещение участков текста. При разработке деловых документов в тексте могут использоваться одинаковые слова и целые фразы. Чтобы не выполнять повторный ввод текста, используют операцию копирования. Также при редактировании текста приходится перемещать отдельные его фрагменты с одного места на другое. Выполнение этих операций производится двумя способами - без использования буфера обмена и с использованием буфера обмена.

Буфер обмена - это участок оперативной памяти, в который временно помещается текстовая или графическая информация.

Содержимое буфера обмена при необходимости вставляется в документ. При помещении в буфер обмена новой информации старые находящиеся в нем данные удаляются.

Первый способ рекомендуется использовать при редактировании видимых на экране фрагментов текста, а второй - для копирования часто повторяющихся и перемещения достаточно больших фрагментов текста.

Перемещение текста без помещения в буфер обмена производится методом Drag and Drop (перетащить и оставить), для чего необходимо:

=> выделить выбранный текст;

=> установить указатель мыши на выделенном участке текста, нажать левую кнопку мыши и не отпускать ее (т. е. схватить текст). При этом текстовый курсор примет форму штриховой вертикальной линии, а на нижнем конце указателя мыши появится небольшой прямоугольник;

=> не отпуская левую кнопку и перемещая указатель мыши, установить штриховой текстовый курсор в то место, куда необходимо переместить выделенный участок текста;

=> отпустить левую кнопку и отменить выделение.

Копирование текста без помещения в буфер обмена выполняется аналогично перемещению, только нажать и удерживать в таком положении надо клавишу [Ctrl]. При этом наверху указателя мыши появится знак «+».

Для работы с буфером обмена необходимо пользоваться кнопками, дублирующими команды Вырезать, Копировать, Вставить из меню Правка, которые при установке Word автоматически выводятся на панель инструментов. Если эти кнопки по какой-либо причине отсутствуют, то их можно установить с помощью команды Панель инструментов из меню Вид.

При использовании буфера обмена перемещение участков текста производится в следующем порядке:

=> выделить текст;

=> щелкнуть мышью по кнопке [Вырезать];

=> установить текстовый курсор в нужное место;

=> щелкнуть мышью по кнопке [Вставить].

Копирование участков текста производится аналогично:

=> выделить текст;

=> щелкнуть мышью по кнопке [Копировать];

=> установить текстовый курсор в нужное место;

=> щелкнуть мышью по кнопке [Вставить].

Разделение текста на страницы. При создании текстового документа Word автоматически разделяет его на страницы, если в меню Сервис по команде Опции в окне раздела Общие включается переключатель Фоновая разбивка на страницы. В этом случае автоматически проставляется символ конца страницы, называемый необязательным. Если текст набирается в режиме Нормальный из меню Вид, то конец страницы обозначается точечной линией во всю ширину экрана.

Символ конца страницы можно также установить вручную, если требуется закончить страницу в каком-либо конкретном месте. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

=» установить курсор в требуемое место текста;

=> выбрать команду Разрыв в меню Вставка;

=> в диалоговом окне включить переключатель Конец страницы;

=> подтвердить выбор, щелкнув мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

При этом в конкретном выбранном месте текста будет постав­лен обязательный символ конца страницы. В режиме Нормальный из меню Вид конец страницы обозначается точечной линией со словами Конец страницы в середине экрана.

Простановка номеров страниц. После создания документа, если текст занимает больше одной страницы, необходимо их пронумеровать. Для чего следует:

=> активизировать меню Вставка;

=> выбрать команду Номера страниц;

=> сделать установки в появившемся окне Номера страниц (указать в каком месте ставить номер страницы и как его расположить, а также ставить ли номер на первой странице);

=> если нумерация страниц документа должна начинаться не с единицы, выбрать команду Формат... и в открывшемся окне Номера страниц установить требуемый номер;

=> подтвердить выбор, щелкнув мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

Работа со списками. В процессе разработки текста документа при выполнении перечислений или описании последовательности действий бывает необходимо выделить какой-либо текст значками или цифрами, для чего следует:

=> набрать весь текст, выставив предварительно параметры страницы и абзаца;

=> выделить часть текста, относящегося к перечислению или определяющего порядок действий; => активизировать меню Формат; => выбрать команду Список;

=> в появившемся диалоговом окне активизировать соответствующие вкладки: Бюллетень, Нумерованный, Иерархический;

=> выбрать символ для выделения, щелкнув мышью по рамке с соответствующим значком;

щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

Проверка и устранение орфографических ошибок. После набора текста следует проверить в нем орфографию и устранить ошибки. Для проверки и устранения орфографических ошибок в редакторе имеется орфографический словарь. Проверка производится посредством сравнения набранных слов с имеющимися в орфографическом словаре.

Проверка текста производится по команде Орфография в меню Сервис. Причем сначала необходимо установить текстовый курсор в то место текста, с которого необходимо произвести проверку.

После включения команды Орфография через появившееся на экране окно можно добавить новое слово в орфографический словарь.

Запись документа в файл. Текст выполненного документа необходимо сохранить на диске, для чего следует выполнить следующие операции:

=> активизировать меню Файл;

=> выбрать команду Закрыть;

=> при закрытии вновь созданного документа после положительного ответа на команду откроется окно, в котором выбирают диск, каталог для его размещения и вводят имя документа.

При необходимости работы с созданным документом, т.е. для ввода его в окно редактора, необходимо щелкнуть мышью по кнопке [Открыть] на панели инструментов и в открывшемся окне указать путь к файлу (диск, каталог, имя файла).

Печать документа. Вывод документа на печать можно выполнить двумя способами:

• с помощью кнопки [Печать] на панели инструментов;

• с помощью команды Печать из меню Файл.

При использовании первого способа принтер распечатает все страницы текста в одном экземпляре. Второй способ определяет различные варианты печати документа, например печать только указанных страниц текста или заданного числа экземпляров.

После запуска команды Печать из меню Файл появится диалоговое окно, в котором устанавливают требуемые способы печати документа.

Перед печатью документа можно просмотреть расположение текста на его страницах, для чего необходимо щелкнуть мышью по кнопке [Просмотр печати] на панели инструментов, дублирующей команду Просмотр из меню Файл.

После окончания работы с редактором необходимо закрыть файл (файлы) и запустить команду Выход из меню Файл.

 

Тема 2.5. Создание документов с таблицами. Составление табличных документов с расчетами

Среди многообразия служебных документов особое место занимают таблицы, т. е. документы, текст которых заполняется в принятых на предприятии или установленных соответствующими инструкциями табличных формах. Это практически все технологические документы, финансово-бухгалтерские, текстовые конструкторские и многие другие.

Таблица 1 - Календарный план выполнения работ

Номер этапа работ Содержание этапа работ Срок выполнения Стоимость, долл. Чем заканчивается этап
Анализ технической доку­ментации и постановка задачи 05.01.2000 Структура баз данных
Разработка СУБД системы учета поступлений материалов и комплектующих 15.01.2000 СУБД
Разработка СУБД системы учета поставки материалов изготовителям продукции 20.01.2000 СУБД
Разработка СУБД системы поставки готовой продукции торгующим организациям 30.01.2000 СУБД
Разработка СУБД системы учета производственной деятельности фирмы 10.02.2000 СУБД
Итого

В табл.1 показан пример оформления календарного плана на выполнение работ при заключении хозяйственных договоров.

Таблица состоит из столбцов (колонок) и строк. Каждый столбец имеет наименование. Строку с наименованиями столбцов называют заголовком таблицы (шапкой таблицы). Область таблицы на пересечении строки и столбца называют ячейкой.

Текстовый редактор Word обладает большими возможностями по созданию и оформлению табличных документов. В нем также имеются встроенные функции, позволяющие выполнять математические расчеты, строить графики и диаграммы, например необходимые при анализе экономической деятельности фирмы.

Word позволяет вставить в текст документа таблицы, графики и диаграммы, разработанные с помощью других приложений Windows, например таблицы, созданные в Excel.

Возможны две схемы оформления табличных документов (далее таблиц):

• создание таблицы и заполнение ее информацией;

• создание текста и преобразование его в таблицу.

Первую схему рекомендуется применять для создания документов с установленной структурой таблицы. Вторая схема целесообразна при создании документов, структура которых еще не определена. Рассмотрим последовательность действий при создании таблиц по этим схемам.

Создание таблицы и заполнение ее информацией. Эта схема создания документов выполняется в следующем порядке: оформление заголовка таблицы;

=> заполнение таблицы информацией;

=> оформление внешнего вида таблицы.

В процессе создания таблицы операции заполнения информацией и оформления внешнего вида могут чередоваться.

Оформление заголовка таблицы производится командами из меню Таблица. Перед началом создания таблицы необходимо установить курсор в соответствующую область страницы (экрана), а затем выполнить следующие действия:

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить таблицу;

=> установить в появившемся диалоговом окне требуемое число столбцов (при этом ширина столбцов задается параметром Авто);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

Такая последовательность оформления заголовка таблицы применяется при выполнении простых документов. Для оформления документов, имеющих более сложную структурой , целесообразно использовать команду Объединить ячейки, т.е. необходимо:

=> создать структуру таблицы с требуемым числом столбцов;

=> выделить ячейки, которые должны быть объединены;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Объединить ячейки.

Если таблица занимает несколько страниц, то на каждой странице повторяют ее шапку, для чего следует выполнить следующие установки:

активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Заголовки.

Команды для редактирования таблиц находятся в меню Таблица. Это команды, позволяющие: добавлять строки, вставлять столбцы, удалять строки и столбцы.

Для добавления строки в конец таблицы необходимо:

=> установить курсор в последнюю ячейку последней строки таблицы;

=> нажать клавишу [Tab].

Таблица 2 - Клавиши для выполнения перемещений курсора

Перемещение курсора Клавиши
На ячейку вправо [Tab]
На ячейку влево [Shift] + [Tab]
В начало таблицы [Home]
В конец таблицы [End]
В первую ячейку строки [Alt] + [Home]
В последнюю ячейку строки [Alt] + [End]
В верхнюю ячейку столбца [Alt] + [Page Up]
В нижнюю ячейку столбца [Alt] + [Page Down]

Примечания:

1. При нажатии клавиши [Tab] после набора текста в последней ячейке строки курсор переместится в начало первой ячейки следующей строки. Поэтому при оформлении структуры таблицы указывать в диалоговых окнах число строк не обязательно.

2. Технология набора текста в ячейке полностью соответствует технологии набора текста на отформатированной странице. Если текст превышает по длине ширину столбца, он автоматически переносится на следующую строку ячейки. При этом высота всей строки таблицы увеличивается.

Для добавления одной строки в любом месте таблицы следует: установить текстовый курсор в любом месте строки, над которой требуется вставить дополнительную строку; => активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить строки.

Для добавления сразу нескольких строк таблицы необходимо:

=> установить текстовый курсор в любом месте строки, над которой требуется вставить дополнительные строки;

=> выделить вниз с помощью курсора столько строк, сколько требуется добавить;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить (добавить) строки.

Для вставки (добавления) нового столбца необходимо:

=> выделить в таблице столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить (добавить) столбцы.

Технология вставки нескольких новых столбцов аналогична технологии вставки строк с той только разницей, что нужно выделять соответствующее число столбцов слева от того столбца, перед которым будут добавлены новые.

Удаление информации в строках и столбцах без удаления самих строк и столбцов из таблицы производится аналогично удалению строки текста, т.е. необходимо:

=> выделить курсором информацию в строке или столбце;

=> нажать клавишу [Del].

Удаление строк или столбцов таблицы производится в следующем порядке:

выделить строку или столбец; => активизировать меню Таблица; => выбрать команду Удалить ячейки;

=> в появившемся диалоговом окне выбрать соответствующую команду (Удалить все строки или Удалить все столбцы).

Оформление внешнего вида таблицы включает в себя следующие основные операции:

• изменение ширины столбцов;

• изменение высоты строк;

• оформление сетки таблицы;

• изменение положения таблицы на странице листа. Способ изменения ширины столбца состоит в следующем: => установить указатель мыши на левую или правую вертикальную линию столбца (при этом указатель соответственно изменит направление стрелки);

=> нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, «перетащить» вертикальную линию соответственно влево или вправо на требуемое расстояние.

Ширину столбцов можно задать с помощью команды Высота и ширина ячейки из меню Таблица.

Высота любой строки таблицы может быть задана с помощью команды Высота и ширина ячейки из меню Таблица одним из трех параметров: Авто, Минимум, Точно.

Параметр Авто определяет высоту строки таблицы в соответствии с параметрами абзаца, которые устанавливаются при первоначальном форматировании документа. В этом случае высота строки таблицы устанавливается автоматически в зависимости от размеров вводимого в ячейку текста.

Параметры Минимум и Точно устанавливаются только для строк создаваемой таблицы. При выборе этих параметров высота строки таблицы задается числом пиксельных точек.

При вводе текста в ячейку с установленным параметром Минимум минимальная высота строки определяется заданным числом пиксельных точек. Однако если размеры вводимого текста превышают заданные размеры ячейки, высота строки таблицы увеличивается в соответствии с размерами текста.

При вводе текста в ячейку с установленным параметром Точно высота строки не меняется. Если размер вводимого текста превышает заданные размеры ячейки, в ней остается только вместившаяся его начальная часть.

Высота строки может быть задана как для всей таблицы сразу, так и для любой отдельной строки. Установка высоты строк таблицы производится в следующем порядке:

=> выделить строку (или все строки);

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Высота и ширина ячейки;

=> в появившемся диалоговом окне установить параметры: Высота строки и Сколько (размер в пиксельных точках);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

На экране в созданной таблице строки и столбцы (сетка таблицы) выделены пунктирной линией, т.е. при выводе документа на принтер таблица распечатается без сетки. Для распечатки таблицы с сеткой необходимо выполнить следующие действия:

=> выделить таблицу;

=> активизировать меню Формат;

=> выбрать команду Обрамление и заполнение...;

=> в появившемся диалоговом окне активизировать вкладку Обрамление и выбрать необходимые установки (рамку или сетку таблицы, толщину и цвет линий);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

При желании отдельные столбцы или строки таблицы можно выделить различным цветом. Для этого требуется:

=> выделить строку или столбец;

=> активизировать меню Формат;

=> выбрать команду Обрамление и заполнение...;

=» в появившемся диалоговом окне активизировать вкладку Заполнение и выбрать необходимые установки (узор, цвет узора и цвет фона);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

Оформить таблицу можно с использованием установленных в редакторе типовых стилей, для чего требуется:

=> установить курсор в любом месте таблицы;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Автоформат таблицы..;

=> в появившемся диалоговом окне выбрать один из предлагаемых форматов;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

Создание текста и преобразование его в таблицу. Эта схема создания таблиц применяется при оформлении документов, для которых не существует установленных форм. В этом случае последовательность операций и способы их выполнения аналогичны используемым в схеме оформления табличных документов первым способом (оформление заголовка таблицы, заполнение таблицы информацией, оформление внешнего вида таблицы). Отличие состоит только в последовательности оформления шапки таблицы, которую рассмотрим на примере создания календарного плана выполнения работ :

=> набрать текст заголовка таблицы, причем в процессе набора в конце текста каждой предполагаемой колонки (кроме последней) нажимать клавишу [Tab];

=> выделить набранный текст;

=> активизировать меню Таблица;

=> включить изображение сетки командой Линии сетки; => выбрать команду Преобразовать текст;

=> в появившемся диалоговом окне щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

После выполнения указанных действий на экране появится заголовок таблицы.

Все дальнейшие действия по созданию таблиц были рассмотрены ранее.