Ввод, редактирование и форматирование данных
Основные понятия электронных таблиц Excel
ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ
Вопросы и тестовые задания для самоконтроля
1. В чём отличие прикладных программ от системных и инструментальных?
2. Какие виды прикладного программного обеспечения Вы знаете?
3. Укажите назначение каждой группы прикладного программного обеспечения.
4. Приведите названия наиболее популярных программных продуктов в каждой группе прикладного программного обеспечения.
5. Как называются программы для создания графических изображений?
6. Чем отличаются растровые графические редакторы и векторные графические редакторы?
7. Назовите наиболее популярные растровые графические редакторы и векторные графические редакторы.
8. Программы, удовлетворяющие нужды конечного пользователя и предназначенные для решения задач из различных предметных областей:
1) прикладное программное обеспечение;
2) системное программное обеспечение;
3) инструментальное программное обеспечение;
4) аппаратное обеспечение.
9. Текстовые редакторы и текстовые процессоры относятся:
1) к прикладному программному обеспечению;
2) системному программному обеспечению;
3) инструментальному программному обеспечению;
4) аппаратному обеспечению.
10. Электронные таблицы относятся:
1) к прикладному программному обеспечению;
2) системному программному обеспечению;
3) инструментальному программному обеспечению;
4) аппаратному обеспечению.
11. Редакторы векторной и растровой графики относятся:
1) к прикладному программному обеспечению;
2) системному программному обеспечению;
3) инструментальному программному обеспечению;
4) аппаратному обеспечению.
12. Трансляторы относятся
1) к системному программному обеспечению
2) к прикладному программному обеспечению
3) к прикладным программам
4) к системам программирования
13. Перечислите основные функции текстовых редакторов, текстовых процессоров.
14. Что такое компьютерная презентация?
15. Какие программы для подготовки презентаций вы знаете?
16. На какие этапы может быть разбит процесс разработки презентации?
17. Какие объекты может включать слайд презентации?
18. Назовите основные функциональные возможности программ подготовки презентаций.
вернуться к содержанию
Класс программ, используемый для отображения и обработки табличных данных, называется электронными таблицами. Они объединяют в себе следующие возможности:
• создание и форматирование таблиц (подобно текстовым процессорам);
• математическая обработка табличных данных;
• визуализация результатов в форме таблиц, диаграмм, графиков.
Электронные таблицы можно использовать для решения задач учета, составления бланков, планирования производства, расчета налогов и заработной платы, учета кадров и др. Благодаря мощным математическим функциям, имеющимся в электронных таблицах, с их помощью можно решать множество задач в области естественных и технических наук:
− подготовка табличных документов;
− проведение однотипных расчётов над большими наборами данных;
− табулирование формул;
− автоматизация итоговых вычислений;
− обработка результатов экспериментов;
− подбор значений параметров;
− поиск оптимальных значений параметров;
− построение диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Примерами программ электронных таблиц являются Lotus 1-2-3, Gnumeric, OpenOffice.org Calc, Microsoft Office Excel. В настоящее время одним из самых популярных является табличный процессор Microsoft Office Excel (версий 2003, 2007, 2010). Эта программа входит в состав соответствующих версий пакета Microsoft Office, поэтому основные элементы интерфейса и приёмы работы с окнами документов имеют много общего с другими офисными приложениями (например, Word).
Документом Excel является рабочая книга — это файл с расширением *.xls (*.xlsx – начиная с версии 2007). Рабочая книга состоит из рабочих листов (в количестве от 1 до 256, каждый имеет свое имя). Один из рабочих листов является активным, т.е. в настоящий момент с ним работает пользователь. Рабочий лист представляет собой таблицу, в которой может содержаться до 65536 строк и до 256 столбцов. Строки нумеруются числами (от 1 до 65536), столбцы — латинскими буквами А, В, С, ..., Y, Z, АА, АВ, АС, .., AZ, ВА, ..., IV. Версия 2007 отличается большими максимальными количествами строк (1048576) и столбцов (16384).
На пересечении столбцов и строк находятся ячейки. Каждая ячейка имеет адрес, состоящий из указания столбца и строки, на пересечении которых она находится, например Al, B5, АВ234. Адреса ячеек используются при обращении к их содержимому. Одна из ячеек является активной, она выделяется черной рамкой, в правом нижнем углу которой находится маркер заполнения (черный квадратик). Ввод данных производится в активную ячейку. Перемещение активной ячейки осуществляется клавишами управления курсором или щелчком мыши.
Группа смежных ячеек в виде прямоугольника, на которую можно ссылаться как на единое целое, называется диапазоном. Адрес диапазона задаётся через двоеточие левой верхней и правой нижней ячейками, например, Al:С5. Выделяется диапазон протягиванием мышью по диагонали диапазона. Выделенный диапазон на рабочем поле показывается инверсным цветом, вокруг него располагается рамка с маркером заполнения, как на активной ячейке. Несмежный диапазон выделяется/ при нажатой управляющей клавише CTRL и задаётся через точку с запятой. Например, диапазон Al;В2:С3;Е4 состоит из ячеек Al, В2, В3, С2, С3, Е4.
Для печати документов, как и в текстовом редакторе, необходимо установить параметры страницы с помощью команды меню ФАЙЛ (в версии 2007 – РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ) ► ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ. Главное отличие состоит в том, что объектом печати является не страница, а заданная область таблицы. При этом можно УСТАНОВИТЬ масштаб распечатки, либо РАЗМЕСТИТЬ НЕ БОЛЕЕ ЧЕМ НА указанном количестве СТР. В ШИРИНУ и СТР. В ВЫСОТУ. Для предварительного просмотра печатного документа на экране используется кнопка ПРОСМОТР.
В любой ячейке Excel может содержаться один из трёх типов данных: текст, число или формула. Тип данных определяется автоматически при вводе. Ввод данных осуществляется непосредственно в поле текущей ячейки, или в строку формул. Вводимые данные отображаются как в ячейке, так и в строке формул. Если ввод начинается со знака равенства, то это понимается как ввод формулы, значение которой нужно вычислить. Если данные могут быть интерпретированы как число (в том числе и отрицательное, и дробное), то так и происходит. В противном случае данные рассматриваются как текст.
Редактирование содержимого активной ячейки можно произвести щелчком по строке формул или двойным щелчком по ячейке. При этом появляется курсор, изменения вносятся с клавиатуры, как в текстовых редакторах. Завершается ввод и редактирование нажатием клавиши Enter или щелчком на пиктограмме в строке формул.
Форматирование ячеек. Форматирование в Excel предполагает ряд действий по установке форматов данных, параметров шрифтов и выравнивания, границ, заливки. Форматируемые ячейки или диапазон должны быть выделены, затем меню ФОРМАТ ► ЯЧЕЙКИ вызывает диалоговое окно «Формат ячейки», имеющее шесть вкладок: ЧИСЛО, ВЫРАВНИВАНИЕ, ШРИФТ, ГРАНИЦА, ВИД, ЗАЩИТА устанавливаются необходимые параметры.
Вкладка ЧИСЛО позволяет установить формат ячейки как числовой. В поле «Числовые форматы» приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. Опишем числовые форматы.
«Числовой» — устанавливает число знаков после запятой и, при необходимости, разделитель групп разрядов (три разряда — пробел, начиная от запятой) удобен для представления чисел с фиксированной запятой, применимы все арифметические операции.
«Денежный» — число, которое сопровождается знаком валюты р., $, €, ¥ и т.д. С точки зрения общего формата запись в ячейке 12,34$ является текстом, но если формат ячейки объявлен как денежный, то это число, с которым могут производиться арифметические действия.
«Финансовый» — то же, что и денежный, но выравнивание в столбцах происходит по запятой; удобен тем, что длина записи числа отражает ее величину, это снижает вероятность ошибки при просмотре документа.
«Дата» — позволяет отобразить дату по одному из шаблонов. Дата есть количество дней, прошедших с первого января 1900 г. С датой можно работать как с числом, т.е. если в ячейке А1 содержится дата 01.04.09, а в ячейке В1 мы наберем формулу = А1 + 1, то результат получится 02.04.09, но если ячейку А1 переформатировать в числовой формат, то получится 39904.
«Время» — служит для отображения времени по одному из предлагаемых шаблонов. Надо помнить, что время — это доля суток от 0 часов, т.е. число 0,25 в формате «дата- время» даст 6 часов утра, 0,5 — 12 часов.
«Процентный» — число в ячейке умножается на 100 и добавляется символ %.
«Дробный» — число представляется в виде обыкновенной дроби (приближенно) по шаблону
«Экспоненциальный» — число представляется в виде мантиссы и порядка; удобен для приближенных вычислений с плавающей запятой в различных научно-технических расчетах.
«Текстовый» — содержимое, каким бы оно ни было, воспринимается процессором как текст. Арифметические операции недопустимы.
«Дополнительный» — то же, что и текстовый, но текст форматируется по маске (образцу): номер телефона, почтовый индекс и т.д.
Вкладки ВЫРАВНИВАНИЕ и ШРИФТ. Некоторые команды этих вкладок дублируются на панели инструментов «Форматирование», аналогично диалоговым окнам выбора шрифта Word.
Вкладка ГРАНИЦА — позволяет установить толщину, форму, цвет линий границ любых ячеек. Сначала устанавливается «тип линии» и цвет, затем указывается, к каким границам выделенного диапазона их применить.
Вкладка ВИД — определяет цвет и узор заливки ячеек.
Вкладка ЗАЩИТА — позволяет установить или снять защиту с выделенного диапазона, изменить режим отображения формул. Обычно это делается перед тем как защитить весь лист, т.е. если на рабочем листе сделаны расчеты, то с исходных данных защиту снимают, а весь лист с формулами и промежуточными результатами защищается (меню СЕРВИС ► ЗАЩИТА ► ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ...). Защищаемые ячейки становятся недоступными для редактирования.