Приборов для измерения температуры и влажности воздуха

Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных

Техника и режим хранения документов

Физико-химические и биологические факторы разрушения документов

На физико-химическое состояние документов оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры, излишняя сухость воздуха, прямые солнечные лучи, повышенная влажность, сырость, что отрицательно влияет на структуру бумаги (желтеет, становится ломкой, развивается плесень, выцветает текст, теряет эластичность, кожа переплетов ссыхается и трескается).

При хранении документов в хранилищах, в зависимости от групп документов, необходимо соблюдать определенный температурно-влажностный режим, соответствующий следующим данным:

В помещениях с нерегулируемым климатом для улучшения режима хранения, если это необходимо, устанавливают дополнительные источники увлажнения воздуха и приборы для просушивания помещений, проводят проветривание и т.п. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не ранее 1 раза в неделю.

Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров, психрометров. Климатические параметры воздуха меряют не менее двух раз в неделю в одно и то же время. Показания носят в специальные регистрационные журналы. Контрольно-измерительные приборы устанавливают в каждом хранилище главных проходах на стеллажах вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Помещения архива необходимо содержать в чистоте и образцовом порядке. Накопление пыли допустимо не более, чем в количестве 0,15 мг/куб.м.

Для защиты от пыли необходимо:

• оборудовать помещение плотно закрывающимися оконными про­емами и дверями,

• оборудовать помещение установками, очищающими воздух от пыли и вредных примесей;

• ежегодно проводить в хранилище обеспыливание коробок, папок, стеллажей и всего помещения с помощью пылесоса или ватно-марлевых тампонов, смоченных раствором формалина;

• систематически проводить влажную уборку помещений (пола, по­доконников, плинтусов);

• проветривать помещение хранилища (с учетом абсолютной влаж­ности наружного и внутреннего воздуха).

Документы, пораженные насекомыми, изолируют и подвергают де­зинсекции. При поражении значительного количества дел в разных местах хранилища необходима дезинсекция всего хранилища.

Документы и дела, пораженные плесенью, передают на дезинфекцию. Стеллажи, коробки, стены, пол и т.п. протирают 3-5% раствором формалина. Для проведения санитарно-гигиенических ра­бот в плане работ архива организации предусматривают санитарные дни не ранее одного раза в месяц.

Все поступающие в архив документы размещают таким образом, что­бы документы каждой организации (структурного подразделения) храни­лись в одном месте и были расположены в хронологическом порядке по мере поступления документов.

Дела постоянного хранения, дела по личному составу и дела времен­ного хранения (свыше 10 лет) размещают отдельно друг от друга. К ко­робкам, папкам приклеивают, а к связкам (толщина не более 20 см) привя­зывают ярлыки.

В ярлыках к коробкам и папкам с делами указывают:

• наименование организации и структурного подразделения;

• номер фонда и описи;

• год/годы и крайние номера (через тире) дел;

• порядковый номер коробки (связки) в пределах каждого фонда или описи.

Очень опасны для документов биологические вредители: бактерии, грибы или плесень (с повышенной влажностью), насекомые, грызуны, жуки, моль. Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения. Необходимо периодически проверять состояние полов, плинтусов, не вносить в хранилище продукты. При обнаружении необходимо обращаться в СЭС. Если есть плесень на делах, коробках, необходимо в изоляторе продезинфицировать их 3-процентным раствором формалина (1 часть 40%-го формалина на 15 частей воды).