Тема 3.2. Система экспертных органов
При Федеральном архивном агентстве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК), в министерствах и центральных учреждениях ведомств РФ организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), при органах управления архивным делом субъектов РФ действуют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК). Для проведения экспертизы ценности дел, отбору и подготовки дел к передаче на постоянное хранение в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается завархивом, работник делопроизводственной службы, работник бухгалтерии. ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных работников основных структурных подразделений и возглавляется одним из руководящих работников.
Функции и права ЭК и ЦЭК. Организацию работы закрепляют нормативным документом - Положением об экспертной комиссии организации (ведомства), затем его утверждает руководитель организации.
Функции ЦЭК и ЭК совпадают:
1. Рассматривают и одобряют проекты номенклатуры дел структурных подразделений и сводной по учреждению.
2. Рассматривают график передачи документов из структурных подразделений в архив учреждения и государственный архив.
3. ЭК ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор и подготовку документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях.
4. ЭК и ЦЭК рассматривает описи: годовые разделы описей дел постоянного хранения, описи дел по л/с постоянного хранения, дел временного хранения (свыше 10 лет), дел по л/с долговременного хранения. Затем утверждается ЭПК архивного учреждения.
5. ЭК и ЦЭК рассматривают акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
6. ЭК и ЦЭК рассматривают акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов об утере дел.
7. ЭК и ЦЭК рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.
8. ЭК и ЦЭК ведут исследование ценности различных групп документов.
9. ЭК и ЦЭК рассматривают перечни и описи особо ценных дел.
10. ЭК и ЦЭК осуществляют методическое руководство деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организации, консультирует членов их ЭК.
Деятельность ЭЦ и ЦЭК оформляется протоколами (решениями), утверждаемыми руководителем учреждения, иногда ЭПК госархива.
ЦЭК имеет свои специфические функции:
1. Методическая работа: рассматривает и утверждает проекты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в госархивы; классификаторов, примерных номенклатур, инструкций по делопроизводству, нормативно-методических пособий.
2. ЦЭК рассматривает проекты следующих документов: списков учреждений, документы которых подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение; типовых положений об ЭК; рекомендаций по методическим вопросам ЭЦД.
3. ЦЭК может вынести решение о предоставлении права самостоятельно уничтожать документы с истекшим сроком ранения при наличии утвержденного ведомственного перечня документов со сроками хранения.
ЭМК госархивов ведут работу по нескольким направлениям:
1. ЭЦД внутри архива (рассмотрение описей дел после переработки и актов о выделении к уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и др.).
2. Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий.
3. Работа по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив; участие в разработке перечней документов, подлежащих постоянному хранению и т.п.).
В функции ЭПК органов управления архивным делом и российских госархивов входит рассмотрение:
- списков учреждений, документов, которые подлежат приему на государственное хранение;
- проектов типовых и примерных номенклатур для учреждений;
- предложений об изменениях сроков хранения отдельных категорий документов;
- описей дел постоянного хранения и по л/с, представляемых учреждениями;
- вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения;
- методических пособий по вопросам ЭЦД.
ЦЭПК является высшей инстанцией по вопросам ЭЦД, разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов и документов к комплексу общероссийского значения;
- разрабатывает принципы научной и практической ЦД АФ РФ и определяет категории учреждений, от которых производится прием документов в госархивы;
- разрабатывает перечни документов со сроками хранений;
- определяет категории особо ценных и уникальных дел;
- определяет состав документов, подлежащих хранению в госархивах и архивах министерств и ведомств;
- рассматривает предложения об изменении сроков хранения документов ведомственных перечней, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми перечнями;
-разрешает отдельным министерствам и ведомствам самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов;
- выносит решения о возможной замене подлинников документов микрофильмами.
Все решения приобретают силу после утверждения их руководством Росархива.