Ввод и корректирование данных

Числа

Текстовые данные

Типы данных

К ним относятся все данные, которые не имеют общего с числами и вычислениями. Текстовые данные прижимаются к левому краю ячейки таблицы. Если текст не умещается в одной ячейке, то он «растекается» вправо в соседние ячейки до первой не пустой. Редактирование текстовых данных может осуществляться только при адресации к ячейке, в которой он начинал вводиться. Ячейки «растекания» текста при просмотре в окне функций выглядят незаполненными

Числа выравниваются по правому краю. Если число не умещается в ячейке, то оно представляется в экспоненциальной форме ( например, 1.23Е+12 означает: 1,23 умноженное на 10 в степени 12 ). Числа можно записывать в виде обыкновенной дроби – целая часть отделяется пробелом от дробной ( например 1 2/3 или 0 1/5 ) ; могут числа вводиться в виде процентов.

Даты и время, записанные определенным образом, могут использоваться в вычислениях. Признак даты и времени – соответствующий формат, например:

формат времени – 3:21 РМ, 3:21:04 РМ — время пополудни;

7:43 АМ – время до полудня;

15:21, 15:21:04;

формат даты – 10/25/94, 10-25-94, Янв/97, 6/Янв/97, 23/Июнь (используется текущий год).

Формулы

Признак формулы – знак равенства ( = ) в начале записи. Операндами ( слагаемыми, вычитаемыми и т.п.) могут быть:

• числа;

• АДРЕСА клеток;

• функции.

Операнды соединяются знаками арифметических операций: +, —, *(умножение ) , /(деление), ^Ù ( возведение в степень ). Действия выполняются слева направо, порядок может быть изменен с использованием скобок ( ).

Формулы пересчитываются при каждом изменении содержимого любой ячейки. Возможно включение режима ручного пересчета, когда пересчет происходит только по команде пользователя:

Меню: «Сервис» Þ «Параметры» Þ «Вычисления» Þ «Ручной пересчет»

Пересчет: F9.

ВВОД данных в активную ячейку:

1. начало ввода информации с клавиатуры происходит после ввода первого же символа. В панели формул появляются кнопки «Отказ», «Ввод», «Мастер функций»: Þ

2. Вводимая информация появляется в текущей ячейке и в панели формул, в панели статуса появляется индикация «Ввод».

3. Завершение ввода с сохранением введенной информации (при этом информация, находившаяся в ячейке, заменяется на введенную) осуществляется одним из способов:

• Enter;

• a

• стрелки « ­», « ¯», « ®», «» ( после этого активной становится соседняя ячейка); щелчок КМ (курсором мыши) на кнопке в строке формул.

Отмена завершения ввода (восстанавливается информация, которая была в ячейке до начала ввода ):

• Esc;

• щелчок курсором мыши по кнопке в строке формул.

Ввод функций — кнопка «Мастер функций»

Пример вставки функции

Заполнение последовательностей:

Команда Правка– Заполнить (для MS Excel 2003)

или Вкладка – Главная (для MS Excel 2007) результат заполнения

Абсолютные адреса (символ $ перед координатой, например «=N$1+$G$3») не изменяются при распространении формулы.

Копирование и перемещение выделенного блока (один раз):

1) КМ установить на границу блока;

2) перетаскивать в нужное место ( в зависимости от нажатых при этом клавиш результат различный):

• ни одна клавиша не нажата – блок перемещается, содержимое ячеек замещается новым блоком;

• нажата клавиша <Ctrl> – блок копируется, содержимое клеток замещается новым блоком;

• нажата клавиша <Shift> — блок перемещается, «раздвигает» ячейки и вставляется между ними;

• нажаты <Ctrl + Shift> – блок копируется, «раздвигает» ячейки и вставляется между ними.

• Перемещение выделенного фрагмента правой кнопкой мыши (для Excel)

Форматирование – задание способа представления хранящейся в ячейке информации.

Задание ширины столбцов и высоты строк:

• курсор мыши (КМ) установить на правую границу столбца (в верхней строке с обозначением столбцов) или на нижнюю границу строки (в левом столбце с обозначением строк) – курсор принимает вид горизонтальных (или вертикальных) линий со стрелками;

• перетаскиваем КМ, нажав на левую клавишу, до достижения нужного размера столбца или строки.

Задание автоматической ширины столбца (по максимальной ширине записи в ячейке):

• двукратный щелчок по правой границе столбца..

Спрятать/показать столбец:

• курсор мыши установить на заголовке столбца; далее выбрать один из способов:

• меню “Формат”Þ“Столбец”Þ“Скрыть”/“Отобразить”

• контекстное меню столбца (вызывается щелчком по правой клавише мыши) Þ“Скрыть”/“Отобразить”

Примечание: при задании команды “показать столбец” необходимо предварительно выделить оба столбца, между которыми находится скрытый столбец.

Диалоговое окно «Формат ячеек» в программе MS Excel Пример создания собственного формата