Создание и использование отчета
Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция необязательна). Далее на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:
§ Представить данные в удобной для чтения и анализа форме
§ Сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений
§ Включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы)
Сведения, отображаемые в отчете:
§ Заголовок отчета и столбцов
§ Данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета
§ Данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL
§ Итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.
Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.
Структура отчета. Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.
Как в форме, так и в отчете могут присутствовать следующие разделы:
§ Заголовок
§ Верхний и нижний колонтитулы
§ Область данных
§ Применение отчета
Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит наиболее общие сведения: название и логотип фирмы, название отчета.
Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов – графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.
Основной раздел отчета – область данных, в котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).
Примечание отчета выводится один раз в конце отчета и содержит итоговые данные отчета.
Размеры разделов можно изменить в режиме конструктора отчета.
Возможны следующие способы создания отчета: Автоотчет, Мастер отчетов, создание отчета в среде конструктора.
Создание отчета с помощью мастера. В окне БД выберем значок Отчетыв списке Объекты. Щелкнем кнопку Создание отчета с помощью мастера. В диалоговом окне Создание отчетов выберем таблицу Учащиеся, на которой должен быть основан отчет. Включим в список Выбранные поля поля из таблицы. Для этого, указав поле в списке Доступные поля, щелкнем кнопку >. Если нужно включить в список Выбранные поля все поля из списка Доступные поля, то нужно щелкнуть кнопку >>.
Примечание. Порядок расположения полей таблицы в списке Выбранные поля определяет порядок расположения столбцов будущего отчета. Используйте кнопки < и > для формирования списка полей в том порядке, как вам нужно.
Завершив формирование списка Выбранные поля, щелкнем кнопку Далее. На следующем шаге диалога с Мастером отчетов определим уровни группировки полей в отчете. Пусть данные в нашем отчете будут сгруппированы по классам, для этого, выбрав поле Класс, щелкнем кнопку >. Щелкнув кнопку Далее, зададим сортировку записей в группах по фамилиям в алфавитном порядке. На следующем шаге создадим макет отчета, выбрав ступенчатый вариант отчета на странице с книжной ориентацией. Включим опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Щелкнув кнопку, завершим создание отчета и посмотрим результат на экране.