Основные понятия MS Access. Объекты MS Access.
БД Access может иметь следующие объекты: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы. Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями. Макрос – это набор специальных макрокоманд (например, Открыть Форму, Печатать Отчет и т.п.), а модуль – это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.
Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются нами только на базе ранее подготовленных таблиц.
Форма не является самостоятельным объектом Access: она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимся в БД Access. С помощью страницы пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из БД.
Каждый объект MS Access имеет имя. В MS Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов:
§ Имя должно содержать не более 64 символов
§ Имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и спец. символов за исключением точки, ! , “ , и кв. скобок ([ ])
§ Не должно начинаться с символа пробела
§ Не должно включать управляющие символы
§ Не должно включать прямые кавычки в именах таблиц, представлений и хранимых процедур в проекте MS Access
Определяя имя для поля, элемента управления или объекта, полезно проверить, не совпадает ли это имя с именем свойства или другого элемента, используемого MS Access (для русских имен такая ситуация может возникнуть при совпадении с именем свойства или функции, определяемых пользователем).
С каждым объектом БД работа выполняется в отдельном окне, причем предусмотрено 2 режима работы:
1. Оперативный режим, когда просматривается, изменяется или выбирается информация
2. Режим конструктора, когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).
Кроме этого, в файл БД входит еще 1 документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты.
В окне БД мы видим 3 командные кнопки (Открыть, Конструктор и Создать) и 7 вкладок (по числу объектов Access) с корешками: Таблица, Запрос, Форма, Отчет, Страницы, Макрос и Модуль. Если выбрана какая-либо вкладка, то в ее окне отображается список существующих объектов этого типа данной БД.
Например, если выбрать вкладку Таблица, то в окне отображается список таблиц открытой БД. Чтобы открыть таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку Открыть. Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку Создать. Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку Конструктор.
Такие же операции выполняются со всеми другими объектами БД Access.
Если выбрать команду Правка-Схема данных... (или нажать соответствующую кнопку панели инструментов), на экране появится окно документа Схема данных.
Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно. Например, окно таблицы в оперативном режиме имеет кнопки Вырезать, Сортировать по возрастанию и др., а в режиме конструктора – кнопки Свойства, Определить ключ и др. Работа с панелями инструментов подчиняется стандарту.
Типы данных, которые могут иметь поля в MS Access, приведены в таблице:
Тип данных | Использование | Размер |
текстовый | Текст или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы | До 255 символов |
числовой | Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип «Денежный»). Для более точного определения типа числа используйте свойство Размер поля. | 1,2,4 или 8 байт |
Поле МЕМО | Длинный текст или числа, например, примечания или описания | До 64 000 символов |
Дата/время | Даты и время | 8 байт |
Денежный | Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной | 8 байт |
Счетчик | Автоматическая вставка последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Этот тип поля удобно применять для первичного ключа таблицы. В качестве значений таких полей Access автоматически выбирает целые порядковые номера (1,2,...). В дальнейшем номер, присвоенный записи при ее создании, не изменяется (независимо от удаления, вставки новых записей и т.п.) | 4 байта |
Логический | Поля, содержащие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл» | 1 бит |
Поле объекта OLE | Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и др. двоичные данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта. | До 1 гигабайта (ограничено объемом диска) |
Гиперссылка | Поле, в котором хранятся гиперссылки, имеющие вид пути (адреса) | До 64 000 символов |
Мастер подстановок | Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля. | Тот же размер, который имеет первичный ключ, являющийся также и полем подстановок; обычно – 4 байта |
Примечание. Поля типов «Числовой», «Дата/Время», «Денежный» и «Логический» имеют предопределенные форматы вывода данных. формат вывода можно выбрать в ячейке свойства Формат поля Format. Можно также создать собственные форматы вывода для всех типов данных, кроме объектов OLE.