Визначення документу
Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства.
Саме за допомогою ділових паперів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.
Основним елементом ділової сфери з'являється документ як засіб фіксації на спеціальному матеріалі певної інформації. Документи широко використовуються у повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.
Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів до людей і, отже, мають велике правове значення.
Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні і змістові пропозиції та вказівки. Тому документ слід правильно складати як за змістом, так і за формою. Тож необхідно розрізняти різноманітні системи документації та засоби щодо організації роботи з документами, що з'являються складовими частинами справочинства.
Документ - основний вид ділової мови. Слово "документ" пішло від лат. "documentum", що означає "доказ, свідоцтво". В українську мову слово увійшло в епоху Петра І: тоді документами стали називати ділові папери, що мали правове значення.
Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації об'єктивної дійсності, що має правове значення.
7.3. Класифікація документів за різними ознаками
Відповідно до певних вимог виділяють за різними ознаками різноманітні групи документів:
Класифікація документів
| Ознаки класифікації | Групи документів |
| За способом фіксації (відбиття) інформації | письмові ,графічні, фото-, фоно-, кінодокументи |
| За стадіями творення | оригінали, копії (три різновиди копій: відпуск, витяг, дублікат) |
| За найменуванням | положення, накази, укази, інструкції, звіти, плани, листи, баланси та інші |
| За формою | стандартні, індивідуальні |
| За ступенем складності | складні, прості (односкладні) |
| За походженням | внутрішні, зовнішні |
| За терміном виконання | термінові, дуже термінові, нетермінові (у межах строків, установлених керівництвом) |
| За ступенем гласності | звичайні, секретні, цілком секретні, для службового користування (ДСК) |
| За юридичною силою | справжні (дійсні і недійсні), підроблені |
| За технікою відтворення | рукописні, відтворені механічним способом . |
| За терміном зберігання | постійного зберігання, тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років) |
| За джерелом виникнення | первинні, вторинні |
| За напрямом | вхідні, вихідні |
| За спеціалізацією | управлінські (організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, документи з кадрових питань, особисті офіційні документи), спеціальні (фінансові, комерційні та інші) |
У сучасному суспільстві діють уніфіковані системи документацій, серед яких найбільш поширеними є управлінські документи, що відіграють провідну роль в управлінській діяльності будь-якої галузі.
Порядок створення, оформлення та застосування документів регламентується нормативними актами, єдиною державною системою діловодства, що надає документам правового характеру. Відмітна особливість управлінських документів полягає у тому, що вони створюються і використовуються в різних органах управління: в Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, навчальних закладах, лікарнях, на підприємствах та ін. Ці документи регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини.
7.4. Запитання і завдання для самоперевірки
1. Яку роль відіграє документ у діловій сфері?
2. Що таке справочинство, його мета?
3. Назвіть складові частини справочинства, дайте їм характеристику.
4. Дайте визначення документу.
5. За якими ознаками розрізняють документи?