Функціональні характеристики систем електронного документообігу
При роботі з документами в установі істотним фактором є групова (кооперативна) робота, колективна підготовка документів і прийняття колегіальних рішень.
Корпоративна система управління документами повинна забезпечувати вимоги кооперативної роботи й управління документами незалежно від специфіки застосування.
Головна властивість такої системи полягає в створенні та збереженні колективного інтелекту або бази знань установи, вираженого сукупністю взаємозалежних документів.
Основні компоненти СЕД обумовлюються тими задачами, які необхідно вирішувати для підтримки функціонування установи і забезпечення життєвого циклу документів.
Сучасні СЕД забезпечують установам і їх співробітникам ефективну технологію для ознайомлення, створення, маніпуляції, аналізу, збільшення цінності, збереження, пошуку і поширення Документів. Ці системи призначені для виконання наступних ключових функцій: введення документів у систему, створення Документа, організація процесу руху документа (розсилання), оперативне збереження й архівування документів, пошук і перегляд Документів, контроль виконання документів, розмежування доступу До змісту і способів обробки документа, адміністрування системи, у тому числі аналіз, оптимізація і розробка стратегії удосконалювання ^ЕД установи.
Введення документів у систему
Процедура введення документів у систему істотно залежить від того, де створюється документ і яка його структурна складність.
Якщо документ формується в самій установі, то для його введення застосовуються штатні засоби операційних систем (текстові та графічні редактори, текстові процесори, програми перевірки правопису тощо), а також, при необхідності, спеціалізовані програмні засоби підготовки документів і компонування мультимедіа, включаючи зображення, звук і відео.
Якщо документ надходить із зовнішньої організації вже в електронному вигляді, то може виникнути необхідність його конвертування в формати і кодування, прийняті у СЕД, що використовується в установі. Незважаючи на широке поширення великої кількості всіляких кодувань, форматів і засобів стискання інформації, проблеми конвертування не становлять принципових труднощів, тому що вже створена значна кількість адекватних інструментальних засобів. СЕД має забезпечувати колективну роботу різного рівня користувачів у гетерогенному середовищі з максимальним використанням штатних засобів, що застосовуються користувачами, тому повинна включати повний набір інструментів для перетворення форматів і кодувань.
Більш складним є випадок, коли документ існує тільки на папері. Для введення таких документів у систему застосовуються сканери, за допомогою яких одержують графічний образ документа. Далі, по необхідності, цей документ може або залишатися у вигляді графічного зображення, або пройти процедуру розпізнавання образів і перетворення текстової інформації в послідовність символів відповідного кодування, а графічної - у графічний файл необхідного графічного формату.
Найбільш складним є випадок, коли потрібно ввести велику кількість паперових документів. Існує ряд установ, що нагромадили значну кількість паперових документів, які вимагають частого й оперативного використання. До них відносяться бібліотеки, видавництва, депозитарії науково-технічної та патентної документації, архіви Держстандарту, сховища нормативно-правової інформації, великі фармацевтичні фірми тощо. Для таких установ першорядною є задача перетворення паперових документів в електронні. Для вирішення цієї задачі застосовуються високопродуктивні системи потокового введення документів, що включають високопродуктивні сканери з автоматичною подачею листа і здатністю двостороннього сканування, спеціальне програмне забезпечення обробки зображень і пристрої підготовки матеріалів до сканування.
Проблема введення документів вирішується дешевше, простіше й адекватніше шляхом реорганізації діяльності таким чином, щоб створювані документи відразу б формувалися в електронному вигляді.
Створення документів
Сутність цієї операції не вимагає пояснення, однак, для ефективної організації процесу крім використання сучасних текстових редакторів (основних інструментів для створення електронного документа) необхідно виконати ряд умов. Обов'язковою умовою успіху при створенні документа є забезпечення коректно організованої колективної роботи над ним. Саме тут відбувається реальне виникнення (зародження) документа з тексту. Для цього використовується процедура реєстрації, яка складається в унікальній ідентифікації, що прийнята в системі або її фрагменті (наприклад, при локальній реєстрації в підрозділі установи).
У цьому випадку найбільш значущим фактором є взаємодія процесу введення тексту з іншими компонентами СЕД, наприклад, такими як пошук, перегляд і використання частин документів, що відображають історію питання або пов'язаних нормативних актів, проведення аналізу фінансових ресурсів, які є на даний момент, або узгодження основних питань з менеджером ділового процесу та ін.
Ще однією умовою успішного колективного створення документа є запис історії створення документа: коли і ким створювалася версія тексту проекту документа або його складових частин, які резолюції були накладені тощо. Для коректної роботи повинна виключатися можливість одночасного редагування тексту Документа різними людьми, тому що інакше автори, які беруть участь У роботі, не зможуть впізнати створений ними документ.
Процес спільного розгляду, узгодження, зближення інтересів, кожної групової діяльності вимагає загальної, однозначної для всієї групи ідентифікації, тобто реєстрації. Як тільки реєстрація відбулася, То в системі або в її фрагменті створився документ. Важливою особливістю документа, на відміну від тексту, є вживання спеціальних заходів по внесенню в нього змін. Будь-які узгодження розглядаються як ремарки, анотації, уточнення, що прикріплюються до документа у відповідних місцях. Таким чином, у документа з'являється множина асоційованих з ним текстів - фактично виникає гіпертекстова структура.
Організація процесу руху документа
Одною з основних переваг електронного документообігу є автоматизація пересилання документа з однієї операції по роботі з документом на іншу. Організація служби кур'єрів або біганина з паперами між кабінетами стає атавізмом для документів, що не відносяться до вищих категорій таємності. Залежно від типів документів і способів організації ділових процесів використовуються дві схеми створення, обробки і виконання електронних документів:
• гнучка, тобто неформалізована послідовність дій по обробці документів, при якій на кожній операції неможливо визначити, яка операція наступна і хто саме її буде
виконувати;
• жорстка - яка використовує алгоритм обробки документів із вказівкою послідовності виконання операцій залежно від характеристик документа і прийнятих на операціях обробки
керуючих впливів.
Проблему реалізації гнучкої схеми може вирішити електронна пошта або який-небудь інший спосіб передачі файлу наступному виконавцю (наприклад, копіювання засобами операційної системи).
Якісні характеристики технологій документообігу з жорсткою схемою руху документів по технологічних операціях обумовлюються різноманіттям і зручністю побудови схем обробки (ієрархічна і поліієрархічна, з організацією циклів або без та ін.), а також наявністю великого числа критеріїв для виконання умовних переходів між операціями обробки.
Велике значення має і спосіб відстеження черг документів, що надійшли на обробку, з урахуванням терміновості обробки документа і направлення документа на наступну операцію обробки. Важливим фактором тут є використання інформативного і дружнього інтерфейсу.