ВИТРАТИ НА ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЯКОСТІ ПРОЕКТУ
Організаційне забезпечення управління якістю проекту
Для ефективного управління якістю проекту треба мати відповідне організаційне забезпечення, тобто певні організаційні ресурси:
· необхідної кваліфікації працівників, які є відповідальними і мають обов’язки;
· систему взаємодії працівників;
· матеріально-технічні й фінансові ресурси.
Для цього потрібно, щоб організаційна структура проекту і виконавчої організації відповідала таким вимогам:
· наявність серед вищого керівництва особи, відповідальної за систему якості (директора з якості);
· наявність постійного структурного підрозділу, відповідального за виконання функцій з управління якістю і вдосконалення системи управління якістю;
· наявність працівників, відповідальних за якість окремого проекту.
Директор з якості має виконувати такі функції:
· організація роботи системи управління якістю проекту;
· розподіл обов’язків і повноважень у межах системи управління якістю;
· розробка програми якості проекту;
· розробка політики щодо якості проекту;
· проведення аудиту системи управління якістю.
Постійний структурний підрозділ (відділ) з управління якістю може складатися з кількох чоловік чи окремого працівника і підпорядковуватися директору з якості. Представники відділу якості виконують всю щоденну роботу з планування, забезпечення і контролю якості проекту, тобто входять до складу проектної команди.
Відповідальна за якість окремого проекту особа, яка входить до складу проектної команди на основі матричної структури, організовує виконання всіх функцій з управління якістю в межах свого проекту. Вона зобов’язана організувати виконання, зокрема, таких робіт:
· розробка програми якості проекту;
· коригування документації за системою якості для потреб проекту;
· організація виконання контрольних заходів у межах проекту та ін.
Як зазначалося, процес планування якості передбачає встановлення співвідношення прибутків і витрат. Прибуток від дотримання вимог якості полягає у тому, що в майбутньому знадобиться менше переробок, а це означає більш високу продуктивність праці, менші витрати, більш повне задоволення вимог споживачів і всіх зацікавлених сторін. Здебільшого витрати або вартість дотримання вимог якості, – це витрати, пов’язані з роботами з управління якістю проекту. Загальноприйнята класифікація цих витрат включає:
· витрати на попередження проблем з якості;
· витрати на оцінку і контроль якості;
· внутрішні втрати внаслідок низької якості;
· зовнішні втрати внаслідок низької якості.
Попереджувальні витрати – це витрати, пов’язані з плануванням якості; організацією системи управління якістю; розробкою вимог до контролю якості сировини і матеріалів, виробничих процесів і продукції; підготовкою методичних інструкцій тощо. До них також належать витрати на створення програм навчання і підготовки кадрів у галузі управління якістю, витрати на удосконалення системи забезпечення якості, різного роду організаційні витрати.
Витрати на оцінку – це витрати на випробування і контроль під час прийому вхідних матеріалів; перевірку контрольно-вимірювальних приладів та ремонт їх; технічний контроль; випробування виробів для оцінки їхніх експлуатаційних характеристик; витрати часу працівників на перевірку ними якості своєї роботи і технологічного процесу, вибраковування в процесі виробництва (самоконтроль); нагляд за якістю і системами якості. До витрат на оцінку належать також витрати на атестацію якості продукції (оплата послуг, які надаються незалежними випробувальними центрами, лабораторіями, страховими фірмами і т. ін.); витрати на відвантаження продукції; на випробування продукції в експлуатації (проведення випробувань у споживача).
Витрати через внутрішні відмови утворюються з причин невідповідності якості, виявлених до відправлення продукції споживачам, тобто це витрати на виправлення браку і витрати на брак, що не підлягає виправленню.
Витрати через зовнішні відмови включають витрати на доробку продукції протягом гарантійного терміну за рекламаціями споживачів; витрати на усунення дефектів у процесі технічного обслуговування; штрафи за низьку якість у межах юридичної відповідальності за якість; витрати, пов’язані з поверненням продукції, що не відповідає належному рівню якості, чи окремих деталей, вузлів, які вийшли з ладу.
Система управління якістю повинна працювати на усунення проблем з якості. Тому потрібно збільшувати попереджувальні витрати і скорочувати зовнішні та внутрішні втрати. Аксіомою для менеджера проекту має бути те, що в результаті правильного управління якістю прибутки перевищать витрати.
Але існує важлива особливість, яку має чітко усвідомлювати команда проекту, а саме: тимчасовість природи проекту. Це означає, що інвестиції на поліпшення якості продукту проекту, особливо на запобігання дефектам і зайвій інспекції, мають бути відшкодовані організацією, яка виконує проект, оскільки проект може не «дожити» до «збирання своїх плодів». Тому рішення про витрати на профілактику і масштаби інвестицій у превентивні заходи має приймати вище керівництво організації, яка здійснює проект, враховуючи, що ці витрати забезпечать високу якість майбутніх проектів та їхніх продуктів.
Підсумовуючи, зауважимо, що проектна команда повинна розуміти, що управління якістю проекту має відповідати сучасним концепціям менеджменту якості та забезпечувати:
· задоволення споживачів: розуміння їхніх потреб, управління ними і вплив на них у такий спосіб, щоб очікування споживачів були задоволені повністю або навіть і з перевищенням. Це вимагає поєднання відповідності продукту специфікаціям і зручності його використання (продукт або послуга має задовольняти реальні потреби);
· запобігання зайвій інспекції: витрати на запобігання дефектів завжди менші, ніж витрати на їх виправлення;
· відповідальність менеджменту: успішне виконання проекту вимагає участі всіх членів команди, але відповідальність за виконання несе служба менеджменту.
Запитання для самоконтролю:
1. У яких аспектах розглядається поняття якості в контексті проекту?
2. Які чинники впливають на якість продукту проекту?
3. Назвіть та охарактеризуйте основні складові системи управління якістю проекту.
4. Які інструменти, методи та засоби використовуються для планування, забезпечення і контролю якості проекту?
5. Розкрийте суть та призначення політики щодо якості.
6. На які елементи поділяють витрати, пов’язані із забезпеченням заданого рівня якості?
7. Якою є роль менеджера проекту, директора з якості та працівників служби якості підприємства в забезпеченні якості продукту проекту і проекту загалом?
Література:
1. Н.И. Ильин, И.Г. Лукманова, А.М. Немчин, С.Н. Никешин, С.Н. Петрова, К.Г. Романова, В.Д. Шапиро. Управление проектами – СПБ.: «ДваТрИ» 2000.- 610с.
2. Методичні вказівки до виконання курсового проекту з курсу “Управління проектами”/ Колосок В.М., ПГТУ. – Маріуполь: ПГТУ, 2004.
3. Горбунов А.Р. Проект «Сборка холдинга». Управление финансовыми потоками. Архитектура проекта. Контроллинг проекта. – СпБ: «Глобус», 2003. – 624с.
4. Дайле А. Практика контроллинга: Пер с нем. – М: Финансы и статистика, 2001. – 336с.
5. Ендовицкий Д.А. Комплексный анализ и контроль инвестиционной деятельности: методология и практика. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 400с.