Трьохспрямована структура проекту: структура витрат проекту (Cost Breakdown Structure, CBS).

Код

Група штукатурі в-маляр і в – 431

Група електриків – 432

Група сантехніків – 433

Таким чином, при кодуванні організаційної структури перша цифра представляє організацію в цілому; друга – відділи; третя – групи.

4.3. Документи систематизації структури WBS/ОBS: облік витрат, WBS- словник, CTR- каталог.

WBS, OBS і СBS (облік витрат) встановлюють каркас системи управління проектом. Тут поєднуються обсяг робіт, організаційна структура і персональна відповідальність на кожному рівні із підсистемами планування, контролю змін, ресурсів, витрат, якості, матеріалів, Інформації, аналізу і звітування.

Облік витрат – це природний і логічний управлінський центр, у якому інтегруються ці чинники. Облік витрат кожної роботи полягає у ЇЇ визначенні, плануванні ресурсів і бюджету. Такі набори планів витрат є фундаментальними блоками, або найнижчим рівнем у ієрархічній структурі двоспрямованої системи планування і контролю.

Облік витрат будується на таких принципах:

1. Одна особа відповідає за них.

2.Провадиться ретельне визначення робіт, які виконуються й оцінюються.

3.По кожному робочому пакету створюють плани, як-то: календарний графік; ресурси; бюджет витрат.

4.Виконується аналіз і складаються звіти.

Обсяг робіт, ресурси і витрати, необхідні для виконання усього проекту або його складових, визначаються “знизу догори” – додаванням величини показників по вертикальній осі, тобто від найнижчого – до вищого рівня WBS. Аналогічно по функціональних групах організаційної структури це визначається по горизонталі: для кожного вищого рівня витрати визначаються додаванням по нижчих рівнях.

При комбінуванні двох кодів, визначаються витрати стосовно елементів WBS і OBS. Наприклад, код витрат 82-43 надає таку інформацію:

1. Вказує на витрати, необхідні для підготовки приміщення,
щоб здійснити поставку і монтаж устаткування.

2. Перші дві цифри визначають витрати, необхідні для завершення частини роботи, яка належить до елементу 82 WBS, тобто поставки і монтажу устаткування. Решта витрат з цими двома цифрами у коді також належать до цього субпроекту.

3. Код 43 OBS визначає ці витрати як роботу і відповідальність елементу 43 OBS , а саме – ремонтної бригади.

WBS- словник, CTR- каталог

У зв'язку зі створенням WBS/OBS- структур та кодуванням їх потрібно створити словник, який би визначав елементи й облік витрат (табл. 4.2). Це гарантує розуміння кожним учасником проекту значення і змісту кожного з елементів WBS або OBS. Словник може бути розширений визначенням обсягу робіт, витрат, ресурсів та обмежень за часом. Це може бути подано у вигляді каталогу «Витрати – час – ресурси» (Cost - Time - Resources, або CTR).

Роботу зі систематизації і поєднання робіт треба обов'язково виконати на певній стадії планування проекту. Для кожного виду діяльності потрібно визначити час, ресурси і витрати, щоб у подальшому формувати систему планів і здійснювати їх контроль, причому сума витрат і ресурсів за видами діяльності має відповідати витратам і ресурсам, виділеним для цього підрозділу, і навпаки.

Таблиця 4.2

Трьохспрямована структура проекту створюється додаванням до двоспрямованої структури третьої – структури витрат (Cost Breakdown Structure - CBS).

CBS утворюється за алгоритмом, аналогічним алгоритму створення WBS і OBS (рис. 4).

· перший рівень – це всі витрати на проект.

· другий рівень – основні елементи CBS: наприклад, матеріали, вузли, комплектуючі; витрати на утримання устаткування; трудові витрати; інші витрати.

· третій рівень – подальша розбивка. Як показано на рис.4, для трудових витрат це будуть: витрати на добір і навчання; витрати на оплату праці з поставки і монтажу устаткування; витрати на оплату праці з програмного забезпечення.

· четвертий рівень – подальша розбивка, наприклад, для оплати праці з програмного забезпечення: оплата праці програмістів; оплата праці системних аналітиків; оплата праці операторів.

Ця структура дає змогу збирати інформацію про витрати, аналізувати й готувати звіти по витратах будь-якого підрозділу або елементу робіт.

Таким чином, проведена за всіма напрямами структуризація проекту формує необхідну інформацію для подальшого планування і контролю його строків, ресурсів і витрат.

Завдання для самоконтролю:

1. Побудуйте дворівневу робочу структуру проекту організації і проведення гастролей відомої співачки за такими підходами:

а) за етапами життєвого циклу проекту;

б) за субпроектами (субпродуктами);

в) за локалізацією робіт;

г) за центрами затрат (залученими організаціями).

2. Розробіть робочу структуру проекту ремонту квартири «під ключ» будівельною фірмою за замовленням фізичної особи.

3. Для проекту, наведеного у п. 2, сформуйте організаційну структуру проектної команди.

4. За результатами роботи у пп. 2 і 3 побудуйте двоспрямовану структуру проекту.

5. Проведіть кодування робочої та організаційної структур, побудуйте CTR-словник.

Література:

1. Ботенко Л..І.. Управління проектами: Підручник. – К.: КНЕУ, 2003. – 231 с.

2. Н.И. Ильин, И.Г. Лукманова, А.М. Немчин, С.Н. Никешин, С.Н. Петрова, К.Г. Романова, В.Д. Шапиро. Управление проектами – СПБ.: «ДваТрИ» 2000.- 610с.

3. Савчук В.П., Прилипко С.И., Величко Е.Г. Анализ и разработка инвестиционных проектов: Учеб. Пособие. – К,: Абсолют – В, Эльга, 1999. – 304 с.