Процедури в управлінні проектами
ХАРАКТЕРИСТИКА МОДЕЛІ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ
| Елементи та інструменти моделі управління | Призначення елементу |
| ЦІЛІ Інструмент – контракт | Визначаються вимоги до проекту з огляду на обсяги, витрати, час і якість, а також наголошується, який з них домінує |
| ЩО (перелік робот) Інструмент – WBS | Визначаються обсяги робіт розробкою робочої структури проекту WBS |
| ХТО (команда) Інструмент – ОВS | Призначається керівник і формується команда за допомогою створення організаційної структури (ОВS) і порівняння вимог проекту зі здібностями виконавців |
| ХТО ЩО РОБИТЬ (відповідальність) Інструмент – матриця відповідальності | Створюється матриця відповідальності, в якій роботи закріплюються за виконавцями із визначенням міри відповідальності |
| ЯК (плани) Інструменти – сіткові графіки, діаграми Гантта, ресурсні гістограми | Узгоджуються плани виконання проекту щодо встановлених цілей і взаємовідношень робочих елементів |
| КОЛИ і СКІЛЬКИ (контроль) Інструмент – інформаційні та аналітичні звіти, метод скоригованого бюджету | Визначаються документи, які містять інформацію для контролю щодо термінів, обсягів, бюджету шляхом визначення відхилень від плану |
Опис професій,якщо цього вимагають масштаби проекту, деталізує організаційну структуру проекту. Він повинен включати назву професії, її стислу характеристику, регламентацію відповідальності й повноважень. Цей опис може бути доповнено проектними процедурамичи робочими інструкціямиі складатися з інформації про те, кому підзвітна дана особа, хто підзвітний даній особі, за що вона відповідає і які повноваження має.
У проектному менеджменті використовуються такі процеси і відповідні інструменти (табл. 1.3).
Табл. 1.3.
Процеси та інструменти проектного управління
| Процеси | Інструменти |
| Визначення обсягу робіт | Робоча структура проекту |
| Створення команди проекту | Організаційна структура проекту |
| Планування послідовності робіт | Сіткові графіки |
| Календарне планування | Діаграма Гантта |
| Планування витрат | Структура затрат за проектом |
| Оцінка проекту | Вартість грошей у часі |
| Розподіл ризику і відповідальності | Контракт |
| Зміни параметрів | Аналіз чутливості і ризиків |
| Лідерство | Призначення менеджера проекту |
Проектні процедури використовуються для встановлення порядку управління окремими частинами проекту і зазвичай включають такі заходи.
Альтернативний аналіз– розбивка складного проекту на складові частини в пошуках різних і, ймовірно, дедалі більш ефективних способів досягнення бажаного результату. Аналіз варто розпочинати зі складання укрупненої схеми робіт, обмежень і цілей проекту.Потім порівнюються альтернативи. Цей аналіз проводиться ітераційно протягом усіх стадій менеджменту проекту.
При проведенні аналізу варто задавати собі такі запитання:
§ час: чи може проект бути виконаний швидше;
§ витрати: чи може бюджет бути скорочений;
§ якість: чи може проект бути виконаний з більш низьким рівнем якості, прийнятним для клієнта, а отже, дешевше і за більш стислий термін;
§ ресурси: чи можуть роботи бути автоматизовані дешево і з економією трудозатрат;
§ технологія: чи можуть бути використані більш дешеві матеріали; чи існують більш прості варіанти реалізації проекту; чи справді новітні технології використовуються; чи передбачене використання взаємозамінного устаткування; чи найпростіший метод будівництва застосовується; чи існують альтернативи системі управління?
Розподіл обов'язківє формальним початком проекту. При цьому проводяться збори, на яких присутні всі зацікавлені сторони. Стандартна процедура розподілу обов'язків включає:
1. Складання схеми робіт і списку сторін, що беруть участь.
2. Обґрунтування участі субпідрядників.
3. Складання списку відповідальних осіб і повноважень.
4. Обговорення порядку управління проектом, звітності й розкладу зборів.
5. Обговорення способів виміру ходу проекту і порядку платежів.
6. Вимоги до контрактів, санкцій, бюджету, розкладу робіт, специфікацій.
7. Список зобов'язань замовника по постачаннях.
8. Обговорення порядку контролю конфігурації проекту й осіб, уповноважених робити зміни.
9. Підписання угоди.
Випуск інструкцій– це перший крок етапу контролю. Весь обсяг робіт повинен бути розподілений по відповідальних особах.
Під час виконання проекту може виникати потреба в процедурах внесення змін,що здійснюється шляхом перегляду відповідних документів. Це зміни в обсязі й схемі робіт; у графіку робіт; у методі реалізації проекту; у вартості.
До перегляду початкового плану всі зміни повинні бути оцінені й схвалені відповідною відповідальною особою із проектної групи. Кожну зміну рекомендується фіксувати письмово.
Формування системи звітності,яка встановлює інформаційну систему проекту, що дозволяє контролювати процес його виконання і чисельно оцінювати його результативність. Звіт про поточний стан включає дані за часом, вартістю і якістю. Ключовим джерелом інформації є звіти про завершення проекту. Складно переоцінити важливість цих звітів не тільки з погляду обліку припущених помилок, а й з точки зору розробки рекомендацій для майбутніх проектів. Тому і замовник проекту, і, особливо, спеціалізовані консультаційні фірми повинні мати можливість моніторингу результатів проекту й обов'язково передбачити відповідні роботи і витрати в проекті. Відповідальність за збір даних несе головний менеджер проекту чи відділ розробки
проектів замовника.
Документарний контрольпокликаний підтвердити відповідність проекту останнім змінам плану. Спочатку складається список документів, що підлягають контролю, і усім їм дається позначка «Контроль». До кожного документа додаються циркулярний лист і супровідна записка, яку адресат підписує і відсилає в проектну групу в підтвердження одержання документа. За контроль документів відповідає проектна група. Наприкінці тижня складається контрольний лист, у якому відбивається рух усіх підконтрольних документів.
Аудит проекту– це перевірка функціонування всієї системи контролю. Його завдання – виявити будь-які відхилення і скласти рекомендації щодо поліпшення системи.
Проведення конкурентних торгів (тендерів)є однією з найбільш формалізованих процедур, яку буде описано в окремому розділі.
Запитання для самоконтролю:
1. Що таке проект? Які ознаки відрізняють проекти від інших заходів, планів, програм? Що таке управління проектами?
2. Наведіть приклади різних видів проектів.
3. Назвіть види діяльності у сучасному бізнесі, які можна віднести до проектно-орієнтованих.
4. Назвіть проекти, які Ви найчастіше здійснюєте у своєму житті чи професійній діяльності.
5. Назвіть етапи організації виконання проекту.
6. Яку інформацію містить у собі формуляр проекту?
Література:
1. Батенко Л.І. Управління проектами: Підручник. – К.: КНЕУ, 2003. – 231 с.
2. Управление проектами: Зарубежный опыт / А. И. Кочетков и др. – СПб.: Два-Три, 2003. – 446 с.
3. Управление проектами: Справочник для профессионалов / И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, С. А. Титов и др. – М.: Высш. шк., 2001. – 875 с.
4. Управление проектами: Толковый англо-русский словарь-справочник / Ред. В. Д. Шапиро. – М.: Высш. шк., 2000. – 379 с.