Реквизиты документов, правила оформления и размещения

Составление и оформление служебных документов

Создание служебного документа предусматривает составление текста и оформление этого документа. Под оформлением служебного документа понимают фиксирование реквизитов такого документа.

Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы.

Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др., присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».

Формуляр-образец (служебного документа) — это модель построения формуляра служебного документа, которая устанавливает сферу его применения, формат, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и реквизиты".

Требования к оформлению документов изложены в ДСТУ 4163-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации, который введен с 1 сентября 2003 года (с отменой в Украине ГОСТ 6.38-90).

При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:

01 - изображение Государственного Герба Украины, Герба Автономной республики Крым;

02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);

03 — изображение наград;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование вышестоящей организации;

07 — наименование организации;

08 — наименование структурного подразделения;

09 справочные данные об организации;

10 — название вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный индекс документа;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения документа;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту документа;

20 — отметка о контроле;

21 — текст документа;

22 — отметка о наличии приложений;

23 — подпись;

24 — гриф согласования документа;

25 — визы документа;

26 — оттиск печати;

27 — отметка о заверке копии;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 — отметка о наличии документа в электронной форме;

31— отметка о поступлении документа в организацию;

32 — запись о государственной регистрации.

Схемы фактического расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового и продольного бланков приведены на рис. 1 и рис. 2.

При изготовлении бланков документов используют реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а также наносят на бланки отметки для размещения реквизитов 11, 12, 13, 14, 16. 19, 20, 21.

При необходимости применения трафаретных текстов документов используют реквизит 21.

При оформлении различных видов документов, кроме указанных обязательных реквизитов, используют также следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32.

Рис. 1 – Фактическое расположение реквизитов и границ зон для документов, которые изготавливаются на бланках с угловым размещением постоянных реквизитов (формат А4)

Источник: [2]

Рис. 2 – Фактическое расположение реквизитов и границ зон для документов, которые изготавливаются на бланках с продольным размещением постоянных реквизитов (формат А4)

Источник: [2]

В документах, которые занимают две и более страниц, реквизиты отметка о наличии приложений (22), подпись (23), гриф согласования документа (24), визы документа (25), оттиск печати (26), отметка о заверке копии (27), фамилия исполнителя и номер его телефона (28) проставляют после текста (21). А такие реквизиты, как отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29), отметка о наличии документа и электронной форме (30), отметка о поступлении документа и организацию (31) располагают на нижнем поле первой страницы документа.