Тема: Особливості використання граматичних форм іменників у професійному мовленні.

З

Розрізняють звіти:

1. Періодичні.

2. Разові.

Періодичні звіти затверджуються керівником, який раніше підписав даний план, а разові - адресуються посадовим особам, від яких одержано завдання або доручення.

Текст подібних звітів, як правило, розпочинається словами: «За вашим розпорядженням від (такого) числа...»

Це посилання на завдання служить першим логічним елементом змісту даного документа. Далі йде описання виконаної роботи і заключна частина, у якій аналізуються підсумки її, потім - висновки і пропозиції.

ПРОТОКОЛ- це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухано, ухвали з обговорених питань.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ:») та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ:»).

Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів й інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

У протоколах зазначають такі відомості:

1.Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова
«Протокол»).

2. Дата проведення заходу, засідання та ін. (лівобіч).

3. Місце проведення (правобіч).

4. Назва заходу, зібрання із зазначенням його мети (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо).

5. Назва установи, організації, закладу чи їхнього структурного підрозділу, де відбувається захід.

6. Посада, прізвище та ініціал(и) голови.

7. Посада, прізвище та ініціал(и) секретаря.

8. Склад учасників заходу зазначають за таким принципом:

- посада, звання, прізвище й ініціали керівників установи, службовців, почесних гостей та інших запрошених, членів президії (якщр є);

- якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх учасників (за алфавітом(;

- якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену раніше цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до цього реєстраційний лист (укладений за алфавітом).

9. Відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно (за алфавітом), або
лише загальну кількість, якщо відсутніх більше ніж 10 осіб.

10. Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н. відмінку, зазначивши посаду, прізвище й ініціали особи доповідача).

11. Текст розподіляють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти: «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:» (ці слова подають із нового рядка великими літерами).

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників.

13. Посади керівників засідання або наради (лівобіч), підписи та їх розшифрування (правобіч).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, має бути стислим (для стислих і повних), але містити інформацію, яка зусібіч та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Вислів «протокольна точність» відображає суть даного документа з обов'язковим додержанням змісту, форми та стилю викладу, позицій сторін в усіх розділах і пунктах протоколу.

Збори на конференції, на яких проводяться вибори таємним голосуванням, вимагають укладання окремих протоколів лічильної комісії.

У першому протоколі зазначають склад комісії, а у другому - підсумки
голосування та список осіб, які не брали в ньому участі. Підсумки голосування
за кожну кандидатуру записують так:
1. Дерев'янченко Р.М. за - 80 (вісімдесят),

проти - 4 (чотири), утрималася - 1 (одна) особа.

Витяг 3 протоколу- це один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надають окремим особам чи надсилають організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого укладено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити витягу:

1. Назва виду документа.

2. Номер виступного документа (протоколу).

3. Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.

4. Дату проведення зборів, засідання.

5. Номер питання, що розглядаються, і його суть (як його сформульовано у протоколі).

6. Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося).

7. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).

8. Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг.

9. Дата укладання витягу.

Такі основні ознаки офіційно-ділового стилю, як стислість чіткість, висока стандартизація вислову, сувора регламентація тексту, залежить від правильного вибору граматичної форми слова, зокрема іменників.

Cлова-назви осіб, предметів, понять, як відомо, переважають у ділових паперах. Тому увага до граматичних категорій іменників повинна бути особливо пильною.