Службова телеграма
Службова телеграма — це документ, переданий телеграфом. Телеграми використовуються для термінової передачі інформації. Відзначимо основні особливості оформлення телеграм:
1. Текст телеграм відрізняється особливим лаконізмом.
2. Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів і абзаців.
3. Кількість і дати відтворюються у телеграмах цифрами, літерами передаються лише однослівні числівники. Знаки № (номер), % (відсоток), + (плюс) тощо пишуться словами.
4. Розділові знаки звичайно не ставляться. Якщо зміст тексту без розділових знаків спотворюється, замість них використовуються такі скорочення: крпк (крапка), км (кома), лпк (лапки), двк (двокрапка).
5. У реченнях можуть випускатися присудки: "Подробиці листом" (Подробиці повідомимо листом); "Відвантаження 4 січня" (Відвантаження буде здійснено 4 січня).
6. У телеграмах звичайно випускаються елементи, без яких можна зрозуміти інформацію, — сполучники, прийменники, займенники: "Просимо взяти участь [у] з'їзді професорів Петренка [і] Ганича", "Надішліть переказ [Вашої] заборгованості [на] суму 10 тисяч гривень", "Повідомляємо [Вам] [про] анулювання [свого] замовлення". Здійснюючи скорочення тексту телеграми, автор повинен переконатися у зрозумілості і недвозначності інформації, що передається.
7. У текстах телеграм не використовуються складні речення, звороти, вставні конструкції тощо. Інформація передається простими реченнями.
Телеграми пишуть з лицьового боку бланка (телеграфного чи фірмового) або чистого аркуша паперу.
Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді. Основними складовими телеграми є такі:
• назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА);
• категорія телеграми (термінова, міжнародна, урядова);
• адреса і назва підприємства — одержувача телеграми;
• текст;
• скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;
• посада і прізвище особи, що підписала телеграму (ставиться окремим рядком);
• поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми (пишеться після горизонтальної лінії);
• назва посади особи, яка підписує документ, її особистий підпис і розшифрування;
• дата підписання телеграми;
• відбиток печатки підприємства-відправника.
Наведемо зразки службових телеграм.
ТЕЛЕГРАМА ТЕРМІНОВА
ОДЕСА ЗЛАГОДА КРУКІВСЬКОМУ
ЗРАЗКИ ОТРИМАНО ПРОСИМО ПІДТВЕРДИТИ УЧАСТЬ ВИСТАВЦІ ПРЕДСТАВНИКІВ ФІРМИ
ОРГКОМІТЕТ ТАРАНЕЦЬ
Харків 50, вул. Слов'янська 14, Науково-дослідний інститут "Меридіан"
Голова оргкомітету виставки (підпис) В. І. Таранець 17.05.01