Создание базы данных с помощью шаблона
Выбор способа создания и типа файла БД
Базу данных в СУБД Access можно создать двумя способами.
■ Создать пустую базу данных.
■ Создать новую базу данных на основе одного из шаблонов Access.
Принимая решение о том, к какому из этих способов обратиться, ознакомьтесь с предлагаемыми системой Access шаблонами. Если готовый шаблон устраивает вас — в нем есть требуемые вам типы таблиц и других объектов БД, — воспользуйтесь услугами мастера создания баз данных. Это самый простой способ создать свою базу данных, причем сразу с таблицами, формами и отчетами.
Чтобы создать файл новой базы данных, выполните следующее:
1. Если в окне программы Access у вас уже открыта область задач (в рамках этой главы речь идет о вкладке Создание файла), выберите пункт Новая база данных. Если область задач не отображена, открыть ее можно, щелкнув на кнопке Создать панели инструментов База данных. Появится диалоговое окно Файл новой базы данных.
2. В текстовом поле Имя файла укажите имя нового файла базы данных (расширение .mdb система Access добавит автоматически) и выберите место его хранения. Для этого щелкните на стрелке раскрывающегося списка Папка в верхней части окна и выберите в дереве каталогов нужную папку. По умолчанию программа Access помещает файлы в папку Мои документы и предлагает для базы данных имя dbl (db2, если файл dbl .mdb уже существует, и т.д.), которое можно изменить, введя, например, Интернет-аптека. При создании базы данных на основе шаблона (эта процедура будет описана ниже в этой главе) мастер создания БД присваивает ей имя, добавляя "1" к имени выбранного шаблона, например Склад1.
3. Указав все необходимые параметры для файла базы данных, щелкните на кнопке Создать. В рабочем пространстве программы Access открывается окно новой базы данных Может случиться так, что на диске уже существует файл базы данных с таким же именем, как вы пытаетесь ввести при создании новой базы данных, В этом случае программа Access поинтересуется, заменить ли прежнюю базу данных новой. Щелкнув на кнопке Нет, вы получаете возможность найти для базы данных новое имя. Ответ Да следует выбирать, только если вы действительно готовы расстаться с уже существующей БД.
Ну а теперь с помощью мастера можно создать уже не просто файл пустой базы данных, а попробовать построить приложение для решения определенной задачи. Итак, последовательность действий будет следующей.
1. В области задач (панель Создание файла) щелкните на пункте Создать. На моем компьютере группы Шаблоны. Если в окне Access область задач не отображена, для ее открытия воспользуйтесь командой Файл=>Создать (эта же функция продублирована на панели инструментов кнопкой Создать).
2. В появившемся диалоговом окне Шаблоны щелкните на вкладке Базы данных. Здесь представлен список из 10 предлагаемых СУБД Access шаблонов баз данных. Памятуя о том, какие задачи должно решать учебное приложение Интернет-аптека, можно предположить, что удачным выбором окажется шаблон Прием заказов. Попробуйте создать базу данных по этому шаблону и оцените полученный результат.
3. Дважды щелкните на пиктограмме выбранного вами шаблона (например, Прием заказов). Появится диалоговое окно Файл новой базы данных.
4. В этом окне вы должны указать имя (в поле Имя файла) и путь (с помощью раскрывающегося списка Папка) к создаваемому файлу базы данных, а затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится окно новой базы данных, где в строке заголовка указано ее имя (в нашем случае это Прием заказов ТестоваяБД), а затем запустится мастер создания баз данных, соответствующий выбранному шаблону.
Когда вы работаете с базой данных, открыть на экране область задач можно, щелкнув правой кнопкой мыши на фоновой поверхности панели инструментов или меню и выбрав из появившегося контекстного меню пункт Область задач. К такому же результату приведет выбор команды Вид Панели инструментов Область задач (или Вид Область задач).
5. В открывшемся окне Создание баз данных мастер кратко сообщает о том, какая информация будет храниться в будущей базе данных. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему окну мастера.
6. И вот теперь мастер предоставляет вам возможность внести свою (правда, весьма небольшую) лепту в создание таблиц базы данных. Внимательно проанализируйте предложенные в новом окне мастера таблицы. Список будущих таблиц представлен в этом окне слева, а справа перечислены обязательные и дополнительные (выделенные курсивом) поля для таблицы, выбранной в левом списке. Просматривая одну за другой таблицы, вы можете установить флажки возле необходимых, на ваш взгляд, дополнительных полей каждой таблицы.
Закончив процесс выбора полей, щелкните на кнопке Далее.
В процессе создания базы данных на основе шаблона нельзя исключить из таблицы обязательные поля. При попытке исключить такое поле появится сообщение об ошибке. Удалить обязательные поля вы сможете только после завершения работы мастера.
7. Следующее окно мастера предлагает вам выбрать вид оформления экрана, точнее то, как будут выглядеть формы на экране. Список всех доступных стилей оформления отображается в правой части окна. Щелкнув на одном из них, в расположенной слева области предварительного просмотра можно увидеть визуальную "подсказку". Ознакомившись с Доступными стилями, щелкните на наиболее подходящем (например, Официальный), а затем — на кнопке Далее.
8. Новое окно мастера создания баз данных позволяет вам выбрать вид оформления отчетов при печати, Последовательность действий здесь такая же, как и на предыдущем этапе. Получив представление о предлагаемых стилях, выберите тот, который более всего вас устраивает (например, Полужирный), и щелкните на кнопке. Далее.
9. На этом этапе мастер предлагает вам указать заголовок для базы данных. Это имя будет отображаться во всех отчетах и может не совпадать с именем самой базы данных. Введите нужный вам заголовок или оставьте имя базы данных без изменений.
10. Если вы хотите украсить свои отчеты логотипом компании или каким-либо другим графическим элементом, в этом же окне установите флажок для опции Добавить рисунок во все отчеты. (Список поддерживаемых форматов изображений включает, например, следующие: .trap, .gif, .eps, .cdr, .dib, -wmf и .emf.) Теперь щелкните на кнопке Рисунок и в окне Выбор рисунка найдите требуемый графический файл. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно мастера.
11. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к последнему окну мастера создания баз данных, в котором система сообщает, что указаны все сведения, необходимые для создания базы данных. Вам остается только установить опцию Да, щелкнуть на кнопке Готово, и мастер приступит к созданию базы данных и ее объектов. О ходе выполнения работ мастер будет информировать вас с помощью специального окна.
Когда база данных будет создана, на экране откроется окно Главная кнопочная форма. В дальнейшем кнопочная форма будет автоматически появляться при открытии этой базы данных.
По окончании работы мастера окно новой базы данных (Прием заказов ТестоваяБД) минимизировано в левом нижнем углу окна программы Access. Разверните его, дважды щелкнув на заголовке окна, и ознакомьтесь с теми объектами базы данных, которые создал мастер. Чтобы сделать это, выберите на панели Объекты в левой части окна интересующий вас тип объектов и щелкните на соответствующей кнопке, например Таблицы. Теперь можно приступить непосредственно к работе с данными. Таблицы, созданные мастером, пусты. Заполнить их можно либо в режиме таблицы, либо воспользовавшись формами. Когда в таблицах появятся данные, можно выполнять запросы и генерировать отчеты. О том, как это сделать, речь пойдет в следующих главах.
Вопросы для самопроверки:
1. Назовите основные элементы БД.
2. Назовите известные вам типы данных и их отличия.
3. Опишите этапы проектирования БД.
4. Назовите известные вам способы создания БД, и их отличия.
5. Назовите этапы создания базы данных при помощи шаблона.
Литература:
Тимошок Т.В. Microsoft Access 2003. Самоучитель.