Методика ТСО
Совокупная стоимость владения (TCO - Total Cost of Owneship) это методика, разработанная в конце 80х компанией Gartner Group для определения финансовых затрат на владение компьютерами. Эта методика в 1994 г. была усовершенствованна фирмой Interpose, что превратило ее в полноценную модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий. В конце февраля 1998 года Gartner Group приобрела Interpose, став единоличной владелицей всех ресурсов наиболее популярной методики ТСО.
Зачем нужна эта методика TCO? Для расчета финансовых затрат на ИТ возьмем бухгалтерскую книгу и найдем записи, тем или иным образом связанные с ИТ - зарплата сотрудников ИТ-отдела, приобретение вычислительной техники, комплектующих, расходных материалов и т.д.
С точки зрения методики TCO это «прямые» или «бюджетные» расходы на ИТ. Однако еще есть неявные финансовые затраты на содержание «своей» информационной системы, затраты и потери, которые связаны с её функционированием и т.д. и т.п. Причем, авторы TCO заявляют, что такие затраты составляют большую часть совокупной стоимости владения ИТ-инфраструктурой. Эти затраты называются «непрямыми расходами», и обычно превышают упомянутые выше «прямые расходы» в 3-5 раз. То есть фирмы тратят на содержание своих информационных систем гораздо больше средств, чем предполагается руководством.
Что с точки зрения методики TCO учитывается при расчете затрат на эксплуатацию ИТ-инфраструктуры?
Для начала разберем «прямые затраты»:
Оборудование и программное обеспечение:
· Покупка оборудования - ноутбуки, рабочие станции, сервера, периферийные устройства (мониторы, принтеры, сканеры и пр.), устройства хранения информации, источники бесперебойного питания, карты расширения всех видов, сетевое коммуникационное оборудование (хабы, коммутаторы и т. д.), кабельная система, оборудование серверной комнаты, климат-контроль для нее (если есть).
· Приобретение программного обеспечения - все приобретаемое и оплачиваемое отдельно программное обеспечение, включая все виды лицензий, подписка на обновления для ПО.
· Аренда компьютерного, коммуникационного и копировально-множительного оборудования.
· Затраты на комплектующие (дополнительная память, жесткие диски, CDROM и т.д.) и расходные материалы (тонеры-картриджи для принтеров и ксероксов, ленты и диски для резервного копирования и т.п.).
Затраты на IT-персонал:
· Зарплаты всех сотрудников, занятых в сфере информационных технологий (включая руководство)
· Командировочные затраты, связанные с IT-персоналом.
· Обучение и сертификация персонала.
· Аутсорсинг (оплата IT-услуг, оказываемых внешними подрядчиками).
Затраты на каналы связи, сервисы сети Интернет и электронного обмена данными:
· Абонентская плата за интернет-подключение и каналы связи между офисами, если таковые имеются.
· Абонентская плата за «Банк-клиент», приложения электронной коммерции и т. д.
· Содержание Web-сервера (если он размещен на площадке провайдера), поддержку доменного имени, внешних серверов электронной почты и проч.
· Оплата удаленного доступа сотрудников, работающих вне корпоративной сети.
Теперь рассмотрим «непрямые затраты». Формально, сюда нужно отнести все затраты, связанные с эксплуатацией ИТ-инфраструктуры, но не имеющие статьи в бюджете фирмы. Согласно современным представлениям о расчете совокупной стоимости владения к таким затратам относятся:
- Самообучение пользователей работе со своим компьютером и набором программного обеспечения, обучение коллег и помощь им.
- Самостоятельное обслуживание пользователем своего компьютера и набора программ - резервное копирование, восстановление после сбоя, отладка программ, установка драйверов новых устройств и т. д.
- Использование служебных компьютеров и информационных систем для «работы на сторону», для развлечения, игр и т. п.
- Коррупционные схемы при покупке оборудования, комплектующих и расходных материалов, заказе услуг.
- Простои в работе информационной системы в целом или отдельных ее частей, связанные с:
- недостаточной мощностью (низкой доступностью) или неустойчивой работой компонентов системы;
- ожиданием реакции со стороны IT-сервиса;
- запланированного или внепланового (аварийного) останова системы или отдельных ее частей.
Обычно предполагают, что каждый пользователь корпоративной сети тратит не менее 80 рабочих часов в год (10 рабочих дней, 2 календарные недели) на самообучение и на обслуживание своего компьютера. Но практика показывает, что эту цифру можно смело увеличивать в полтора-два раза.
Расчет «непрямых» расходов на содержание ИТ-инфраструктуры – достаточно сложная вещь. Для того чтобы в рамках методики TCO учесть все перечисленные выше пункты, нужно провести всеобъемлющий аудит информационной системы предприятия. На что следует обратить внимание в первую очередь?
• Провести аудит ИТ-инфраструктуры (детальный анализ), выявляя при этом узкие места (недостаточная надежность, доступность или низкая производительность тех или иных компонентов системы, отсутствие резервного копирования, антивирусной защиты, корпоративных систем защиты информации и пр.)
• Проанализировать все сбои и простои, случившиеся в сети за выбранный Вами период, акцентируя свое внимание как на причинах, приведших к останову, так и на действиях по его ликвидации. Если останов был плановый (регламентные работы, upgrade и пр.) - следует выяснить, выполнялись ли данные работы в рамках заранее согласованного плана, были ли завершены в срок.
• Если в организации существует централизованная служба компьютерной поддержки (Help Desk или Service Desk) - нужно проанализировать скорость прохождения заявок на сервисные работы и выяснить причины, приводящие к задержкам в их исполнении. Вообще говоря, централизованная служба компьютерной поддержки должна функционировать в рамках международных стандартов (ITIL и/или CobIT). Правильная организация такой сервисной службы - залог эффективной работы.
• Следует наладить стратегические партнерские отношения с несколькими наиболее удобными для Вас поставщиками аппаратных и программных решений, комплектующих и расходных материалов. Такой подход позволит иметь единую схему гарантийного ремонта, прогнозируемые сроки поставки товара и так далее. Работа с небольшим числом предпочтительных поставщиков позволяет свести на нет всякого рода коррупционные схемы, получить официальные бонусы и преференции в качестве постоянных покупателей.
• Необходимо минимизировать «видовое разнообразие» аппаратного обеспечения корпоративной сети. Т. е., нужно выбрать какого-то одного производителя для ноутбуков и рабочих станций, серверов, сетевого оборудования, копировально-множительной техники. Это позволит не только стандартизировать процессы обслуживания такой техники, но и ощутимо экономить на комплектующих и расходных материалах.
• Часть наиболее типичных сервисных работ стоит перевести на ИТ аутсорсинг - отдать на обслуживание сторонним сервисным организациям. Например, в случае наличия на Вашем предприятии нескольких однотипных АТС или ксероксов будет гораздо дешевле передать их на обслуживание сторонней организации, чем держать у себя в штате соответствующего специалиста. Аналогично решается вопрос с обслуживанием некоторых достаточно широко распространенных программ - «1С», «Парус» и так далее.
• Провести аттестацию персонала предприятия на предмет компьютерный грамотности и проверять заявленный уровень таковой при приеме сотрудников на работу.В трудовой договор (контракт) должен быть внесен пункт, касающийся ответственности работника за неправомерное использование служебных рабочих станций и информационных систем.