Каковы этапы обработки поступающих документов

а) приём и первичная обработка

б) предварительное рассмотрение распределение документов

в) исполнение документа

г) передача документов в выше стоящие органы

ПРИЛОЖЕНИЕ

Форма штатного расписания

Унифицированная форма положения о структурном положении

СТРУКТУРА ТЕКСТА

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Ответственность

6. Взаимоотношения. Связи

7. Организация работы

Визы согласования

с заинтересованными

должностными лицами

В дело № 00-00

Личная

подпись 00.00.0000

Пример оформления положения о структурном подразделении

О секретариате

1. Общие положения

Секретариат является самостоятельным подразделением, подчиненным

непосредственно директору организации.

Секретариат возглавляет заведующий секретариатом, назначенный на

должность и освобожденный от должности директором организации.

На должность заведующий секретариатом назначается лицо, имеющее

высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или со среднем специальным образованием и стажем работы в службах документационного обеспечения управления не менее одного года.

В штатный состав секретариата входят: секретариат-референт, два

секретаря, делопроизводитель, курьер.

Секретариат в своей деятельности руководствуется действующим

законодательством, нормативно-методическим материалом в области работы с документами, приказами и распоряжениями директора организации, настоящим Положением.

………………

……………...

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Организация, координация, контроль и реализация работ по

документационному обеспечению управления.

Обеспечение единого порядка документирования деятельности

организации.

Совершенствование документооборота организации, форм и методов

работы с документами.

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по

ведению делопроизводства в организации.

…………….

…………….

3. ФУНКЦИИ

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных

форм документов организации, внесение в них изменений.

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и

учетно-справочной работы по документам.

Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу

руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения,

оформления и исполнения в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

Организация копирования и оперативного размножения документов;

разработка и проектирование бланков документов.

Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и

оперативного исполнения документной информации.

Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Организация контроля за работой с документами в структурных

подразделениях.

Разработка (совместно с соответствующими структурными

подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

Осуществление контроля за правильностью оформления и

формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

Организация работы ведомственного архива.

Повышение квалификации работников секретариата.

Организация рабочих мест сотрудников секретариата,

совершенствование условий их труда.

…………………….

…………………….

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

Секретариат имеет право:

Требовать от руководителей структурных подразделений

выполнение установленных правил работы с документами в организации.

Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения,

необходимые для работы секретариата.

Проводить проверку организации документационного обеспечения

управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

Привлекать в установленном порядке специалистов структурных

подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.

Возвращать на доработку документы, подготовленных с нарушением

установленным требований.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Вносить предложения руководству организации о применении

административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

……………….

……………….

4.2.Секретариат обязан:

4.2.1 Своевременно обеспечивать руководство организации информацией,

необходимой для принятия управленческих решений.

4.2.2 Вносить изменения в локальные нормативные акты по вопросам

документационного обеспечения управления при изменении общегосударственных нормативных актов.

4.2.3 Совершенствовать работу с документами на основе применения

современных автоматизированных информационных технологий .

4.2.4 ……………

5. ОТВЕТСВЕННОСТЬ

Секретарь несет ответственность за:

Необеспечение установленного порядка работы с документами в

организации.

Невыполнение указаний и поручений руководства организации и

несоблюдение необходимых условий труда работников секретариата.

Неиспользование предоставленных прав.

Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

…………….

…………….

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ

Секретариат взаимодействует:

Со структурными подразделениями организации по вопросам

документационного обеспечения управления.

С юридической службой по вопросам, связанными с подготовкой

документов.

Со службой кадров по вопросам подбора и расстановки кадров

секретариата и повышения их квалификации.

Со службой хозяйственного обслуживания по вопросам обеспечения

средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников секретариата.

С коммерческими и государственными структурами по вопросам

согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения использования документов.

…………….

……………

7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами

внутреннего трудового распорядка организации.

Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий день.

Реорганизация секретариата, изменение его штатного состава и штатной

численности осуществляется на основании приказов директора организации

……………….

……………….

Заведующий секретариатом Хитрова А.В. Хитрова

Юрисконсульт

И.М.Озеров

15.01.2008г.

С положением ознакомлены:

Секретарь-референт А.И.Иванова