Информационно-справочные документы

2.5.1справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера и т.п.

Справки бывают двух видов:

ü содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

ü выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

Справки в зависимости от их адресной напрвленности могут быть внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю – на стандартном листе бумаги А4.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, оформляются на унифицированных бланках с использованием трафаретного текста и подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером либо руководителем и заведующим отделом кадров.

Образец справки см. приложения.

2.5.2 Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его сложившейся ситуации, имевшем факте, каком-либо вопросе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладные записки могут быть как внутренними (направленными в структурное подразделение), так и внешними (направленными в вышестоящую организацию). Докладные записки оформляются на простом листе бумаги формата А4. Если докладная записка адресована руководителю учреждения, то достаточно подписи составителя, а если она направлена в вышестоящие инстанции , то необходима подпись руководителя учреждения –отправителя.

Образец докладной записки см. приложения.

2.5.3. Объяснительная записка – документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

Объяснительная записка адресована конкретному должностному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Можно выделить две группы объяснительных записок:

сопровождающие основной документ и поясняющие его содержание;

составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступками, поведения отдельных работников.

Объяснительную записку подписывает составитель.

Образец объяснительной записки см. приложения.

2.5.4 Служебная записка – документ, составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического характера, информационного или хозяйственного обеспечения и адресуемый руководителю или специалисту другого структурного подразделения.

Служебная записка оформляется на листе формата А4 и содержит те же основные реквизиты, что и внутренняя докладная записка.

Текст такого документа состоит из двух частей:

обоснования;

предложения, просьбы, заявки.

Служебную записку подписывает составитель или руководитель подразделения.

Образец служебной записки см. приложения.

2.5.5 Акт – документ, составленный несколькими лицами (не менее двух) для подтверждения установленных событий, фактов.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт списания материалов, акт приема работ по договору, акт прима –передачи документов и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Текст акта состоит из трех частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Слово "Основание" начинает текст акта и печатается от левого поля. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова "Присутствовали", напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата).

В третий части указаны выводы, но она необязательна для оформления.

Образец акта см. приложения.

2.5.6 Телеграмма - документ, передаваемый по телеграфной сети. В зависимости от того насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная», и т.д. категория телеграммы указывается перед адресатом.

Телеграмма оформляется анна специальных бланках, а в случае их отсутствия – на обычном листе бумаге. Печатают телеграмму в 2-х экземплярах: первый – на телеграф. А второй в дело. в телеграмме указывают точный адрес, который печатают прописными буквами. Текст телеграммы печатают тоже прописными буквами на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела. Адрес и текст пишут без переноса слов. Текст излагается предельно сжато по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка – тчк, запятая – зпт, кавычки – квч, скобки – скб. Словами пишутся такие знаки: - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), № (номер), ? (вопросительный знак), % (проценты) и др. даты обозначаются арабскими буквами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят. Текст служебной телеграммы заверяется печатью.

Образец телеграммы см. приложения.

2.5.7 Телефонограмма – документ, передаваемый устно по каналам телефонной связи.

Образец телефонограммы см. приложения. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А4. Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале. Телефонограмма передается по телефону и записывается получателем, поэтому необходимо избегать сложных оборотов и труднопроизносимых слов. Текст должен содержать не более 50 слов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем.

ЗАДАНИЯ:

1.Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.02.2008 о произведенной Тимошиной И.П.проверке выполнения приказа директора фирмы №02 от 12.01.2008 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2008 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2008г. Было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

2.Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчётов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчётов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчётах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработанной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте докладную записку секретаря- референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

4.Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

5.Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке о причине слабого контроля со стороны главного механика.

6.Составьте объяснительную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

7.Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

8.Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

1. Оформите справку о заработной плате с места работы с указанием средней

месячной платы в месяц.

2. Оформите акт списания имущества.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. Назовите документы информационно-справочного характера?

2. Каковы правила составления и оформления докладных записок?

3. Каковы правила составления и оформления объяснительных записок?

4. Каковы правила составления и оформления телеграмм?

5. Каковы правила составления и оформления акта?

6. Каковы правила составления и оформления докладных записок?

7. Каковы правила составления и оформления справок?

8. Каковы правила составления и оформления телефонограмм?