Информационные технологии в управлении
Классификация автоматизированных информационных технологий
Появление в конце 50-х гг. ХХ в. ЭВМ создало реальные предпосылки для автоматизации управленческого труда и формирования рынка информационных продуктов и услуг. Развитие автоматизированных информационных технологий шло параллельно с появлением новых видов технических средств обработки и передачи информации, совершенствованием организационных форм использования ЭВМ, созданием новых средств коммуникаций. Современные автоматизированные информационные технологии классифицируются по ряду признаков.
1. По способу реализации:
· традиционно сложившиеся информационные технологии использовались в условиях централизованной обработки данных и были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости при формировании регулярной отчетности;
· новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.
2. По степени охвата задач управления:
· электронная обработка данных на ЭВМ по решению отдельных экономических задач без пересмотра методологии и организации процессов управления;
· автоматизация управленческой деятельности – ЭВМ используется для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений;
· информационные технологии поддержки принятия решения, предусматривающие широкое использование экономико-математических методов, моделей и прикладных программных продуктов для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики;
· информационные технологии электронного офиса, ориентированные на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей, создание для них наиболее благоприятных условий труда за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур;
· информационные технологии экспертной поддержки решений, используемые для автоматизации труда специалистов-аналитиков, которые исследуют ситуации по сбыту продукции, услуг, финансовому положению предприятия, по финансово-кредитной организации.
3. По классам реализуемых технологических операций:
· текстовые процессоры для обработки информации;
· электронные таблицы для автоматизированной обработки данных;
· программные продукты для работы с графической информацией;
· базы и банки данных для обработки больших массивов информации;
· мультимедийные системы, используемые для вывода высококачественного звука и видеоизображения;
· гипертекстовые и другие системы.
4. По типу пользовательского интерфейса:
· пакетные автоматизированные информационные технологии, не позволяющие пользователю участвовать в процессе обработки информации в автоматическом режиме, так как организация обработки данных основана на выполнении программно-заданной последовательности;
· операций над заранее накопленными в системе и объединенными в пакет данными;
· диалоговые автоматизированные информационные системы, предоставляющие пользователю в реальном масштабе времени взаимодействовать с информационными ресурсами, хранящимися в системе;
· сетевые информационные системы, дающие пользователю средства доступа к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам.
5. По способу построения сети: локальные, многоуровневые и распределенные информационные технологии.
Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет пользователю средства доступа к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам благодаря развитым средствам связи, что делает их многофункциональными и широко используемыми. В настоящее время наблюдается тенденция к объединению различных типов информационных технологий в единый компьютерно-технологический комплекс, который называется интегрированным. При объединении различных типов информационных технологий в единый интегрированный комплекс используются средства коммуникации, которые обеспечивают технологические возможности автоматизации управленческой деятельности и являются основой для создания разнообразных сетевых вариантов информационной технологии.
6. По обслуживаемым предметным областям:
· информационные технологии бухгалтерского учета;
· банковской деятельности;
· налоговой деятельности;
· страховой деятельности и др.
Информационная технология – новая, формирующаяся наука. Но уже сейчас применение информационных технологий значительно повышает эффективность систем управления. Стремительное развитие информационных технологий управления началось в России пятнадцать лет назад. За это время резко увеличилась производительность компьютерной техники, развивались средства связи и телекоммуникационные сети, совершенствовалась комплексная система автоматизированного управления предприятием.
Производственные и хозяйственные предприятия, фирмы, банки, корпорации (организации) характеризуются динамизмом развития, открытостью, неопределенностью и сложностью. Сложность присуща самим системам и составляющим их подсистемам, взаимосвязям между подсистемами, потокам информации и потокам ресурсов внутри исследуемой системы, а также между системой и внешней средой. Сложность организации выражается: мощными потоками ресурсов и информации, взаимоотношениями с внешней средой и внутри организации, большим числом и разнообразием подсистем и элементов.
Организации состоят из большого числа элементов, реализующих производственные и управленческие функции, имеют многоуровневую структуру, обширные внутренние и внешние связи. В состав организации входят две подсистемы: управляющая и управляемая (рис. 4.3). Управляющая подсистема включает ряд функциональных подсистем, основные из них: управление финансами, управление логистикой, управление маркетингом, управление персоналом, управление исследованиями и развитием. Между подсистемами и их элементами, а также между элементами различных подсистем существуют сложные взаимосвязи. Для обеспечения нормального функционирования сложных систем, где взаимодействуют разнообразные материальные, производственные ресурсы и большие коллективы, управление осуществляется как отдельными элементами, так и системами в целом.
Глобализация экономической деятельности приводит к многократному возрастанию потоков информации и ресурсов. Активное взаимодействие организаций с внешней средой выражается, прежде всего, в наличии во внешней среде возможностей и опасностей, которые часто оказывают решающее воздействие на развитие организации. Крупные организации не только испытывают воздействие внешней среды, но и оказывают на нее значительное обратное влияние: политическое, социальное и экологическое.
На современных предприятиях работают большие коллективы, что определяет сложность принятия решений, их значимость для развития и сохранения целостности организации. Для принятия эффективных решений необходимо проанализировать огромное количество информации. Содержание конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. Управление – это целенаправленная деятельность, использующая главным образом информационный поток. На рис. представлена информационная пирамида, отражающая информативность данных и характеризующая степень удовлетворения потребностей в информации уровней системы управления.
Важнейшие функции системы управления: получение информации, выполнение процедур по ее обработке с помощью заданных алгоритмов и программ, формирование на основе полученных сведений управленческих решений, определяющих дальнейшее поведение системы. Информация фиксируется и передается на материальных носителях. Для ее сбора, записи, передачи, обработки, преобразования, хранения, поиска и выдачи используются технические средства. Все эти действия обеспечивают протекание информационного процесса и входят в технологию управления.
Для выработки эффективных управляющих воздействий в сложных системах требуется создание соответствующих алгоритмов управления и переработка значительных объемов разнообразной информации. Для того чтобы снизить или полностью исключить степень участия человека в осуществлении той или иной функции управления требуется создание комплекса действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера – автоматизированной системы управления.
АИС предназначена для получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности. АИС обеспечивает многовариантность расчетов, принятие рациональных управленческих решений в режиме реального времени, организует комплексный учет и экономический анализ, в результате чего достигается достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации.
АИС может быть разбита на несколько составляющих элементов. С технологической точки зрения выделяют аппарат управления, технико-экономическую информацию, методы и средства ее обработки. Технологически тесно взаимоувязанные элементы информационного процесса при едином системном использовании экономико-математических методов и технических средств образуют автоматизированную информационную технологию управления (АИТ).
АИТ замыкает через себя прямые и обратные информационные связи между объектом управления и аппаратом управления, вводит в систему и выводит из нее потоки внешних информационных связей. Функции АИТ определяют ее структуру, которая включает следующие процедуры:
· сбор и регистрацию данных;
· подготовку информационных массивов;
· обработку, накопление и хранение данных;
· формирование результатной информации;
· передачу данных от источников возникновения к месту обработки;
· передачу результатов к потребителям информации для принятия управленческих решений.
Состав процедур преобразования информации и особенности их выполнения зависят от организации, ведущей автоматизированную обработку информации. Особенности выполнения основных процедур перечислены ниже.
1. Сбор и регистрация информации. На предприятиях сбор и регистрация информации происходит при выполнении различных хозяйственных операций (отпуск и получение материалов, прием и сбыт готовой продукции, подсчет количества изготовленных изделий, собранных узлов и пр.), в банках – при выполнении финансово-кредитных отношений с юридическими и физическими лицами.
В процессе сбора производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет денежных средств, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации сопровождается ее фиксацией на машинном носителе, запись в первичные документы частично осуществляется вручную, при этом особое значение придается полноте, достоверности и своевременности информации. Процедуры сбора и регистрации являются наиболее трудоемкими.
2. Прередача информации осуществляется различными способами с помощью средств коммуникаций. Предпочтительным является использование технических средств и сетей передачи данных, которые повышают надежность и своевременность информации. Первичная информация с мест ее возникновения может дистанционно передаваться по коммуникационным каналам с использованием прямых связей, результатная информация – обратных связей. Поступление информации по каналам связи в центр обработки в основном осуществляется двумя способами: на машинных носителях или непосредственным вводом в ЭВМ. Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных средств значительно сокращает общее время обработки данных.
3. Машинное кодирование представляет собой запись информации на машинных носителях в кодах, принятых в ПЭВМ. Запись информации осуществляется путем ввода первичной информации и в результате ее обработки.
4. Обработка информации, как правило, производится децентрализовано, в местах возникновения первичной информации на автоматизированных рабочих местах специалистов управленческой службы (бухгалтерия, отдел сбыта, отдел материально-технического снабжения и пр.). Обработка информации может производиться и в вычислительных сетях при использовании набора ПЭВМ, программных средств и информационных массивов. В ходе решения задачи формируются результатные сводки, которые отображаются на экране или бумаге. Печать результатных сводок сопровождается процедурой тиражирования для передачи другим пользователям, участвующим в информационном процессе.
5. Хранение и накопление информации (справочной, условно-постоянной и др.) осуществляется в информационных базах (банках) на машинных носителях в виде информационных массивов. Данные располагаются по установленному в процессе проектирования порядку.
6. Поиск информации. Выбор нужных данных производится из информационной базы. Процедура поиска выполняется автоматически с помощью программных средств на основе запроса, составленного пользователем или ПЭВМ.
7. Принятие решения осуществляется специалистом на основе тщательного анализа результатной информации. Задача принятия решения осложняется тем, что специалисту приходится делать выбор из множества допустимых решений. Использование новых технологий экспертных систем поддержки принятия решений позволяет автоматизировать процесс принятия решения и выбор альтернативы, который производится в процессе диалога пользователя с вычислительной системой. Технология функционирования АИТ управления содержит технологические обеспечивающие подсистемы. Технологическое обеспечение АИТ, как правило, по составу однородно для различных систем и состоит из подсистем, автоматизирующих информационное обслуживание пользователей и решение задач с применением ЭВМ и других технических средств управления в установленных режимах работы.
Обязательные элементы обеспечения АИТ:
1. Информационное обеспечение. Представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению формам организации информации, циркулирующей в АИТ. Включает совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, массивы информации на машинных носителях и персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации.
2. Техническое обеспечение. Представляет собой комплекс технических средств сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения и размножения информации, обеспечивающих работу АИТ, включает методические и руководящие материалы, техническую документацию и обслуживающий персонал.
3. Программное обеспечение. Представляет совокупность программ, реализующих функции и задачи АИТ и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств, включает общесистемные и специальные программы, инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и обслуживающий персонал.
4. Математическое обеспечение. Представляет собой совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач. Включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации исследуемых управленческих процессов и принятия решений, техническую документацию (описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические модели задач, примеры их решения) и обслуживающий персонал.
5. Лингвистическое обеспечение. Представляет собой совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала АИТ со средствами вычислительной техники; включает: информационные языки для описания структурных единиц информационной базы АИТ, языки управления и манипулирования данными, языковые средства информационно-поисковых систем, языковые средства автоматизации проектирования, диалоговые языки специального назначения и др., систему терминов и определений.
6. Организационное обеспечение. Представляет собой комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала АИТ в условиях функционирования АИС, включает методические и руководящие материалы по стадиям разработки, внедрения и эксплуатации АИС и АИТ, по проведению предпроектного обследования, формированию технического задания на проектирование, по технико-экономическому обоснованию и пр.
7. Правовое обеспечение. Представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении АИС и АИТ, включает: нормативные акты; договорные отношения разработчика и заказчика; правовое положение о компетенции звеньев АИС и АИТ и организации их деятельности; права, обязанности и ответственность персонала; порядок создания и использования информации АИС; процедуры ее регистрации, сбора, хранения, передачи и обработки; порядок приобретения и использования электронно-вычислительной техники и других технических средств; порядок создания и использования математического и программного обеспечения.
8. Эргономическое обеспечение. Представляет собой совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированных информационных технологий для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности персонала в АИТ и ее быстрейшего освоения, включает: комплекс документации, содержащий эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала; набор способов реализации этих требований; осуществление эргономической экспертизы уровня их реализации; комплекс методов, учебно-методической документации и технических средств, обеспечивающих обоснование формулирования требований к уровню подготовки персонала; формирование системы подготовки и отбора персонала АИТ; комплекс методов и методик, обеспечивающих высокую эффективность деятельности человека в АИТ.
В начале ХХI в. появились стандарты и модели организации управления для непрерывно развивающегося предприятия – стандарты менеджмента качества. Это комплекс стандартов на систему качества предприятия, разработанный ISO (International Standards Organization) техническим комитетом ISO/TC 176 (ИСО/ТК 176), который имеет общее название ISO 9000 (ИСО 9000).
Современные концепции менеджмента качества рассматривают организацию деятельности как главный фактор конкурентоспособности и формирования устойчивого бизнеса. Поэтому большинство современных систем организационного управления полностью реализуют принципы, отраженные в стандартах серии ИСО9000:2000 которые фактически являются стандартами эффективной организационной деятельности. В соответствии с этими принципами в управлении организацией необходимо обеспечить:
· стройную систему показателей, которая формирует выбор правильной стратегии;
· отлаженную и контролируемую систему процессов, непосредственно связанных с системой показателей, обеспечивающую прозрачность управляемых объектов;
· единое информационное пространство организации с быстрым доступом к данным и эффективными организационными коммуникациями исполнителей работ;
· накопление и мониторинг информации о персонале.
Спроектированные с помощью технологий бизнес-инжиниринга (технологий управления, основанных на применении информационных моделей структур и процессов предприятия) и программ моделирования класса Orgware подобные системы стали эффективным инструментом постоянного развития и совершенствования бизнеса. Организационные модели и технологии: Project Management, Workflow, Personnel Information System, Корпоративные информационные порталы (КИП) выходят на первый план при создании информационных систем управления предприятиями наряду с моделями ресурсного управления, такими как MRP, MRPII, ERP, CRM, SCM.
Управление проектами (Project Management System, PMS) – подсистема поддерживает создание, изменение, запуск и выполнение проектов компании с возможностью автоматического расчета и оптимизации сроков выполнения и финансовых затрат по проекту. Текущие задачи выполняемого проекта автоматически поступают в персональные органайзеры исполнителей. Подсистема контроля позволяет оценивать и корректировать ход выполнения проектов.
Управление процессами (Business Process Management, BPM) – подсистема поддерживает запуск и выполнение бизнес-процессов. Текущие задачи передаются в соответствии с логикой процесса в персональные органайзеры исполнителей. Подсистема мониторинга позволяет накапливать статистику по ходу выполнения процессов. Подсистема контроля дает возможность управлять выполнением процесса.