Информационный процесс в управлении предприятием
Во всем мире экономика придает все большее значение информационной работе. До 1950 г. ученые не рассматривали организации в роли разработчиков решения или систем обработки информации. Перспектива обработки информации в управлении предприятием появилась примерно в 50-е гг. ХХ в. Социальные психологи, экономисты и ученые, специализирующиеся на проблемах управления, стали описывать организации как узлы обработки информации (Марч и Симон, 1958 г.) и как системы, которые обучаются, в печати появились подробные описания отдельных организационных процессов принятия решений (Серт и Марч, 1963 г.).
В 1970-х гг. организацию стали рассматривать в качестве стабильной системы с гибкой деятельностью и, следовательно, системы обработки информации и принятия решений. В конце 1980-х гг. теории стратегии организации начали основываться на использовании знаний фирмы.
В процессе управления необходимая информация регистрируется, хранится, накапливается, обрабатывается и передается.
Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления. Одно из важнейших мест в информационном процессе управления занимает экономическая информация. При составлении финансовой отчетности предприятия производится сбор, хранение и обработка информации. Для технической реализации этого процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных и персонал соответствующей квалификации.
Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему, назначением которой является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Процедуры информационного процесса могут выполняться вручную или с использованием различных технических средств.
Для организации и реализации автоматизированного информационного процесса специально подготовленный персонал управляемого объекта использует соответствующие технические, программные и технологические средства по обработке информации. Целью этого процесса является выработка конкретного управляющего решения. Все технические средства в управлении применяются только для обработки информации, а само решение принимает всегда человек.
Разделение процесса обработки информации и процесса принятия решений условно. Эти два процесса выполняются параллельно, и управление является сложным итеративным процессом, в котором этапы обработки информации и принятия решений тесно переплетаются. Например, после некоторой обработки следует анализ того, какая информация должна обрабатываться и как. Такой анализ не является принятием решения, но он относится к управлению. Циклы повторяются до получения управляющей информации, которая поступает в дальнейшую обработку, и принятие решений в управлении не является конечной точкой, а является узловым моментом процесса управления. Совершенствование процессов обработки информации играет одну из ключевых ролей в комплексе мер по совершенствованию управления.
Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических и программных средств в различных информационных системах экономических объектов. Система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных и других технических средств, в целях получения результатной информации называется автоматизированной информационной системой(АИС).
Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления. Наибольшая эффективность АИС достигается при оптимизации планов работы предприятий, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, четком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами и т. д. Поэтому процесс управления в условиях функционирования автоматизированных информационных систем основывается на экономико-организационных моделях, отражающих характерные структурно-динамические свойства объекта. Модели имеют собственную классификацию и подразделяются на вероятностные и детерминированные, функциональные и структурные.
В современных АИС процедуры информационного процесса детализированы и выполняются в диалоговом режиме работы пользователя с компьютером, что позволяет контролировать ему процесс преобразования данных.