Электронные документы
Развитие информационных систем привело к внедрению в управленческую деятельность новой формы представления информации – электронных документов. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. Юридическая сила электронных документов обеспечивается следующими реквизитами:
– идентификационным кодом источника;
– электронной подписью автора документа;
– номером документа;
– датой и временем создания или модификацией документа.
В электронных документах может содержаться информация: текстовая, графическая, звуковая, видео информация. Электронные документы хранятся в виде файлов на машинных носителях: жестких дисках, гибких дисках, лазерных дисках, магнитных лентах и др. Создание электронных документов осуществляется следующими способами:
– ручным вводом информации;
– сканированием информации и преобразованием в стандартный формат электронного документа;
– программным способом, в том числе вставкой в документ внедренных или связанных объектов по технологии OLE;
– импортом входных файлов коммуникационных форматов в электронный документ, которые могут рассматриваться как вложения и существовать независимо от основного документа либо интегрироваться с основным документом;
– передачей по электронной почте и сохранением в виде электронного документа.
Работа с электронными документами требует создания системы организации документооборота. Документооборот выявляется на стадии обследования предприятия. Любая экономическая задача основана на работе с первичными документами, которые проходят различные стадии обработки (этапы жизненного цикла документа): создание, хранение, поиск, обработку, сдачу в архив, передачу, удаление.
Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, может иметь связь с другими документами. Такая ситуация свидетельствует о необходимости создания на предприятии электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются: а) масштабы фирмы; б) степень технической оснащенности; в) структура управления предприятием; г) наличие автоматизированных систем управления.
Электронные документы в зависимости от направления информационных потоков подразделяются на входящие внешние, внутренние и исходящие документы. Входящие внешние документы регистрируются, преобразуются в машинное представление и помещаются в архив на хранение в течение регламентированного срока.
Внутренние документы обслуживают функции управления. Все формы документов и схема документооборота регламентированы. Исходящие документы рассылаются получателям с помощью курьерской связи на машинных носителях, по локальной вычислительной сети, с помощью электронной почты или Web-страниц.
Информационное обеспечение производственных процессов связано с документированием управленческой деятельности. Для обработки информации используются разнообразные средства разработки документов (такие как текстовые и табличные процессоры, средства подготовки презентаций и т. п.), системы обработки транзакций (OLTP – On-line Transaction Processing), системы управления базами данных (СУБД), системы управления документами (EDMS – Electronic Document Management System).
На Российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации работы с документооборотом. Например: «1-С: Электронный документ» предназначен для автоматизации движения и организации потоков документов, их обработки и хранения. Эта программа позволяет:
– разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями;
– формализовать жизненные циклы документов;
– установить маршрутные схемы прохождения документов;
– контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;
– обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;
– автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;
– отправлять и принимать документы;
– вести хранилище документов и обрабатывать их.
Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов. Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту.
Редактор маршрута настраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которые нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля документа. Программа «1С: Электронная почта» отправляет простые сообщения и переносит папку с документами в базу данных.
С помощью новой информационной технологии автоматизации деловых процессовWorkflow (управление потоком) можно моделировать и описывать хозяйственные процессы (бизнес-процессы), отслеживать взаимодействие субъектов бизнеса, наступление определенных событий или условий.
Workflow – это современная технология компьютеризированной поддержки процессов управления предприятием, которая служит для описания и обеспечения выполнения деловых процессов предприятия и направлена на поддержку основных классических функций управления: планирования, организации, активизации, координирования и контроля. Она объединяет следующие информационные технологии:
– электронную почту;
– управление проектами;
– работу с базами данных;
– объектно-ориентированное программирование;
– CASE-технологии.
На современном рынке программного обеспечения представлен широкий спектр систем, реализующих данную технологию. Наиболее известны системы зарубежных производителей: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action Technologies Inc.) и т. п. Достойное место среди них занимает отечественная разработка – WorkRoute. Системы управления документами и системы автоматизации деловых процессов являются ядром информационных систем, особенно корпоративных информационных систем (КИС).