Официальное закрытие выставки.

Монтаж экспозиции.

7) Торжественное открытие выставкии официальный осмотр. На открытии международных отраслевых выставок присутствует заместитель главы правительства или министр соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки.

8) Открытие выставки для посетителей.Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первою половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую — для широкой публики.

9) Обеспечение рабочей программы выставки.

11) Демонтаж выставочной экспозиции.Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка

12) Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных контрактов и т. п.).

ЗАДАЧИ ОРГАНИЗАТОРОВ ВЫСТАВКИ:

Главными задачами оргкомитетаявляются:

- утверждение тематического содержания выставки;

- утверждение списка организаций и фирм, участвующих в выставке;

- рассмотрение и утверждение тематического и тематико-экспозиционного плана выставки;

- разработка, утверждение и контроль за исполнением плана подготовки и проведения выставки

- утверждение регламента работы выставки, процедуры официальных открытия и закрытия

- организации просмотра, проведение на выставке дней фирм/стран-участниц и т. п.;

- подведение итогов выставки.

Функции научно-технического центра (НТЦ):

- участие в разработке тематического плана выставки и отборе ее участников

- сбор и изучение информации об участниках выставки

- анализ последних достижений науки и техники по тематике выставки, обеспечение се высокого научно-технического уровня

- консультирование фирм-участниц по отбору экспонатов для демонстрации на выставке

- проведение научных мероприятий (конференций, семинаров, «круглых столов), организуемых в рамках выставки

Функции коммерческого центра:

- обеспечение условий для проведения коммерческих переговоров

- сбор информации о заключенных сделках

- проведение работы по привлечению местных деловых кругов к посещению и участию в работе выставки

- руководство рекламным отделом

Функции рекламного отдела:

- после принятия решения о проведении выставки совместно с оргкомитетом и НТЦ организует серию публикаций о выставке в средствах массовой информации

- разрабатывает и издает рекламные выставочные буклеты, листовки и плакаты, организует их рассылку и расклейку

- разрабатывает и руководит изготовлением средств наружной рекламы выставки

- в период проведения выставки организует передачи по внутри-выставочной радиосети, обеспечивает освещение хода выставки в средствах массовой информации

- по отдельным заявкам фирм-экспонентов проводит на выставке рекламные мероприятия, рассылает рекламные материалы фирм потенциальным заказчикам и посредникам.

Функции пресс-пентра выставки:

- подготовка и проведение пресс-конференции по случаю открытия выставки

- проведение аккредитации корреспондентов и приглашение их на пресс-конференции

- подготовка пресс-релизов и других информационных материалов для журналистов

- оказание помощи аккредитованным на выставке журналистам в сборе материалов, организации проведения репортажей и интервью с участниками выставки

- оказание помощи иностранным участникам выставки в проведении пресс-конференций по случаю дней страны на выставке и др.

Процесс участия фирмы в работе выставки можно условно подразделить на следующие основные этапы:

1) Принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке.