Планирование выставки

Самым рациональным является составление (на планируемый период) проекта участия в выставках, который строится на основе планов оргкомитетов.

В проекте определите: перечень выставляемой продукции и ориентировочную выставочную площадь. После получения информационного письма от оргкомитета с расценками за аренду выставочной площади, услуги и оборудование, Вам или вашему отделу рекламы можно будет сразу прорабатывать все организационные вопросы проведения выставки (площадь экспозиции, арендуемое оборудование и т.д.).

Ваш выставочный стенд - это лицо фирмы, поэтому отнеситесь как можно внима-тельнее к нему.Часто встречаются руководители, которые очень требовательно относят-ся к рекламным объявлениям в газетах и журналах, не жалея сил, корректирующих их по несколько раз и совершенно бесстрастно относятся к тому, как выглядит их выставочная экспозиция.

Для Ваших потенциальных покупателей или партнеров чтение газет с рекламой - занятие каждодневное, а посещение выставки и Вашего стенда - может стать событием. Так сделайте это событие запоминающимся, приложите к этому смекалку, опыт и интеллект.

Еше один аспект: если Вы с уважением относитесь к деньгам, то помните, что выставка - это деньги, вложенные Вами в данное мероприятие, а также деньги, которые к Вам могут вернуться в результате работы это выставки.

Планирование выставки можно разделить на три этапа:

1) Планирование подготовки выставки.

Оно включает в себя:

- составление перечня выставляемой продукции;

- составление плана выставочного стенда;

- заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги;

- изготовление рекламных материалов: информационных листов, плакатов, букле-тов, проспектов;

- подготовка информационных материалов: технических описаний, прайс-листов, папок;

- подготовка персонала;

- составление сметы затрат.

2) Планирование проведения выставки включает в себя:

- составление расписания работы персонала;

- инструктаж персонала;

- закрепление экспонатов за сотрудниками;

- завоз и вывоз оборудования;

- подготовка к проведению переговоров и заключению договоров;

- организация учета посетителей, интересующихся вашей продукцией.

3) Планирование работы после окончания выставки включает:

- регистрацию посетителей, интересующихся Вашей продукцией в результате посещения выставки;

- подведение итогов выставки (затрат, дохода);

- разбор допущенных ошибок при планировании выставки стенда, анализ ориги-нальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм).

Перечень продукции, которую Вы собираетесь представить на выставке, должен соответствовать тематике выставки, но у референтов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности Вашей фирмы.

Составив перечень продукции, Вы легко можете составить перечень необходимых для их рекламы материалов. Хорошо если на каждый вид выставляемой продукции у Вас разработан информационный лист. В некоторых случаях для технически сложной продукции целесообразно иметь даже два листа. Один с общим описанием назначения и функции, другой, рассчитанный на специалистов в данной области, интересующихся данной продукцией с подробными техническими характеристиками.