Тема 2.1. Информационные технологии слияния электронной документации и автоматизация обработки электронной документации

Процесс автоматического создания таких документов называется слиянием документов.

Информационная технология слияния основного документа, содержащего постоянную информацию, и источника - базы данных переменной информации, удобна при подготовке к печати или рассылке с помощью электронной почты или факса массива однотипных документов.

Слиянию подлежат:

· основной документ (бланк, форма, письмо, инструкция), в текст которого включены особые поля подстановки или слияния;

· источник данных, т.е. файл, содержащий персонифицированную для каждого клиента информацию. Источником может быть база данных (список) реляционного типа под управлением различных программных средств.

Слияние документов выполняется с помощью команды Слияние меню СЕРВИС.

Процесс слияние выполняется в три этапа:

1) Подготовка основного документа.

Основной документ может быть подготовлен как:

· стандартный бланк для печати;

· наклейка (этикетки определенного формата для печати на принтере);

· конверт заданного размера и расположения реквизитов адресов отправителя и получателя;

· каталог для печати на одном листе множества строк источника.

Основной документ для слияния может быть создан в новом окне или использовать уже существующий документ Word.

После выполнения команды Слияние на экране появляется одноименное диалоговое окно.

Рис. 1 Диалоговое окно команды Слияние меню Сервис.

Это же окно можно вывести на экран, выполнив команду Создать меню ФАЙЛ и на вкладке Письма и факсы выбрать Мастер писем. В появившемся окне выбрать Письма для слияния. При выборе последнего появится окно Слияние.

В окне Слияние следует нажать кнопку Создать и по раскрывшемуся меню выбрать тип основного документа. Теперь может быть создан основной документ, но без полей слияния, которые станут доступными после создания источника данных

2) Подготовка источника данных.

Источник данных содержит значения полей слияния для основного документа. Наиболее часто используются уже готовые источники - табличные документы Word, электронные таблицы Excel, базы данных Access и др. Можно оперативно создавать новые источники в виде текстового документа Word табличной структуры или с помощью запроса на языке Microsoft Query.

После нажатия кнопки Получить данные из раскрывшегося меню следует выбрать источник данных. При этом указывается:

· Создать источник данных - если для слияния будет подготовлен новый источник данных;

· Открыть источник данных - если будет использоваться уже существующий источник данных.

Новый источник данных создается только в формате текстового документа Word.

Если в качестве источника данных используется существующий файл, указывается имя файла, формат данных, способ преобразования файла.

Если при подготовке слияния первый этап был пропущен, здесь можно нажать кнопку Правка, перейти к основному документу слияния и осуществить размещение в нем как постоянной информации, так и полей слияния. При выполнении команды выводится панель инструментов Слияние. С помощью кнопок этой панели можно корректировать основной документ и источник данных, а также управлять процессом слияния.

3) Объединение.

Для выполнения объединения основного документа с источником данных следует нажать кнопку Объединить на панели инструментов Слияние. Для контроля процесса слияния следует нажать кнопку Поиск ошибок и указать способ проверки:

· создать только отчет об ошибках;

· создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения;

· создать составной документ и отчет об ошибках.

Результата слияния - вид основного документа: печатный документ или файл, сообщение для электронной почты, факс выбирается в окне Слияние из списка в окне Назначение.

Если вывод составных документов осуществляется по электронной почте или через факс, выполняется дополнительная настройка. Отправка документа слияния может осуществляться как в виде отдельного документа Word, вложенного в сообщение электронной почты, так и в виде текстового почтового сообщения.

Для создания составного документа можно использовать все записи или подмножество записей источника в заданном диапазоне номеров. Можно выполнить отбор записей источника по условиям - кнопка Отбор записей вызывает окно задания условий. Отдельные условия могут быть связаны между собой логическими операторами и/или.

Для упорядочения выводимых составных документов на вкладке Сортировка записей указываются поля и направление сортировки - по возрастанию/убыванию значений указанных полей.

Основный документ, подготовленный для слияния, допускает и обратное преобразование - в обычный документ Word. Для этого в диалоговом окне Слияние следует выбрать Основной документ и в раскрывшемся списке выбрать Преобразовать в обычный документ.