Метод анализа документов

1. Сущность метода анализа документов

2. Традиционный анализ документов

3. Формализованный анализ документов

4. Классификация документов

5. Достоинства и недостатки метода анализа документов

1. Метод анализа документов — метод сбора данных в ходе прове­дения исследований систем управления, основанный на приме­нении информации, зафиксированной в письменной или печатной форме, на магнитной пленке, в электронном виде, в иконо­графической форме и др.

Документ — зафиксированная на материальном носителе ин­формация с определенными реквизитами.

Использование данного метода дает исследователю возмож­ность определить структуру и элементы изучаемой системы управления, взаимосвязи, существующие между этими элемен­там, изучить законы функционирования данной системы, при­обрести сведения, необходимые для изменения изучаемой сис­темы, и т. д. Метод анализа документов бывает двух видов:

• традиционный;

• формализованный.

2. Традиционный анализ документов состоит из исследования со­держания документов:

• его авторов;

• целей создания;

• форм и видов;

• надежности документов;

• достоверности используемой информации.

Данный метод используется при анализе:

• функциональных обязанностей в сочетании с анализом прика­зов о поощрении;

• справок по результатам проверки деятельности подразделений;

• писем, жалоб, приходящих в аппарат управления.

3. Формализованный анализ документов (контент - анализ) — ме­тод сбора данных при помощи количественного описания имею­щейся информации в документах. Анализу подвергаются различ­ные источники информации:

• официальные документы организации (устав, указы, прика­зы и др.);

• логотипы;

• эмблемы;

• этикетки;

• видеозаписи;

• газетные и журнальные статьи;

• фотографии и др.

Основу данного метода составляет процесс кодирования ин­формации с целью получения количественной информации о содержимом документа.

Контент - анализ разделен на следующие стадии:

• определение системы категорий анализа, т. е. смысловых еди­ниц, которые находятся в тексте. При этом необходимо опреде­лить систему смысловых единиц таким образом, чтобы она:

• соответствовала решению исследовательских задач;

• отражала смысл основных понятий исследования;

• была надежной, ее составляющие были взаимоисключаю­щими;

• выбор единицы анализа текста, в качестве которой могут вы­ступать:

• слово;

• предложение;

. тема;

• идея;

• автор;

• персонажи;

• социальная ситуация;

• часть текста;

• установление единицы отсчета — количественный критерий единицы анализа, которая позволяет зафиксировать частоту появления единиц анализа в исследуемом документе. В каче­стве единиц отсчета могут выступать:

• количество определенных слов;

• число красных строк;

• общее число строк;

. количество строк;

. число букв в абзаце и т. д.

Результаты проведенного контент - анализа могут быть обработаны разными методами: методами статистической группировки, методами ранжирования. При помощи формулы А.Н. Алексеева можно получить уровень интенсивности представления в тексте определенной темы:

где:

• Y — удельный вес данной смысловой единицы;

• Кгл- число случаев, когда смысловая единица оказалась главной;

• Квт - число случаев, когда та же единица оказывается второстепенной; сумма анализируемых текстов (документов).

4. Документы различаются по следующим классификационным приз­накам:

• способу изготовления:

• письменные — к которым относятся печатные и рукописные документы;

. видео-, кино-, фотодокументы, картины и т. д.;

. звуковые — радиозаписи, магнитофонные записи, компакт-диски;

.машинные — которые обрабатывают данные средствами вы­числительной техники;

• характеру генезиса:

• официальные - которые создаются юридическими и должно­стными лицами. Например, общеадминистративные доку­менты (принимаются и оформляются руководством пред­приятия, касаются общих вопросов функционирования ор­ганизации и ее производственной деятельности), служебные документы (отражают сведения об имевшим место факте в организации);

. неофициальные - которые создаются неофициальными ли­цами, например, неформальным лидером;

• характеру аудитории:

. внешние - создаются для предоставления их другим ор­ганизациям или полученные от других предприятий;

. внутренние - создаются для использования внутри органи­зации;

• характеру используемой информации:

• первичные документы, которые составляются на основе не­посредственных результатов исследования конкретных ситу­аций, деятельности отдельных лиц;

. вторичные документы составляются на основе первичных документов и имеют более обобщенный характер;

• тематике содержания:

• исторические;

. экономические;

. правовые;

. статистические и др.;

• сроку хранения:

• временного хранения;

. постоянного хранения;

• этапу формирования:

• оригинал;

• копия.

5. Данный метод имеет следующие достоинства:

• нет необходимости добывать информацию, так как данный метод использует уже имеющуюся информацию;

• высокая степень надежности получаемых данных, так как до­кументы наиболее удобны для проверки;

• возможность исследования системы управления в историчес­ком плане посредством анализа документов прошлого.

Недостатком данного метода анализа документов является то, что есть вероятность столкнуться с фальшивыми документами.

Процесс принятия управленческого решения и управления организацией

1. Понятие управленческого решения

2. Классификация управленческих решений

3. Понятия, используемые в процессе управления

4. Уровни разработки управленческих решений

1. Управленческое решение — это результат осуществления ка­ких-либо действий в отношении проблемы. Так как управленческое решения — это определенный результат, то любая управленче­ская деятельность основывается на нахождении таких методов, средств и инструментов, которые бы способствовали достиже­нию наилучшего результата в конкретных ситуациях.

2. Управленческие решения различаются по следующим классифи­кационным признакам:

• характеру воздействия на объект управления:

• на политические;

• экономические;

• технические;

• количеству участников, принимающих решение:

• определяющие — решения, принимаемые одним участником;

• конкурентные — решения принимаются двумя и более уча­стниками;

• адаптирующие — решения, которые принимает один или не­сколько участников с учетом факторов внешней среды;

• с точки зрения неопределенности:

• стандартные — решения, для принятия которых имеется за­крепленный набор альтернатив;

• бинарные — решения, ответами которых являются стандарт­ные "да" или "нет";

• альтернативные — решения, которые принимаются на осно­ве имеющегося большого выбора альтернатив;

• инновационные — решения, для принятия которых нет при­емлемых альтернатив;

• технологии разработки решений:

• организационные — решения, касающиеся руководителей в соответствии с их должностными инструкциями, которые им необходимо принять;

• запрограммированные — решения, которые однозначно пре­допределены ситуацией и которые уже имеют алгоритм ре­шения;

• незапрограммированные — решения, которые принимаются в новых неопределенных ситуациях, алгоритм которых неиз­вестен;

• характеру целей и длительности действий:

• стратегические — решения, касающиеся главной цели и способов ее достижения. Из этого следует, что они рассчи­таны на длительный отрезок времени и, как правило, связа­ны со значительными преобразованиями организации (об­новление технологий, пересмотр главных целей и т. д.);

. тактические — решения, которые разрабатываются для реа­лизации стратегических решений и представляют собой конкретные способы их достижения, процесс реализации не превышает одного года;

• оперативные — разрабатываются для реализации тактиче­ских решений, процесс реализации которых не превышает месяца;

• основаниям:

• интуитивные — решения, которые принимаются менедже­рами на основе их интуиции ("шестое чувство") — бессозна­тельного предположения о том, что данный выбор является правильным. Такие решения принимаются в крайних случа­ях, когда нет ни времени, ни информации для их принятия;

• основанные на суждениях — решения, которые принимаются на основе имеющихся знаний и накопленного опыта. Вы­бор вариантов альтернативных вариантов решения по про­блеме осуществляется на основе сходных ситуаций, которые ранее имели место;

. рациональные — обосновываются научным анализом иссле­дуемой проблемы и альтернативных вариантов рещения;

• степени охвата системы управления:

• общие — касаются системы управления в целом и принима­ются в отношении ее жизненно важных сторон деятельности;

. частные — затрагивают некоторые стороны деятельности системы управления;

• локальные — принимаются в отношении отдельного элемен­та системы управления.

3. Проблема — вопрос, который необходимо решить лицу, прини­мающему решение (ЛПР), который возникает вследствие не­удовлетворенности чем-либо. Состояние неудовлетворенности может возникнуть как во внешнем окружении, так и во внут­ренней структуре.

Цель - это желаемый результат, к которому ЛПР хочет прий­ти. Достижение цели приведет к разрешению проблемы. Для быстрого и эффективного достижения цели она разбивается на подцели, которые, в свою очередь, членятся на задачи для каждого подразделения. Для решения задач, назначенных для подразделений, разрабатывается операция — совокупность методов, приемов, необходимых для достижения поставлен­ной цели.

Решение— план устранения проблемы.

Управленческое решение представляет собой процесс, включаю­щий стадии: